預(yù)算是否超支是項目成敗的試金石。從很大程度上決定了一個項目是否能盈利。當成本超出預(yù)算從而大于利潤時，一個項目即使完成的很完美，實際上對于企業(yè)來說也是巨大的失敗，導(dǎo)致虧本，所以預(yù)算超支絕對是項目經(jīng)理的噩夢。如何做好預(yù)算，并在項目的各個環(huán)節(jié)做好費控，是一個項目成敗的重中之重，也是項目經(jīng)理是否合格的重要考核指標。那么第一步如何做好項目預(yù)算，并在項目實施的每個環(huán)節(jié)合理費控，從而促使整個項目的成功呢？華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)可以憑借費控的項目預(yù)算平臺，輕輕松松幫項目經(jīng)理搞定項目預(yù)算全流程管控。
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OA系統(tǒng)的項目預(yù)算平臺是對費用支出與資金財務(wù)進行全流程的預(yù)算費控管理，并非OA系統(tǒng)中的某個功能模塊所能解決的，華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)專門為“項目預(yù)算費控的全程管理”構(gòu)建了一個完整的支撐體系，其中包括前期計劃階段的預(yù)算大綱編制，預(yù)算執(zhí)行過程中的費用管控，和對預(yù)算執(zhí)行情況的分析與數(shù)據(jù)呈現(xiàn)。下面詳細說明華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)項目預(yù)算平臺的幾個突出特點。
一、準確了解項目需求，流程記錄相關(guān)者確認信息
有過項目管理經(jīng)驗的項目經(jīng)理可能都明白，導(dǎo)致項目預(yù)算超標的一個關(guān)鍵因素是前期供需雙方即利益相關(guān)者沒有準確的溝通需求，并各個環(huán)節(jié)確認，導(dǎo)致供需雙方的目標不一致，例如裝飾裝修項目對材料的采購上，可能需求方需要的是一種更貴的物料，但是工程方理解為一款相對便宜的物料，但是在實際施工時，這種材料卻被否定了，工程方卻拿不出當時確認材料時有利的證據(jù)，導(dǎo)致材料上和人工上雙重的超預(yù)算。這種情況常常有。
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OA系統(tǒng)項目預(yù)算平臺通過企業(yè)信息庫和工作流管理，詳細管理記錄需求確認環(huán)節(jié)，確保在預(yù)算前準確科學(xué)確認項目各個環(huán)節(jié)的具體需求，并詳細記錄在案，確保后期實施過程中出現(xiàn)分歧時被查。
如上圖所示項目經(jīng)理可以從全能企業(yè)信息庫中提取物料信息供需求方挑選并確認，給需求方一個直觀的選購平臺，通過物料的直觀了解和過往的成功案例，科學(xué)挖掘需求方真正需求，讓需求明確知道預(yù)期效果，減少因需求目標和期望的不明確導(dǎo)致的信息不對稱，并快速的對物料進行篩選、比價。并通過過往的價格信息，迅速確認價格，減少預(yù)算誤差。
二、確定費控的預(yù)算科目，充分考慮突發(fā)事件
項目經(jīng)理在編制預(yù)算科目時，會根據(jù)項目本身的特點對預(yù)算科目分級并確認哪些費用需要進行預(yù)算費控，哪些支出則不需要進行費控，一般會將費用支出大致分為兩大類，第一類是管理費用，主要包括工資、獎金、保險公積金、房租、水電，廣告費、活動費、業(yè)務(wù)招待、差旅、交通、會務(wù)、培訓(xùn)等各類費用；二是非管理費用，比如營業(yè)稅、增值稅、所得稅等各類稅費。如下圖，
并在制定預(yù)算科目的時候，充分考慮突發(fā)事件的發(fā)生，一些不可控因素，例如可能會影響供應(yīng)量、資源、勞動力、融資、產(chǎn)品/服務(wù)短缺、匯率等的外部環(huán)境因素。今天的價格或費率可能不會貫穿到項目的后期階段。
通過企業(yè)信息庫提供的信息，提取優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，確保采購物品質(zhì)量的保障和價格的穩(wěn)定性，并通過合同和流程的可查性，確保供應(yīng)商履行承諾。
三、細化預(yù)算明細，分階段規(guī)劃預(yù)算
一個項目，如果是小的項目，可能不需要預(yù)算細分，但是如果是大的項目，需要幾個月，一兩年才能完成的項目，就必須進行項目細分，為了防止年初花錢、年中預(yù)警、年末超支的情況出現(xiàn)，甚至要細到制定月度預(yù)算、項目階段性預(yù)算。如果上月預(yù)算金額沒花完，系統(tǒng)自動把剩余額度劃到下個月預(yù)算，如果月度金額已經(jīng)花完，該月度的花銷申請將無法提出，此時需重新申請修改月度預(yù)算額度，通過領(lǐng)導(dǎo)審批，就可以增加預(yù)算。
從上圖“生產(chǎn)事業(yè)部年度/月度預(yù)算申報”可以看出，該項目生產(chǎn)事業(yè)部在2018年申報的預(yù)算總額是400000元，預(yù)算科目分別為“差旅費、管理費、培訓(xùn)費以及其他費用”，同時生產(chǎn)事業(yè)部也對各月度預(yù)算進行了申報。
四、項目組全員了解預(yù)算費用，對自我預(yù)算負責
保持預(yù)算的一個很重要的部分是確保所有項目成員也了解當前的預(yù)算狀況，做到全員心中有數(shù)。讓項目團隊了解項目預(yù)算預(yù)測，一個知情的團隊才有可能控制自己的支出，從而全員自我約束，避免超預(yù)算。華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)通過在每次報銷環(huán)節(jié)提示該項目該類別還剩多少預(yù)算，如果超預(yù)算，則不能提交報銷申請單，并且報銷申請單提交后，
OA系統(tǒng)自動將這部分金額進行凍結(jié)，從總預(yù)算里扣除，如果申請沒通過就退回到總預(yù)算中，免除同時遞交申請導(dǎo)致超支的情況出現(xiàn)。同時還可自行設(shè)置超預(yù)算預(yù)警，例如在50%、80%的時候，系統(tǒng)自動進行提醒。
如上圖“經(jīng)費報銷單”其中在預(yù)算科目中選擇招待費，系統(tǒng)就自動顯示招待費部分的可用額度是多少，必須在額度內(nèi)方可報銷。同時也讓項目組成員了解到當前還剩下的額度是多少，是否該減少此項花銷。
五、實時查看預(yù)算數(shù)據(jù)，及時重新預(yù)測、評估，控制總預(yù)算
一個沒有預(yù)算管理和階段性重新預(yù)測的項目將注定失敗。頻繁的預(yù)算監(jiān)督對于防止預(yù)算的過度失控來說至關(guān)重要。10%的預(yù)算超支比50%的超支更容易糾正，如果項目經(jīng)理不時常關(guān)注預(yù)算和重新預(yù)測，那么項目經(jīng)理可能10%的超支變成50%的預(yù)算超支時才發(fā)現(xiàn)情況，導(dǎo)致超預(yù)算的失控。分階段性的預(yù)算審查，把每個階段都控制在預(yù)算內(nèi)，將大大提高控制預(yù)算的可能性。
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OA系統(tǒng)通過各種可視化表格，可以讓項目經(jīng)理分階段性的了解項目的花費情況，預(yù)算花銷情況一目了然，哪個環(huán)節(jié)嚴重超預(yù)算，可以具體查詢到該環(huán)節(jié)的操作過程，查明具體原因，具體的實施人，如果遇到問題，超預(yù)算或者過多預(yù)算沒有花完，可以及時查明原因，對階段性預(yù)算進行調(diào)整，或進行其他方面的調(diào)整。
綜上所述，做好項目預(yù)算科學(xué)費控是一個項目成敗的命脈，華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)，可以從多個維度對項目預(yù)算進行全過程管理。從準確了解項目需求、確定費控預(yù)算科目、細化預(yù)算明細、全員控制預(yù)算，再到預(yù)算數(shù)據(jù)的階段性查詢控制調(diào)整，華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)都提供了方便有效的解決方案。使項目經(jīng)理可以輕松的制定科學(xué)合理的預(yù)算目標，并且全程對預(yù)算情況進行監(jiān)控，做出有建設(shè)性的調(diào)整，從而使整個項目的花銷都在預(yù)算范圍內(nèi)進行，確保整個項目獲得最終的勝利。
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