由于工作需要，黨政機(jī)關(guān)和事業(yè)單位經(jīng)常要召開(kāi)內(nèi)部會(huì)議或參加外部會(huì)議，這些會(huì)議涉及的領(lǐng)導(dǎo)和部門科室范圍不一，人數(shù)也不盡相同，有時(shí)候甚至還會(huì)出現(xiàn)多個(gè)會(huì)議同時(shí)召開(kāi)的情況。我們知道會(huì)議主要由發(fā)起、通知、召開(kāi)、記錄和落實(shí)等幾個(gè)方面組成，對(duì)于會(huì)務(wù)工作人員來(lái)說(shuō)還要涉及到會(huì)議室管理的內(nèi)容，當(dāng)會(huì)議數(shù)量較多且密集召開(kāi)的時(shí)候，如何科學(xué)、高效地進(jìn)行會(huì)議管理成為了一個(gè)不容忽視的問(wèn)題。
根據(jù)工作要求，不論是單位內(nèi)部召開(kāi)會(huì)議還是參加上級(jí)或同級(jí)的外部會(huì)議，都需要提前通知與會(huì)人員并做好相關(guān)會(huì)務(wù)、接待（接送）安排。但在實(shí)際工作中，由于各類會(huì)議的并發(fā)性、指向性以及會(huì)議室安排上的信息不對(duì)稱，可能會(huì)出現(xiàn)同一與會(huì)人需要在同一時(shí)間段參加兩個(gè)不同會(huì)議，或者同一會(huì)議室在同一時(shí)間段面臨兩個(gè)不同會(huì)議的情況，這往往給會(huì)議管理部門（如辦公室或綜合科）帶來(lái)不小的麻煩。對(duì)于采用了華天動(dòng)力政務(wù)版
OA系統(tǒng)的政府部門和機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō)，上述問(wèn)題就能夠輕松避免。
華天動(dòng)力政務(wù)版OA系統(tǒng)提供了專門的會(huì)議管理功能模塊，不但建立了會(huì)議日歷便于查看會(huì)議安排情況，而且從與會(huì)人員、會(huì)議室占用、會(huì)議的具體管理和會(huì)議紀(jì)要生成等相關(guān)內(nèi)容都進(jìn)行了相當(dāng)全面的功能設(shè)計(jì)，能夠滿足會(huì)議管理的幾乎所有需要，幫助政府部門和機(jī)關(guān)單位實(shí)現(xiàn)更加準(zhǔn)確、高效和務(wù)實(shí)的會(huì)議管理目標(biāo)。
會(huì)議發(fā)起：
當(dāng)接到外部會(huì)議通知或內(nèi)部會(huì)議安排時(shí)，行政秘書(shū)或者系統(tǒng)管理員就可以在
OA系統(tǒng)中“個(gè)人辦公”欄目下的“我的行政”子欄目中點(diǎn)擊“會(huì)議發(fā)起”按鈕，進(jìn)入OA系統(tǒng)會(huì)議發(fā)起窗口。在這個(gè)窗口中，會(huì)議主題、選擇會(huì)議室和與會(huì)人員是三個(gè)必填（選）項(xiàng)，會(huì)議類型、主持人、主辦部門、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、會(huì)議開(kāi)始與結(jié)束時(shí)間、會(huì)議紀(jì)要員、資源準(zhǔn)備、會(huì)議內(nèi)容等均可自由填寫(xiě)或選擇添加。在窗口最下方還提供了一個(gè)附件欄，可將外部會(huì)議通知的文件或電話記錄內(nèi)容以電子檔的形式上傳OA系統(tǒng)，供后續(xù)審核者參考。
會(huì)議審批：
OA系統(tǒng)默認(rèn)由管理員對(duì)會(huì)議發(fā)起進(jìn)行審批，
OA系統(tǒng)管理員確認(rèn)信息無(wú)誤之后，可以根據(jù)實(shí)際情況選擇同意、不同意，也可以對(duì)會(huì)議審批添加備注或退回申請(qǐng)，在某些情況下甚至還可以直接結(jié)束審批將此會(huì)議申請(qǐng)擱置。
會(huì)議通知：
當(dāng)會(huì)議發(fā)起申請(qǐng)通過(guò)
OA系統(tǒng)審批之后，會(huì)議通知將以系統(tǒng)消息的形式通知所有與會(huì)人員。但OA系統(tǒng)會(huì)議發(fā)起者（行政秘書(shū)或管理員）仍然可以點(diǎn)擊“發(fā)送會(huì)議通知”按鈕，在彈出的窗口中選擇通知人員（未回執(zhí)人員或與會(huì)人員）和通知方式（系統(tǒng)消息、電子郵件、手機(jī)短信）后，進(jìn)行一鍵發(fā)送通知，非常方便。OA系統(tǒng)人性化的會(huì)議通知設(shè)定，使得會(huì)議通知變得相當(dāng)高效和輕松，大大減輕了傳達(dá)會(huì)議通知的工作量并提高了會(huì)議通知速度，與會(huì)人員能否參會(huì)也可以在回執(zhí)列表中一目了然。
會(huì)議變更：
有的時(shí)候會(huì)遇到會(huì)議推遲、取消等情況，那么
OA系統(tǒng)會(huì)議發(fā)起者可以提前1天進(jìn)行會(huì)議變更或取消的操作，變更或取消之后會(huì)以系統(tǒng)消息的形式通知所有與會(huì)人員。如果是會(huì)議當(dāng)天臨時(shí)推遲或取消的話，可以通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)布系統(tǒng)消息通知與會(huì)人員。
會(huì)議日歷：
在OA系統(tǒng)會(huì)議日歷中，用戶可以查看最近一周的會(huì)議安排情況，包括與會(huì)人員、會(huì)議室使用情況和具體會(huì)議時(shí)間段等信息。
OA系統(tǒng)會(huì)議日歷可以按日、按周或按列表進(jìn)行查看，其中按日、按周查看可以更直觀地看出會(huì)議安排的分布情況，便于會(huì)議審批者對(duì)新到的會(huì)議發(fā)起申請(qǐng)進(jìn)行審批，從而及時(shí)協(xié)調(diào)、有效避免與會(huì)人員和會(huì)議地點(diǎn)的沖突。
會(huì)議簽到：
政府部門的很多會(huì)議都是需要各單位人員來(lái)參加，所以對(duì)于會(huì)前的簽到工作非常難處理。目前，采用的方式通常是打印簽到表，由各單位人員直接簽署姓名及所在單位、聯(lián)系方式等信息，但是這種方式經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)代簽、換人替簽等多種問(wèn)題，對(duì)于會(huì)后的統(tǒng)計(jì)工作也比較困難。鑒于此種情況，華天動(dòng)力政務(wù)
OA系統(tǒng)的會(huì)議管理中增加了會(huì)議簽到功能。
該功能不僅能夠能夠自動(dòng)導(dǎo)出會(huì)議簽到表提供打印外，更是提供了微信掃碼簽到、APP掃碼簽到等多種簽到功能。為了防止出現(xiàn)有現(xiàn)場(chǎng)人員拍照簽到二維碼發(fā)給沒(méi)來(lái)開(kāi)會(huì)的人員這種情況，系統(tǒng)的二維碼采用類似于微信、支付寶付款的方式，動(dòng)態(tài)隨機(jī)生成。即使會(huì)場(chǎng)外人員收到二維碼，在掃碼后會(huì)因?yàn)槎S碼失效而無(wú)法簽到。
以上只是華天動(dòng)力政務(wù)版
OA系統(tǒng)的會(huì)議管理模塊的使用流程簡(jiǎn)介，在實(shí)際應(yīng)用中這套政務(wù)版OA系統(tǒng)還可以根據(jù)需要過(guò)行多樣化的會(huì)議維護(hù)、會(huì)議發(fā)起（包括周期性會(huì)議創(chuàng)建），會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議紀(jì)要員完成會(huì)議紀(jì)要填寫(xiě)后可以發(fā)布給相關(guān)人員傳閱學(xué)習(xí)，需要辦理的工作內(nèi)容可以直接轉(zhuǎn)為任務(wù)進(jìn)行分配，使會(huì)議的要求和精神得以有效執(zhí)行和落實(shí)。
OA系統(tǒng)：
http://bankabmg.com/
