辦公用品模塊是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的重要組成部分，它不僅實(shí)現(xiàn)了對(duì)辦公用品的出入庫(kù)和庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)進(jìn)行規(guī)范化管理，還進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了對(duì)辦公用品的采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用、分配等細(xì)節(jié)進(jìn)行流程化管理。為了更貼合實(shí)際使用，在應(yīng)用上進(jìn)行了人性化的設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)用人無(wú)需查詢庫(kù)存直接描述需求的模糊領(lǐng)用方式。對(duì)于同一企業(yè)在不同省市有多處辦公場(chǎng)所也做了處理，既能支持統(tǒng)一采購(gòu)統(tǒng)一發(fā)放，又能支持劃區(qū)采購(gòu)自行管理的不同管理模式。抓好辦公用品管理，可以進(jìn)一步助力現(xiàn)代組織實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。
企業(yè)辦公用品管理主要存在的現(xiàn)象和問(wèn)題是：
采購(gòu)無(wú)法管控
用品管理員提出的采購(gòu)清單不清楚，采購(gòu)人員隨意采購(gòu)，價(jià)格、質(zhì)量無(wú)法管控。
領(lǐng)用時(shí)方才發(fā)現(xiàn)庫(kù)存不足
對(duì)庫(kù)存的盤(pán)點(diǎn)只是為了盤(pán)點(diǎn)而盤(pán)點(diǎn)，對(duì)于每種物品的實(shí)際使用數(shù)量只憑經(jīng)驗(yàn)提出采購(gòu)。直接導(dǎo)致的后果是，要么大量剩余無(wú)用物品，堆積在倉(cāng)庫(kù)中占用倉(cāng)儲(chǔ)面積并過(guò)度花費(fèi)；要么當(dāng)出現(xiàn)大批領(lǐng)用時(shí)無(wú)物可領(lǐng)，對(duì)工作產(chǎn)生極不好的影響。
過(guò)度領(lǐng)用
用品的領(lǐng)用靠與用品管理員或領(lǐng)導(dǎo)“關(guān)系好”，自行到倉(cāng)庫(kù)中“挑選”好東西，對(duì)日常能夠用到的物品多領(lǐng)多用，導(dǎo)致企業(yè)大量不必要的開(kāi)支。
華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)辦公用品管理有如下優(yōu)勢(shì)：
1. 與線下管理的一致性
辦公用品管理包括物品采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用、分配使用人、盤(pán)點(diǎn)等使用功能。對(duì)每一件辦公用品都可以記錄其購(gòu)入、入賬、領(lǐng)用、分配的詳細(xì)信息。與線下管理流程一致，不會(huì)因?yàn)橄到y(tǒng)的上線而出現(xiàn)管理的分歧。
2. 庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)
管理員能夠進(jìn)行庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，當(dāng)庫(kù)存數(shù)量與實(shí)際庫(kù)存不符時(shí)，可以手工修改庫(kù)存，保存后會(huì)生成盤(pán)點(diǎn)日志。
3. 領(lǐng)用便捷
普通用戶不需要查看庫(kù)存，只要描述出需要的物品即可。
4. 分類管理
可以對(duì)用品進(jìn)行分類管理，將辦公用品、勞保用品、一次性用品、招待品等分類管理。
5. 分區(qū)管理
辦公用品可以按區(qū)域進(jìn)行管理，辦公用品根據(jù)區(qū)域的劃分，各區(qū)域人員只可領(lǐng)取自己區(qū)域的辦公用品，滿足了異地辦公的管理需求。
華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)辦公用品管理不僅有如上功能，還可與其他模塊很好的聯(lián)動(dòng)起來(lái)，為協(xié)同辦公起到事半功倍的效果。
1. 與審批功能聯(lián)動(dòng)
辦公用品的采購(gòu)、領(lǐng)用都可以啟用審批流程實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)。若需要審批流程，可根據(jù)實(shí)際需求創(chuàng)建審批流程并分配對(duì)應(yīng)權(quán)限。在審批流程中能夠直接增加用品管理員的操作，在經(jīng)過(guò)該節(jié)點(diǎn)時(shí)，用品管理員能夠進(jìn)行實(shí)際物品分配，審批通過(guò)后被分配的物品庫(kù)存會(huì)直接減少。
擴(kuò)展功能：能夠根據(jù)客戶的要求做相關(guān)單據(jù)的定制，確保與客戶的實(shí)際業(yè)務(wù)需求相符。
2. 與人力資源模塊聯(lián)動(dòng)
員工填寫(xiě)離職申請(qǐng)單或者人力資源對(duì)員工進(jìn)行離職操作時(shí)，系統(tǒng)會(huì)檢查該員工未處理事項(xiàng)，其中包括該員工已經(jīng)領(lǐng)用的辦公用品。相關(guān)負(fù)責(zé)人能夠檢查并收回重要物品后該員工才能夠正常離職。
華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)辦公用品管理對(duì)企事業(yè)單位有非常多的好處。第一、能幫助企事業(yè)單位建章立制，明確職責(zé)，企事業(yè)單位通過(guò)建章立制來(lái)規(guī)范辦公用品的管理，明確財(cái)務(wù)、采購(gòu)和具體使用者在辦公用品領(lǐng)用過(guò)程中各自的職責(zé)，把責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。實(shí)現(xiàn)“以制度管事”、“有章可循”。第二、節(jié)約成本，采之能用，辦公用品的采購(gòu)繁瑣、項(xiàng)目多，零散的辦公用品采購(gòu)頻率高，有一個(gè)規(guī)范的管理系統(tǒng)，可達(dá)到精確管理的效果。以庫(kù)存管理為例，在采購(gòu)、領(lǐng)用、發(fā)放等流程中，都能夠?qū)嵤┯行Ч芾?，?jié)約成本。
OA系統(tǒng)：
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