在政府部門的日常工作中，需要接收和制作大量的公文和資料，這些公文和資料在使用過后，根據(jù)歸檔要求經(jīng)過整理后就變成了檔案。隨著政府工作的日益規(guī)范，各部門工作人員往往要回過頭來查詢相關(guān)檔案作為依據(jù)，以便于工作的順利開展。
但是檔案查詢相對(duì)來說也不是那么簡(jiǎn)單的，主要有兩個(gè)原因，一是要經(jīng)過借閱審批程序才能夠進(jìn)行檔案查詢，二是目前檔案以實(shí)物為主，查詢起來速度較慢。如果遇到查詢的文件和資料是還沒有被歸檔整理的話，查詢起來就更加麻煩，甚至存在一時(shí)半會(huì)找不到的情況。
其實(shí)上述問題的根源在于檔案的收集整理沒有完全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，特別是在初始的文件和資料使用階段沒有進(jìn)行數(shù)字化處理，這也是實(shí)物檔案在日常工作中所面臨的一些現(xiàn)實(shí)問題。
華天動(dòng)力政務(wù)版
OA系統(tǒng)提供了完善、便捷的數(shù)字化檔案管理功能，從接收和印發(fā)公文的時(shí)候就將文件進(jìn)行數(shù)字化處理錄入OA系統(tǒng)，數(shù)字化文件使用完畢后，檔案管理員可以在政務(wù)版OA系統(tǒng)的檔案中心對(duì)這些文件進(jìn)行整理，錄入數(shù)字化檔案館，實(shí)現(xiàn)電子檔案和實(shí)物檔案一并保存，查詢、借閱更加方便快捷的目標(biāo)。下面就為大家展示一下華天動(dòng)力政務(wù)版OA系統(tǒng)檔案中心的常用功能。
檔案設(shè)置
檔案中心在正式使用前需要系統(tǒng)管理員先進(jìn)行基本設(shè)置，包括建立檔案密級(jí)、保存期限、檔案管理員、類目維護(hù)和案卷維護(hù)等等。檔案管理員擁有檔案中心管理的全部權(quán)限，可以設(shè)置負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員賬號(hào)為檔案管理員。系統(tǒng)管理員根據(jù)相關(guān)要求設(shè)置后檔案密級(jí)選項(xiàng)（如公開、秘密、機(jī)密、絕密等）、檔案保管期限（默認(rèn)為短期、長(zhǎng)期、永久，亦可修改為10年、30年、永久），按照檔案建立的具體情況設(shè)置類目的層級(jí)，創(chuàng)建類目名稱、選擇父類目和類目管理員，然后建立案卷編號(hào)和名稱，并設(shè)置案卷年月、存放位置，選擇案卷的所屬類目、保存期限和密級(jí)。
檔案維護(hù)
檔案管理員在
OA系統(tǒng)檔案維護(hù)模塊點(diǎn)擊已有類目下的案卷名稱后，點(diǎn)擊新建檔案按鈕即可新建檔案。在新建檔案時(shí)需輸入檔案的編號(hào)和檔案的名稱，存儲(chǔ)的方式可選擇紙質(zhì)存儲(chǔ)或者電子存儲(chǔ)，若選擇電子存儲(chǔ)，則需上傳電子文件，而所屬案卷、保存期限和密級(jí)會(huì)根據(jù)點(diǎn)擊的案卷的名稱自動(dòng)帶出所屬案卷的相關(guān)信息。在OA系統(tǒng)檔案維護(hù)中還可以對(duì)在庫(kù)的檔案進(jìn)行修改和銷毀操作。
檔案瀏覽
檔案管理員可以在
OA系統(tǒng)檔案瀏覽模塊下查看本單位的所有檔案，可通過檔案編號(hào)或者檔案名稱對(duì)檔案進(jìn)行排序，還可通過存儲(chǔ)方式和狀態(tài)對(duì)檔案進(jìn)行篩選，還可以直接通過檔案名稱進(jìn)行搜索。
檔案借閱
需要借閱檔案時(shí)，借閱者登錄政務(wù)版
OA系統(tǒng)之后在檔案中心的借閱模塊發(fā)起借閱申請(qǐng)，借閱者需要填寫借閱事由并選擇申請(qǐng)借閱日期和歸還日期，供檔案管理員審批時(shí)查看。檔案管理員可以在OA系統(tǒng)借閱審核模塊下查看普通用戶發(fā)起的借閱申請(qǐng)，做出同意借閱或不同意借閱的選擇，當(dāng)同意借閱時(shí)，管理員需要選擇相應(yīng)檔案并借出。
借閱歷史
檔案管理員可以在
OA系統(tǒng)借閱歷史模塊查看所有用戶借閱的檔案記錄，并可將借出的檔案收回。管理員在查看OA系統(tǒng)檔案借閱歷史時(shí)，可以通過借閱人和檔案名稱進(jìn)行搜索。
檔案銷毀記錄
在
OA系統(tǒng)檔案維護(hù)下銷毀的檔案可以在檔案銷毀記錄下查看，被銷毀的檔案會(huì)記錄銷毀人和銷毀日期，并可通過檔案名稱進(jìn)行搜索。
通過上述介紹，相信大家對(duì)于華天動(dòng)力政務(wù)版OA系統(tǒng)的檔案中心已經(jīng)有了一個(gè)相對(duì)完整的初步認(rèn)識(shí)。在華天動(dòng)力政務(wù)版OA系統(tǒng)的檔案中心管理下，所有錄入系統(tǒng)的電子文件都可以轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，不論在保管、瀏覽、借閱還是銷毀上，都可以實(shí)現(xiàn)高效便捷的管理，對(duì)于進(jìn)一步提升檔案工作效率有著十分積極的作用。
OA系統(tǒng)：
http://bankabmg.com/
