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[網界]CIO談OA辦公系統選型(四):緊盯工作流

      OA辦公系統在助力企業(yè)快速成長方面的神奇力量,已經被企業(yè)所廣泛認可,引進OA辦公系統已經成為企業(yè)信息化建設的重要組成部分。但當前OA辦公系統市場魚龍混雜,推出的OA辦公系統產品層出不窮。企業(yè)CIO想要從中選擇一款給力的OA辦公系統,頗費腦筋。

      為此,國內知名的OA辦公系統商華天動力給國內的CIO們提供了一個建議,那就是:考核一個OA辦公系統是否給力,流程管理能力是最重要的因素。事實上,越來越多的CIO們也都意識到這一點,將OA辦公系統是否具備完善的工作流管理功能作為選型的關鍵。

      甚至有CIO做過這樣的比喻,工作流就像縱橫交錯的管道,構成一張嚴密的辦公網絡,連接起企業(yè)內每個人、崗位、部門、事務,這張網絡的順暢與否,決定了企業(yè)辦公效率和執(zhí)行力的高低。既然工作流如此重要,那么它是不是就會很繁瑣呢?用戶無法很好的了解它的精髓以及駕馭它呢?

      答案是否定的,對于好的OA廠商來講,它們可以提供圖形化流程設計,企業(yè)可以自己修改和設計流程。以華天動力OA為例,它們把復雜留給了自己,簡單留給了客戶。華天動力OA的工作流可以動態(tài)的適應企業(yè)組織架構的變化,在大部分情況下企業(yè)是無需修改流程的,使用起來非常簡單方便。

      如果流程中的審批人經常變動,而崗位不變,那么可以使用基于崗位的華天動力OA流程設置方式,包括絕對崗位和相對崗位,這樣不管在該崗位上的人員是誰,流程都會自動通過該崗位對應的審批人進行審批。如果流程中的崗位經常變動,而審批人不變,那么可以使用華天動力OA基于人的流程設置方式,這樣不管該審批人處于什么崗位,流程也都會準確的找到他進行審批。

      為了實現企業(yè)更好的流程管理,華天動力設計了七大流程管理類型,包括:自由流程、自由順序流程、固定流程、分支流程、并發(fā)流程、半自由流程、無流程。除了“無流程”是一種比較特殊的流程外,其他幾種流程都是非常常用的。華天動力專家表示,這七大流程既可以獨立使用,也可以組合使用,既有規(guī)范性,又有靈活性,可以完全滿足企業(yè)各種復雜的流程管理需求。

      為了進一步發(fā)揮OA辦公系統的價值,華天動力OA還推出了工作流2.0,實現OA辦公系統內外部數據整合。事實上,華天動力OA工作流的最大優(yōu)勢在于可以便捷的實現與OA辦公系統內部數據,以及OA辦公系統外部數據的關聯和整合,以華天動力的用戶——大連飛創(chuàng)信息技術有限公司為例:

      大連飛創(chuàng)信息技術有限公司是大連商品交易所(簡稱大商所)的全資子公司,對協同OA辦公系統最核心的需求就是流程管理,希望能借助系統徹底解決內部審核的過程管理和報表統計問題。引進華天動力OA后,飛創(chuàng)公司可以將與自身業(yè)務關系緊密的表單做成標準化的模版,并設定標準化的流程,可以便捷地進行數據整合,大大提升工作效率和質量,以公司“報銷單”的設計為例:



 
    這個“報銷單”內涉及到兩處數據的關聯,一是可以和“預算表”關聯預算額度,二是可以和“借款單”關聯預借金額。這樣的流程設計充分利用了華天動力OA辦公系統的優(yōu)勢,那就是能在人事、財務等不同的表單間都可以實現數據交換和共享,消除信息孤島,帶來更高的工作效率。該“報銷單”的審批流程為如下圖示:


 
      在這個流程圖里面涉及多處條件跳轉,系統會根據申請人崗位和報銷金額的不同自動判斷下一步流轉步驟。比如步驟2“財務審核”后可能會流轉到步驟3、步驟4、步驟5或步驟6,流程跳轉的條件由管理員進行設置和維護。這樣智能化的設計也讓相關人員使用起來非常便捷。

      目前,號稱“工作流管理專家”的華天動力OA辦公系統發(fā)展十分迅速,這也跟CIO們越來越重視工作流應用有關。作為OA辦公系統應用最重要的核心,工作流管理也成了CIO們的必修功課,他們認識到:只有做好工作流管理,企業(yè)才能將OA辦公系統的價值最大限度的發(fā)揮出來。

關鍵詞: 工作流 辦公系統
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