預(yù)算是否超支是項(xiàng)目成敗的試金石。從很大程度上決定了一個(gè)項(xiàng)目是否能盈利。當(dāng)成本超出預(yù)算從而大于利潤(rùn)時(shí)，一個(gè)項(xiàng)目即使完成的很完美，實(shí)際上對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)也是巨大的失敗，導(dǎo)致虧本，所以預(yù)算超支絕對(duì)是項(xiàng)目經(jīng)理的噩夢(mèng)。如何做好預(yù)算，并在項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)做好費(fèi)控，是一個(gè)項(xiàng)目成敗的重中之重，也是項(xiàng)目經(jīng)理是否合格的重要考核指標(biāo)。那么第一步如何做好項(xiàng)目預(yù)算，并在項(xiàng)目實(shí)施的每個(gè)環(huán)節(jié)合理費(fèi)控，從而促使整個(gè)項(xiàng)目的成功呢？華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)可以憑借費(fèi)控的項(xiàng)目預(yù)算平臺(tái)，輕輕松松幫項(xiàng)目經(jīng)理搞定項(xiàng)目預(yù)算全流程管控。
華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)的項(xiàng)目預(yù)算平臺(tái)是對(duì)費(fèi)用支出與資金財(cái)務(wù)進(jìn)行全流程的預(yù)算費(fèi)控管理，并非OA系統(tǒng)中的某個(gè)功能模塊所能解決的，華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)專門為“項(xiàng)目預(yù)算費(fèi)控的全程管理”構(gòu)建了一個(gè)完整的支撐體系，其中包括前期計(jì)劃階段的預(yù)算大綱編制，預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中的費(fèi)用管控，和對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況的分析與數(shù)據(jù)呈現(xiàn)。下面詳細(xì)說(shuō)明華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)項(xiàng)目預(yù)算平臺(tái)的幾個(gè)突出特點(diǎn)。
一、準(zhǔn)確了解項(xiàng)目需求，流程記錄相關(guān)者確認(rèn)信息
有過(guò)項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理可能都明白，導(dǎo)致項(xiàng)目預(yù)算超標(biāo)的一個(gè)關(guān)鍵因素是前期供需雙方即利益相關(guān)者沒(méi)有準(zhǔn)確的溝通需求，并各個(gè)環(huán)節(jié)確認(rèn)，導(dǎo)致供需雙方的目標(biāo)不一致，例如裝飾裝修項(xiàng)目對(duì)材料的采購(gòu)上，可能需求方需要的是一種更貴的物料，但是工程方理解為一款相對(duì)便宜的物料，但是在實(shí)際施工時(shí)，這種材料卻被否定了，工程方卻拿不出當(dāng)時(shí)確認(rèn)材料時(shí)有利的證據(jù)，導(dǎo)致材料上和人工上雙重的超預(yù)算。這種情況常常有。
華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)項(xiàng)目預(yù)算平臺(tái)通過(guò)企業(yè)信息庫(kù)和工作流管理，詳細(xì)管理記錄需求確認(rèn)環(huán)節(jié)，確保在預(yù)算前準(zhǔn)確科學(xué)確認(rèn)項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)的具體需求，并詳細(xì)記錄在案，確保后期實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)分歧時(shí)被查。
如上圖所示項(xiàng)目經(jīng)理可以從全能企業(yè)信息庫(kù)中提取物料信息供需求方挑選并確認(rèn)，給需求方一個(gè)直觀的選購(gòu)平臺(tái)，通過(guò)物料的直觀了解和過(guò)往的成功案例，科學(xué)挖掘需求方真正需求，讓需求明確知道預(yù)期效果，減少因需求目標(biāo)和期望的不明確導(dǎo)致的信息不對(duì)稱，并快速的對(duì)物料進(jìn)行篩選、比價(jià)。并通過(guò)過(guò)往的價(jià)格信息，迅速確認(rèn)價(jià)格，減少預(yù)算誤差。
二、確定費(fèi)控的預(yù)算科目，充分考慮突發(fā)事件
項(xiàng)目經(jīng)理在編制預(yù)算科目時(shí)，會(huì)根據(jù)項(xiàng)目本身的特點(diǎn)對(duì)預(yù)算科目分級(jí)并確認(rèn)哪些費(fèi)用需要進(jìn)行預(yù)算費(fèi)控，哪些支出則不需要進(jìn)行費(fèi)控，一般會(huì)將費(fèi)用支出大致分為兩大類，第一類是管理費(fèi)用，主要包括工資、獎(jiǎng)金、保險(xiǎn)公積金、房租、水電，廣告費(fèi)、活動(dòng)費(fèi)、業(yè)務(wù)招待、差旅、交通、會(huì)務(wù)、培訓(xùn)等各類費(fèi)用；二是非管理費(fèi)用，比如營(yíng)業(yè)稅、增值稅、所得稅等各類稅費(fèi)。如下圖，
并在制定預(yù)算科目的時(shí)候，充分考慮突發(fā)事件的發(fā)生，一些不可控因素，例如可能會(huì)影響供應(yīng)量、資源、勞動(dòng)力、融資、產(chǎn)品/服務(wù)短缺、匯率等的外部環(huán)境因素。今天的價(jià)格或費(fèi)率可能不會(huì)貫穿到項(xiàng)目的后期階段。
通過(guò)企業(yè)信息庫(kù)提供的信息，提取優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，確保采購(gòu)物品質(zhì)量的保障和價(jià)格的穩(wěn)定性，并通過(guò)合同和流程的可查性，確保供應(yīng)商履行承諾。
三、細(xì)化預(yù)算明細(xì)，分階段規(guī)劃預(yù)算
一個(gè)項(xiàng)目，如果是小的項(xiàng)目，可能不需要預(yù)算細(xì)分，但是如果是大的項(xiàng)目，需要幾個(gè)月，一兩年才能完成的項(xiàng)目，就必須進(jìn)行項(xiàng)目細(xì)分，為了防止年初花錢、年中預(yù)警、年末超支的情況出現(xiàn)，甚至要細(xì)到制定月度預(yù)算、項(xiàng)目階段性預(yù)算。如果上月預(yù)算金額沒(méi)花完，系統(tǒng)自動(dòng)把剩余額度劃到下個(gè)月預(yù)算，如果月度金額已經(jīng)花完，該月度的花銷申請(qǐng)將無(wú)法提出，此時(shí)需重新申請(qǐng)修改月度預(yù)算額度，通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)審批，就可以增加預(yù)算。
從上圖“生產(chǎn)事業(yè)部年度/月度預(yù)算申報(bào)”可以看出，該項(xiàng)目生產(chǎn)事業(yè)部在2018年申報(bào)的預(yù)算總額是400000元，預(yù)算科目分別為“差旅費(fèi)、管理費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)以及其他費(fèi)用”，同時(shí)生產(chǎn)事業(yè)部也對(duì)各月度預(yù)算進(jìn)行了申報(bào)。
四、項(xiàng)目組全員了解預(yù)算費(fèi)用，對(duì)自我預(yù)算負(fù)責(zé)
保持預(yù)算的一個(gè)很重要的部分是確保所有項(xiàng)目成員也了解當(dāng)前的預(yù)算狀況，做到全員心中有數(shù)。讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)了解項(xiàng)目預(yù)算預(yù)測(cè)，一個(gè)知情的團(tuán)隊(duì)才有可能控制自己的支出，從而全員自我約束，避免超預(yù)算。華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)通過(guò)在每次報(bào)銷環(huán)節(jié)提示該項(xiàng)目該類別還剩多少預(yù)算，如果超預(yù)算，則不能提交報(bào)銷申請(qǐng)單，并且報(bào)銷申請(qǐng)單提交后，
OA系統(tǒng)自動(dòng)將這部分金額進(jìn)行凍結(jié)，從總預(yù)算里扣除，如果申請(qǐng)沒(méi)通過(guò)就退回到總預(yù)算中，免除同時(shí)遞交申請(qǐng)導(dǎo)致超支的情況出現(xiàn)。同時(shí)還可自行設(shè)置超預(yù)算預(yù)警，例如在50%、80%的時(shí)候，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行提醒。
如上圖“經(jīng)費(fèi)報(bào)銷單”其中在預(yù)算科目中選擇招待費(fèi)，系統(tǒng)就自動(dòng)顯示招待費(fèi)部分的可用額度是多少，必須在額度內(nèi)方可報(bào)銷。同時(shí)也讓項(xiàng)目組成員了解到當(dāng)前還剩下的額度是多少，是否該減少此項(xiàng)花銷。
五、實(shí)時(shí)查看預(yù)算數(shù)據(jù)，及時(shí)重新預(yù)測(cè)、評(píng)估，控制總預(yù)算
一個(gè)沒(méi)有預(yù)算管理和階段性重新預(yù)測(cè)的項(xiàng)目將注定失敗。頻繁的預(yù)算監(jiān)督對(duì)于防止預(yù)算的過(guò)度失控來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。10%的預(yù)算超支比50%的超支更容易糾正，如果項(xiàng)目經(jīng)理不時(shí)常關(guān)注預(yù)算和重新預(yù)測(cè)，那么項(xiàng)目經(jīng)理可能10%的超支變成50%的預(yù)算超支時(shí)才發(fā)現(xiàn)情況，導(dǎo)致超預(yù)算的失控。分階段性的預(yù)算審查，把每個(gè)階段都控制在預(yù)算內(nèi)，將大大提高控制預(yù)算的可能性。
華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)通過(guò)各種可視化表格，可以讓項(xiàng)目經(jīng)理分階段性的了解項(xiàng)目的花費(fèi)情況，預(yù)算花銷情況一目了然，哪個(gè)環(huán)節(jié)嚴(yán)重超預(yù)算，可以具體查詢到該環(huán)節(jié)的操作過(guò)程，查明具體原因，具體的實(shí)施人，如果遇到問(wèn)題，超預(yù)算或者過(guò)多預(yù)算沒(méi)有花完，可以及時(shí)查明原因，對(duì)階段性預(yù)算進(jìn)行調(diào)整，或進(jìn)行其他方面的調(diào)整。
綜上所述，做好項(xiàng)目預(yù)算科學(xué)費(fèi)控是一個(gè)項(xiàng)目成敗的命脈，華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)，可以從多個(gè)維度對(duì)項(xiàng)目預(yù)算進(jìn)行全過(guò)程管理。從準(zhǔn)確了解項(xiàng)目需求、確定費(fèi)控預(yù)算科目、細(xì)化預(yù)算明細(xì)、全員控制預(yù)算，再到預(yù)算數(shù)據(jù)的階段性查詢控制調(diào)整，華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)都提供了方便有效的解決方案。使項(xiàng)目經(jīng)理可以輕松的制定科學(xué)合理的預(yù)算目標(biāo)，并且全程對(duì)預(yù)算情況進(jìn)行監(jiān)控，做出有建設(shè)性的調(diào)整，從而使整個(gè)項(xiàng)目的花銷都在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行，確保整個(gè)項(xiàng)目獲得最終的勝利。
OA系統(tǒng)：
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