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會(huì)議管理
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OA辦公系統(tǒng)_OA系統(tǒng)_會(huì)議管理_華天動(dòng)力專注OA20年
當(dāng)今社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈,企事業(yè)單位的內(nèi)外部會(huì)議也不斷增多,會(huì)議信息量也逐漸增大。為了有效的管理企業(yè)繁雜的會(huì)議以及落實(shí)會(huì)議內(nèi)容,合理的安排會(huì)議室并查看與會(huì)人員回執(zhí)等工作,華天OA研發(fā)了會(huì)議管理模塊,為企業(yè)能順利開展會(huì)議,并在開會(huì)后做好會(huì)議決議的執(zhí)行工作,為企業(yè)決策提供保障。

常見問題

在過去的會(huì)議管理中主要存在的現(xiàn)象和問題是:
1、 會(huì)議的基本設(shè)置不全面,比如無法針對(duì)會(huì)議進(jìn)行分類,無法添加與會(huì)資源,會(huì)議室使用和管理不明確等。
2、會(huì)議只能發(fā)起普通的會(huì)議申請(qǐng),對(duì)于周期性的會(huì)議只能每次開會(huì)前發(fā)起,無法直接按照一定的規(guī)則自動(dòng)生成周期會(huì)議。
3、沒有會(huì)議日歷的展現(xiàn),無法一目了然的知曉自己有哪些會(huì)議需要參加,無法按照月、周、列表的多種視圖進(jìn)行查看。
4、對(duì)于已經(jīng)被占用的會(huì)議室,無法提前預(yù)定會(huì)議,給會(huì)議發(fā)起人帶來不便。
5、發(fā)起會(huì)議通知后會(huì)議的與會(huì)人員無法回復(fù)是否參加會(huì)議,會(huì)議發(fā)起人也無法知曉哪些人員參與會(huì)議,無法提前為會(huì)議做準(zhǔn)備。
6、會(huì)議結(jié)束后沒有形成會(huì)議紀(jì)要的建立和反饋,對(duì)于會(huì)議上安排的工作無法直接轉(zhuǎn)成任務(wù)下達(dá)。
¤ 如遇突發(fā)情況,無法對(duì)現(xiàn)有會(huì)議進(jìn)行更改、結(jié)束或取消,導(dǎo)致會(huì)議的管理死板,不靈活。
 

使用場(chǎng)景

會(huì)議的基本維護(hù)
企業(yè)在正式使用會(huì)議管理之前需要先明確會(huì)議的相關(guān)信息,如需要有哪些類型的會(huì)議;需要用到哪些與會(huì)資源;企業(yè)有哪些會(huì)議室可供開會(huì);如周期性會(huì)議需提前幾天發(fā)布會(huì)議并以何種方式通知給與會(huì)人員知曉;會(huì)議申請(qǐng)是否要設(shè)定流程,如何設(shè)置流程等等問題。會(huì)議管理員將以上的問題明確后方可在會(huì)議設(shè)置中對(duì)會(huì)議的基本信息進(jìn)行維護(hù),此處是使用會(huì)議管理的基礎(chǔ)。

會(huì)議的發(fā)起
一般情況下,企業(yè)會(huì)議分普通會(huì)議和周期性會(huì)議兩種,華天的會(huì)議管理模塊分別為這兩種會(huì)議提供了解決方案。用戶需要發(fā)起普通會(huì)議時(shí),則可通過會(huì)議發(fā)起功能填寫會(huì)議的主題、內(nèi)容、類型、主持人、主辦部門、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、開始時(shí)間與結(jié)束時(shí)間,選擇會(huì)議室、與會(huì)人員、會(huì)議紀(jì)要員、與會(huì)資源等內(nèi)容,完成會(huì)議的發(fā)送;如需要發(fā)起周期性會(huì)議時(shí),除上述的基本信息需要填寫以外,還需要明確周期性會(huì)議的重復(fù)模式、重復(fù)間隔、重復(fù)策略、重復(fù)日期、會(huì)議時(shí)間等內(nèi)容。

會(huì)議日歷的查看
為了能讓每位用戶清楚了解自己有哪些會(huì)議需要參加,華天OA的會(huì)議管理模塊中為用戶提供了會(huì)議日歷查看的功能。此日歷可以按照日、周、列表的形式為用戶展現(xiàn)會(huì)議的安排,同時(shí)也能從此日歷中查看某時(shí)間段內(nèi)會(huì)議室的占用情況。

會(huì)議的預(yù)定
員工在發(fā)起會(huì)議時(shí)經(jīng)常會(huì)遇到會(huì)議室被占用的情況,如必須使用此會(huì)議室,可以提前預(yù)定會(huì)議,將會(huì)議室預(yù)定,待會(huì)議室空出之后,則可從預(yù)定中選擇來發(fā)起會(huì)議。

會(huì)議的回執(zhí)與查看
會(huì)議發(fā)起人發(fā)起會(huì)議通知給各與會(huì)人員,與會(huì)人員可以對(duì)此會(huì)議進(jìn)行回執(zhí)操作,可說明自己是否要參與會(huì)議,并寫明原因;會(huì)議發(fā)起人可以通過查看回執(zhí)功能看到每位與會(huì)人員是否參會(huì)的回執(zhí)情況,并能清楚知曉其回執(zhí)的時(shí)間和原因。

會(huì)議紀(jì)要的建立
會(huì)議結(jié)束后可由會(huì)議紀(jì)要員建立會(huì)議紀(jì)要并將紀(jì)要內(nèi)容發(fā)送給與會(huì)人員知曉,對(duì)于需要落實(shí)工作的會(huì)議內(nèi)容,在創(chuàng)建會(huì)議紀(jì)要發(fā)送的同時(shí)還可轉(zhuǎn)成任務(wù)給相關(guān)人員辦理。

會(huì)議的管理
用戶在實(shí)際使用中可能遇到會(huì)議需要變更與會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間,會(huì)議提前結(jié)束或是取消等情況,都可以由會(huì)議管理員在會(huì)議管理中進(jìn)行修改和維護(hù)。
 
 
 

功能描述
會(huì)議管理即對(duì)企業(yè)的會(huì)議進(jìn)行管理,讓會(huì)議可以順利召開、會(huì)議內(nèi)容得以保存,會(huì)議工作得以落實(shí)。華天OA的會(huì)議管理系統(tǒng)主要包括會(huì)議日歷、會(huì)議發(fā)起、會(huì)議室占用、會(huì)議管理、周期會(huì)議、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議設(shè)置等功能,可使會(huì)議管理更加有序、有效。

功能組件概覽

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常用功能介紹

會(huì)議日歷

會(huì)議日歷可為用戶提供日、周、列表三種形式的查看視圖,讓會(huì)議展現(xiàn)清晰,需要參加的會(huì)議一目了然。
 
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會(huì)議發(fā)起

普通用戶可以在個(gè)人辦公—我的行政—會(huì)議發(fā)起菜單中發(fā)起普通會(huì)議或周期會(huì)議,通過線上會(huì)議發(fā)起,可快速下發(fā)會(huì)議通知,在會(huì)議發(fā)起時(shí),快捷選擇本單位會(huì)議室,可查看會(huì)議室占用情況,防止會(huì)議沖突,選擇人員時(shí)不僅可從系統(tǒng)中選擇本單位內(nèi)部人員,如有外部參會(huì)人員,可導(dǎo)入外部人員,或從通訊錄中選擇需要參會(huì)的外部人員。
 
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會(huì)議預(yù)定

如所需會(huì)議室已被占用,可以提前將此會(huì)議室預(yù)定,待會(huì)議室空出后,方可召開會(huì)議。
 
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會(huì)議回執(zhí)

會(huì)議的與會(huì)人員對(duì)需要參加的會(huì)議可以進(jìn)行回執(zhí)操作,回執(zhí)后會(huì)議的發(fā)起人可以在查看回執(zhí)中查看回執(zhí)的信息,方便了解與會(huì)人員是否參會(huì),及時(shí)做出調(diào)整。
 
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會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議結(jié)束后需要由會(huì)議紀(jì)要員對(duì)會(huì)議內(nèi)容做出記錄,同時(shí)將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給指定的人員知曉。如果會(huì)議中有工作需要落實(shí)的,則可以直接點(diǎn)擊“發(fā)送會(huì)議紀(jì)要并轉(zhuǎn)任務(wù)”按鈕,將會(huì)議工作進(jìn)行分配,任務(wù)相關(guān)人員可在自己的工作任務(wù)模塊接收任務(wù),并進(jìn)行定期任務(wù)反饋。
 
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會(huì)議室報(bào)表

會(huì)議室報(bào)表可以統(tǒng)計(jì)單位會(huì)議室使用次數(shù)占比情況,通過圖形分析各個(gè)會(huì)議室的使用情況。
 
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特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)

1. 全面的會(huì)議維護(hù)
華天OA的會(huì)議設(shè)置功能為用戶提供了會(huì)議類型、資源、會(huì)議室、周期會(huì)議設(shè)置、會(huì)議申請(qǐng)方式、會(huì)議申請(qǐng)流程等全面的會(huì)議維護(hù),為會(huì)議模塊的順利使用提供了保障與支持。

2. 多種的會(huì)議發(fā)起
華天OA 的會(huì)議功能不僅支持普通會(huì)議的發(fā)起,還支持周期性會(huì)議的創(chuàng)建,讓系統(tǒng)根據(jù)周期規(guī)則的設(shè)置自動(dòng)發(fā)起周期性會(huì)議,不必人工重復(fù)發(fā)起,省時(shí)省力、提高效率。

3. 清晰的會(huì)議日歷
用戶通過對(duì)會(huì)議日歷的查看,可以一目了然的知曉在哪個(gè)時(shí)間段、哪個(gè)會(huì)議室有什么會(huì)議,并且提供了日、周、列表的查看方式,使查看畫面更友好,更直觀,更清晰。

4. 提前的會(huì)議預(yù)定
華天OA的會(huì)議管理提供會(huì)議預(yù)定的功能,用戶可以提前將被占用的會(huì)議室預(yù)定出來,待會(huì)議室空出后方可直接用此會(huì)議室發(fā)布會(huì)議,可實(shí)現(xiàn)有效的、合理的分配會(huì)議室資源。

5. 實(shí)時(shí)的回執(zhí)查看
每項(xiàng)會(huì)議的發(fā)布都可由與會(huì)人員做出是否參會(huì)的回執(zhí),會(huì)議發(fā)起人可以根據(jù)回執(zhí)情況做出相應(yīng)的會(huì)議準(zhǔn)備和調(diào)整,會(huì)議的回執(zhí)信息實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確,為會(huì)議管理者提供了便利。

6. 落實(shí)的紀(jì)要任務(wù)
會(huì)議結(jié)束后需要由會(huì)議的紀(jì)要員填寫會(huì)議紀(jì)要并發(fā)布給相應(yīng)人員傳閱學(xué)習(xí),對(duì)于需要辦理的工作內(nèi)容,可以直接轉(zhuǎn)為任務(wù),分配人員和工作內(nèi)容,讓會(huì)議要求和精神能有效執(zhí)行,工作落實(shí)。

7. 靈活的會(huì)議管理
會(huì)議管理中不僅提供了正常會(huì)議工作流程的管理,而且還提供了針對(duì)各種臨時(shí)變化的應(yīng)對(duì)策略,如會(huì)議的變更、結(jié)束、取消、刪除功能,讓會(huì)議管理模塊更加具體、規(guī)范、靈活、實(shí)用。

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