檔案是一種比較重要的信息資源，檔案管理也是一項(xiàng)作業(yè)量大、復(fù)雜繁瑣的工作，多數(shù)企事業(yè)單位均會(huì)有獨(dú)立的檔案室及工作人員進(jìn)行檔案的管理工作。
因傳統(tǒng)的檔案管理無論是在檔案查找借閱還是建檔銷毀上，都需要耗費(fèi)大量的人力和物力資源?；谶@一現(xiàn)狀，華天
OA系統(tǒng)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)研發(fā)出了檔案中心模塊，為企業(yè)的檔案管理提供建檔、維護(hù)、借閱、收回、銷毀、查詢等功能，為企業(yè)快速、方便、有序的管理檔案提供有力的保障。
在過去的檔案管理中主要存在的現(xiàn)象和問題是：
檔案的基礎(chǔ)信息設(shè)置不全面，無法對(duì)檔案密級(jí)、保存期限靈活設(shè)置；無法設(shè)置檔案總管理員，管理檔案中的各項(xiàng)事宜；無法沿用傳統(tǒng)檔案管理術(shù)語，建立類目、案卷、檔案三個(gè)級(jí)別，使檔案整理不易上手。
原有的檔案建立只能是紙質(zhì)檔案，無法管理電子版檔案，管理模式陳舊。
現(xiàn)有檔案無法生成查看目錄，也無法快速查找所需檔案，使檔案查找速度慢，效率低。
原有檔案借閱是由員工自己瀏覽檔案目錄進(jìn)行借閱申請(qǐng)，無法由檔案管理員統(tǒng)一分配所需檔案，缺乏檔案管理保密性意識(shí)。
檔案無法針對(duì)借出情況記錄歸還信息，無法形成借出、歸還的閉環(huán)模式，導(dǎo)致檔案借出后丟失，給企業(yè)帶來損失。
對(duì)于已經(jīng)失效的檔案無法進(jìn)行銷毀，或已經(jīng)銷毀的檔案沒有形成銷毀記錄，記錄銷毀人和銷毀日期，導(dǎo)致無法追蹤查找當(dāng)時(shí)的信息。
對(duì)于單位內(nèi)部的系統(tǒng)，如：審批、公文等均需要?dú)w檔，但是目前采用的仍舊是打印歸檔，無法做到直接在系統(tǒng)內(nèi)直接歸檔。
華天OA辦公系統(tǒng)為了幫助企業(yè)建立健全的檔案目錄，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案的科學(xué)管理，有效地保護(hù)和利用檔案資料，并針對(duì)目前檔案管理中存在的問題，提出了一些管理建議，運(yùn)用在OA系統(tǒng)中。
一、檔案借閱
普通用戶可以在檔案借閱模塊發(fā)起借閱申請(qǐng)，也可以將未審批的借閱申請(qǐng)進(jìn)行撤銷。發(fā)起借閱申請(qǐng)需要申請(qǐng)人選擇申請(qǐng)借閱日期和預(yù)計(jì)歸還日期，并填寫借閱的檔案和借閱事由以供檔案管理員審批申請(qǐng)時(shí)查看。
借閱申請(qǐng)
借閱歷史下可以查看自己已借閱的檔案，并可通過檔案名稱進(jìn)行搜索。
借閱歷史
二、 管理員使用操作
1、 檔案設(shè)置
檔案在正式使用之前需要先進(jìn)行檔案的基本設(shè)置，如建立檔案密級(jí)、保存期限、檔案管理員，并進(jìn)行類目維護(hù)和案卷維護(hù)。
檔案設(shè)置
檔案密級(jí)是對(duì)檔案密級(jí)程度選項(xiàng)的建立，默認(rèn)的密級(jí)有公開、秘密、機(jī)密、絕密、絕密.核心等，檔案管理員可以在檔案密級(jí)中進(jìn)行新建、修改、刪除、排序、導(dǎo)入導(dǎo)出、默認(rèn)項(xiàng)設(shè)置等操作。
檔案密級(jí)設(shè)置
保存期限是維護(hù)檔案保存期限選項(xiàng)的位置，默認(rèn)的有短期、長(zhǎng)期、永久。檔案管理員可以根據(jù)企業(yè)需要將保存期限進(jìn)行新建、修改的操作，同時(shí)支持刪除、導(dǎo)入導(dǎo)出、排序、默認(rèn)設(shè)置等功能。
保存期限設(shè)置
檔案管理員擁有檔案中心管理的全部權(quán)限，在此處可以設(shè)置企業(yè)內(nèi)實(shí)際的管理員為檔案管理人員。
檔案管理員設(shè)置
類目維護(hù)是按照檔案建立的具體情況設(shè)置類目的層級(jí)，創(chuàng)建類目名稱、選擇父類目和類目管理員，支持類目導(dǎo)入、導(dǎo)出、修改、刪除。
類目維護(hù)
建立案卷時(shí)首先要建立案卷編號(hào)和名稱，并設(shè)置案卷年月、存放位置，選擇案卷的所屬類目、保存期限和密級(jí)。案卷同樣支持導(dǎo)入、導(dǎo)出、修改、刪除。
案卷維護(hù)
2、檔案維護(hù)
檔案管理員在檔案維護(hù)模塊點(diǎn)擊已有類目下的案卷名稱后，點(diǎn)擊新建檔案按鈕即可新建檔案。在新建檔案時(shí)需輸入檔案的編號(hào)和檔案的名稱，存儲(chǔ)的方式可選擇紙質(zhì)存儲(chǔ)或者電子存儲(chǔ)，若選擇電子存儲(chǔ)，則需上傳電子文件，而所屬案卷、保存期限和密級(jí)會(huì)根據(jù)點(diǎn)擊的案卷的名稱自動(dòng)帶出所屬案卷的相關(guān)信息。在檔案維護(hù)中還可以對(duì)在庫的檔案進(jìn)行修改和銷毀操作。
修改檔案
3、檔案瀏覽
檔案管理員可以在檔案瀏覽模塊下查看企業(yè)的所有檔案，可通過檔案編號(hào)或者檔案名稱對(duì)檔案進(jìn)行排序，還可通過存儲(chǔ)方式和狀態(tài)對(duì)檔案進(jìn)行篩選并可通過檔案名稱進(jìn)行搜索。
檔案瀏覽
4、借閱審核
檔案管理員可以在借閱審核模塊下查看普通用戶發(fā)起的借閱申請(qǐng)，可以同意借閱，也可以不同意借閱。同意借閱時(shí)，管理員需進(jìn)行檔案選擇，將相應(yīng)的檔案借出。
借閱審核
同意借閱
5、借閱歷史
檔案管理員可以在借閱歷史模塊查看所有用戶借閱的檔案記錄，并可將借出的檔案收回。管理員在查看檔案借閱歷史時(shí)，可以通過借閱人和檔案名稱進(jìn)行搜索。
借閱歷史
6、 檔案銷毀記錄
在檔案維護(hù)下銷毀的檔案可以在檔案銷毀記錄下查看，被銷毀的檔案會(huì)記錄銷毀人和銷毀日期，并可通過檔案名稱進(jìn)行搜索。
檔案銷毀記錄
華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)檔案中心模塊是以相關(guān)的行政法規(guī)及實(shí)際業(yè)務(wù)需求為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了檔案的全面維護(hù)以及全程跟蹤的管理，其中包括檔案的新建、修改、查看、檢索、銷毀、借閱、收回等情況。其擁有突出的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，全面的基礎(chǔ)設(shè)置、多種形式檔案維護(hù)、便捷的瀏覽查詢、規(guī)范的借閱審核、強(qiáng)制的收回功能、明確的銷毀記錄等功能，使企業(yè)擺脫以往檔案管理復(fù)雜無序的狀態(tài)，輕松實(shí)現(xiàn)了檔案管理便捷規(guī)范的良好效果。
OA系統(tǒng)：
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