OA系統(tǒng)以其“見長于工作流”的顯著優(yōu)勢區(qū)別于ERP、CRM、HR等專業(yè)系統(tǒng)，成為眾多大中型組織IT系統(tǒng)中不可或缺的管理軟件之一，然而多年來在費用支出與財務管理領域，OA系統(tǒng)仍舊僅僅扮演著對費用報銷流程進行管理的角色，沒有充分發(fā)揮其應有的潛力。
那么，
OA系統(tǒng)作為具有高性價比優(yōu)勢的管理軟件，如何實現(xiàn)功能定位與應用邊界的有效突破？如何實現(xiàn)內(nèi)在價值的本質(zhì)提升？如何實現(xiàn)從“費用報銷”到“預算費控全程管理”的時代跨越？在此，華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)給出了自己的答案。
對費用支出與資金財務進行全流程的預算費控管理，并非
OA系統(tǒng)中的某個功能模塊所能解決的，華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)專門為“預算費控的全程管理”構建了一個完整的支撐體系，其中包括前期計劃階段的預算大綱編制，預算執(zhí)行過程中的費用管控，和對預算執(zhí)行情況的分析與數(shù)據(jù)呈現(xiàn)。如下圖：“預算費控的全程管理”支撐體系，
從上圖不難看出，一個科學完整的預算費控管理體系涵蓋了從確認費控范圍、預算科目編制、預算申報、預算審批，到費用申請與支出審批、預算預警，再到預算調(diào)整與結轉(zhuǎn)、預算分攤與預提，最后是預算分析與數(shù)據(jù)報表。
華天動力用
OA系統(tǒng)構建“預算費控全程管理平臺”的亮點
1.確認費控邊界與預算科目
依據(jù)未來1-3年的發(fā)展戰(zhàn)略與未來1年的經(jīng)營計劃，財務部門負責編制年度預算大綱報請高層管理者審批，預算編制的工作往往從確定費控范圍開始。
確定費控的部門邊界
在實際操作中，不論超大型集團、大中型組織，還是小微企業(yè)，其內(nèi)部并非所有的部門或分支機構都需要被納入到預算費控的范圍，
如上圖所示，對于像金信集團這樣的大型集團公司來說，其個別三級單位就可以不被納入到費控管理的范疇，比如集團總部的總經(jīng)辦、人力資源部、財務部，除此之外的其它二級單位和三級部門都將被統(tǒng)一納入到預算費控的管理范疇。
確定費控的預算科目
財務部門在編制預算科目時，都會根據(jù)自身的特點對預算科目分級并確認哪些費用需要進行預算費控，哪些支出則不需要進行費控，一般會將費用支出大致分為兩大類，第一類是管理費用，主要包括工資、獎金、保險公積金、房租、水電，廣告費、活動費、業(yè)務招待、差旅、交通、會務、培訓等各類費用；二是非管理費用，比如營業(yè)稅、增值稅、所得稅等各類稅費。如下圖，
導入預算數(shù)據(jù)
財務部門分別就“費控的部門邊界”和“預算科目”反復與高層管理者溝通確認后，可以通過華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導入接口，直接把預算數(shù)據(jù)從Excel預算模板或金蝶、用友、ERP等管理軟件導入OA系統(tǒng)中。
2.預算申報與審批
依據(jù)年度工作計劃申報年度預算
費控范圍和預算科目確定之后，財務部門會在華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)中以“重要文件”的形式發(fā)布年度預算大綱，各部門或分子單位可在
OA系統(tǒng)里第一時間收到新消息提醒，按照預算大綱的要求和本部門/分子單位的年度/月度工作計劃與資金需求編制年度與月度預算，
從上圖“生產(chǎn)事業(yè)部年度/月度預算申報”可以看出，生產(chǎn)事業(yè)部在2018年申報的預算總額是400000元，預算科目分別為“差旅費、管理費、培訓費以及其他費用”，同時生產(chǎn)事業(yè)部也對各月度預算進行了申報。
年度預算的匯總與審批
各部門/分子單位在華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)中完成各自的預算申報后，
OA系統(tǒng)隨即匯總各部門/分子單位所申報的預算數(shù)據(jù)，并開啟年度預算的審批流程，CFO、CEO/董事長會結合年度財務指標、年度經(jīng)營計劃里的信息，以及各部門提交的年度工作計劃，研究并最終確定其年度與月度預算額度，如下圖。
3.費用申請與報銷審批
預算內(nèi)費用申請
基于華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)的預算費控全程管理平臺，可以實現(xiàn)一般費用申請，如差旅費、招待費等各類費用的申請流程，
上圖中，市場部在申請發(fā)布會廣告費時，可以在華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)中提交請款單，在填寫表單時，可以添加相關附件“發(fā)布會廣告投放明細”和關聯(lián)表單“項目立項申請表”。當然，不同的單位對于預算費用的管控強度不同，有的單位個別科目超預算不可追加，有的單位則對個別科目在超出當月預算且在該科目項下年度預算尚未用完的情況下，仍可以成功提交費用申請。
預算內(nèi)費用報銷審批
對于已經(jīng)發(fā)生的實際費用支出，可以在
OA系統(tǒng)中提交費用報銷單，比如市場部在市場推廣活動中產(chǎn)生的招待費用，在OA系統(tǒng)中提交“業(yè)務招待費報銷單”，如下圖，
財務部門負責人和其他領導在審批時，可以查看該筆申請是否在預算內(nèi)，該科目項下預算的可用余額是多少。特別地，在華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)中，正在審批中的預算額度會被暫時凍結，直到審批流程完成后該筆額度會被劃轉(zhuǎn)到“已用額度”中。
設置預算偏差預警
華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)可以對每個部門／分子單位的每個預算科目，依據(jù)不同的業(yè)務類型設置不同的預算臨界值預警，具體表現(xiàn)為一個“科目預警和允許偏差”，如下圖所示，
如果設置廣告費科目預警為95%，則表示當廣告投放實際發(fā)生費用支出達到廣告預算額度95%以上時，
OA系統(tǒng)會發(fā)出預警提醒；有的單位允許個別預算科目的實際費用支出超出預算額度的5%（允許偏差），當實際費用支出超過預算的105%時，則無法直接申請審批，需要進行“預算外費用的審批”。
預算外費用審批
對于某些計劃外的特殊費用支出，當初在做預算時沒有編制相應類目或業(yè)務的預算科目，或是已有預算科目因為某些特殊情況實際費用支出超出預算，華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)也可以提供在預算期內(nèi)新增預算科目和對已有科目的預算追加功能。
4.預算調(diào)整與結轉(zhuǎn)
預算調(diào)整
在實操中往往會出現(xiàn)兩種“預算不足”的情況，一種是總體預算不足，另一種是結構性預算不足。對于總體預算不足的情況，可以在華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)里發(fā)起“追加預算”的申請流程，如下圖所示
所謂“結構性預算不足”，比如市場部年度總體預算尚未用完，但是“廣告費”項下的實際花費已經(jīng)超過預算額度的105%，此時，可以在市場部總體預算內(nèi)部進行預算調(diào)整。
預算結轉(zhuǎn)
如果到當月的最后一天預算沒有用完，華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)可以將其自動結轉(zhuǎn)到下月，并對相應科目的預算額度進行累加，但如果到一個財年結束仍有剩余預算，則系統(tǒng)默認自動清零。
5.預算分攤與預提
“公共費用”的預算分攤
對于進行全面預算費控的單位，除了上面提到的各個部門/分子單位的常見費用，還有一個“公共費用”的分支，比如房租、水電、網(wǎng)絡專線與電話費用，財務部門需要把這些“公共費用”分攤到各個部門的預算里。
財年期末的費用預提
不論財務年度是在12月封賬還是在次年的2、3月份封賬，只要在財年期末封賬前，哪個部門還有預算余額的，比如，IT部門在“IT系統(tǒng)建設費”科目項下還有150萬的可使用預算額度，IT部門就可以在
OA系統(tǒng)里預提預算余額，確保IT系統(tǒng)采購項目的順利執(zhí)行，待下一財年財務開賬后，再報銷仍可計入上一財年預算。
6.多維預算分析與數(shù)據(jù)報表
華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)可以專門針對預算執(zhí)行情況進行多維度的數(shù)據(jù)分析與呈現(xiàn)，高層管理人員可以隨時了解不同部門/分子單位、不同預算周期、不同預算科目的總額、已花費金額、凍結中金額、剩余預算金額，如下圖所示，
同時，高層管理人員還可以從上圖中點選某個部門，按部門查看預算科目的費用支出明細表，
上圖中，部門的年度預算總額，預算余額，已發(fā)生費用，凍結費用各占百分比，以及像差旅費、培訓費、招待費這樣的預算科目的各項年度/月度數(shù)據(jù)都可以清晰地匯總在一張表上。
綜上不難看出，對預算和費控的管理不能也不應該僅僅停留在財務層面，也更不是一個財務部門所能完成的?；谌A天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)構建的“預算費控全程管理平臺”，可以對預算執(zhí)行過程與執(zhí)行結果的反饋進行有效管控，可以讓組織的預算管理、費控管理不流于形式，真正落地執(zhí)行，可以統(tǒng)一組織各部門/分子單位的業(yè)務信息、項目信息、人力資源信息、以及工作計劃與費用支出計劃，讓所有部門都參與進來，讓預算費控成為每個員工開展工作所必需的“工具”而非阻礙進度與工作效率的“枷鎖”。
同時，“預算費控全程管理平臺”也可以使高層管理者/決策者隨時了解每一筆資金的流向，及時發(fā)現(xiàn)預算的實際執(zhí)行效果以及存在的問題，逐一分析研究并采取相應的控制策略，由此，華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)真正完成了從傳統(tǒng)的OA報銷審批到預算費控全程管理的時代跨越。
OA系統(tǒng)：
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