OA系統(tǒng)以其“見(jiàn)長(zhǎng)于工作流”的顯著優(yōu)勢(shì)區(qū)別于ERP、CRM、HR等專業(yè)系統(tǒng)，成為眾多大中型組織IT系統(tǒng)中不可或缺的管理軟件之一，然而多年來(lái)在費(fèi)用支出與財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域，OA系統(tǒng)仍舊僅僅扮演著對(duì)費(fèi)用報(bào)銷流程進(jìn)行管理的角色，沒(méi)有充分發(fā)揮其應(yīng)有的潛力。
那么，
OA系統(tǒng)作為具有高性價(jià)比優(yōu)勢(shì)的管理軟件，如何實(shí)現(xiàn)功能定位與應(yīng)用邊界的有效突破？如何實(shí)現(xiàn)內(nèi)在價(jià)值的本質(zhì)提升？如何實(shí)現(xiàn)從“費(fèi)用報(bào)銷”到“預(yù)算費(fèi)控全程管理”的時(shí)代跨越？在此，華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)給出了自己的答案。
對(duì)費(fèi)用支出與資金財(cái)務(wù)進(jìn)行全流程的預(yù)算費(fèi)控管理，并非
OA系統(tǒng)中的某個(gè)功能模塊所能解決的，華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)專門為“預(yù)算費(fèi)控的全程管理”構(gòu)建了一個(gè)完整的支撐體系，其中包括前期計(jì)劃階段的預(yù)算大綱編制，預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中的費(fèi)用管控，和對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況的分析與數(shù)據(jù)呈現(xiàn)。如下圖：“預(yù)算費(fèi)控的全程管理”支撐體系，
從上圖不難看出，一個(gè)科學(xué)完整的預(yù)算費(fèi)控管理體系涵蓋了從確認(rèn)費(fèi)控范圍、預(yù)算科目編制、預(yù)算申報(bào)、預(yù)算審批，到費(fèi)用申請(qǐng)與支出審批、預(yù)算預(yù)警，再到預(yù)算調(diào)整與結(jié)轉(zhuǎn)、預(yù)算分?jǐn)偱c預(yù)提，最后是預(yù)算分析與數(shù)據(jù)報(bào)表。
華天動(dòng)力用
OA系統(tǒng)構(gòu)建“預(yù)算費(fèi)控全程管理平臺(tái)”的亮點(diǎn)
1.確認(rèn)費(fèi)控邊界與預(yù)算科目
依據(jù)未來(lái)1-3年的發(fā)展戰(zhàn)略與未來(lái)1年的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)編制年度預(yù)算大綱報(bào)請(qǐng)高層管理者審批，預(yù)算編制的工作往往從確定費(fèi)控范圍開(kāi)始。
確定費(fèi)控的部門邊界
在實(shí)際操作中，不論超大型集團(tuán)、大中型組織，還是小微企業(yè)，其內(nèi)部并非所有的部門或分支機(jī)構(gòu)都需要被納入到預(yù)算費(fèi)控的范圍，
如上圖所示，對(duì)于像金信集團(tuán)這樣的大型集團(tuán)公司來(lái)說(shuō)，其個(gè)別三級(jí)單位就可以不被納入到費(fèi)控管理的范疇，比如集團(tuán)總部的總經(jīng)辦、人力資源部、財(cái)務(wù)部，除此之外的其它二級(jí)單位和三級(jí)部門都將被統(tǒng)一納入到預(yù)算費(fèi)控的管理范疇。
確定費(fèi)控的預(yù)算科目
財(cái)務(wù)部門在編制預(yù)算科目時(shí)，都會(huì)根據(jù)自身的特點(diǎn)對(duì)預(yù)算科目分級(jí)并確認(rèn)哪些費(fèi)用需要進(jìn)行預(yù)算費(fèi)控，哪些支出則不需要進(jìn)行費(fèi)控，一般會(huì)將費(fèi)用支出大致分為兩大類，第一類是管理費(fèi)用，主要包括工資、獎(jiǎng)金、保險(xiǎn)公積金、房租、水電，廣告費(fèi)、活動(dòng)費(fèi)、業(yè)務(wù)招待、差旅、交通、會(huì)務(wù)、培訓(xùn)等各類費(fèi)用；二是非管理費(fèi)用，比如營(yíng)業(yè)稅、增值稅、所得稅等各類稅費(fèi)。如下圖，
導(dǎo)入預(yù)算數(shù)據(jù)
財(cái)務(wù)部門分別就“費(fèi)控的部門邊界”和“預(yù)算科目”反復(fù)與高層管理者溝通確認(rèn)后，可以通過(guò)華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入接口，直接把預(yù)算數(shù)據(jù)從Excel預(yù)算模板或金蝶、用友、ERP等管理軟件導(dǎo)入OA系統(tǒng)中。
2.預(yù)算申報(bào)與審批
依據(jù)年度工作計(jì)劃申報(bào)年度預(yù)算
費(fèi)控范圍和預(yù)算科目確定之后，財(cái)務(wù)部門會(huì)在華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)中以“重要文件”的形式發(fā)布年度預(yù)算大綱，各部門或分子單位可在
OA系統(tǒng)里第一時(shí)間收到新消息提醒，按照預(yù)算大綱的要求和本部門/分子單位的年度/月度工作計(jì)劃與資金需求編制年度與月度預(yù)算，
從上圖“生產(chǎn)事業(yè)部年度/月度預(yù)算申報(bào)”可以看出，生產(chǎn)事業(yè)部在2018年申報(bào)的預(yù)算總額是400000元，預(yù)算科目分別為“差旅費(fèi)、管理費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)以及其他費(fèi)用”，同時(shí)生產(chǎn)事業(yè)部也對(duì)各月度預(yù)算進(jìn)行了申報(bào)。
年度預(yù)算的匯總與審批
各部門/分子單位在華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)中完成各自的預(yù)算申報(bào)后，
OA系統(tǒng)隨即匯總各部門/分子單位所申報(bào)的預(yù)算數(shù)據(jù)，并開(kāi)啟年度預(yù)算的審批流程，CFO、CEO/董事長(zhǎng)會(huì)結(jié)合年度財(cái)務(wù)指標(biāo)、年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃里的信息，以及各部門提交的年度工作計(jì)劃，研究并最終確定其年度與月度預(yù)算額度，如下圖。
3.費(fèi)用申請(qǐng)與報(bào)銷審批
預(yù)算內(nèi)費(fèi)用申請(qǐng)
基于華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)的預(yù)算費(fèi)控全程管理平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)一般費(fèi)用申請(qǐng)，如差旅費(fèi)、招待費(fèi)等各類費(fèi)用的申請(qǐng)流程，
上圖中，市場(chǎng)部在申請(qǐng)發(fā)布會(huì)廣告費(fèi)時(shí)，可以在華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)中提交請(qǐng)款單，在填寫表單時(shí)，可以添加相關(guān)附件“發(fā)布會(huì)廣告投放明細(xì)”和關(guān)聯(lián)表單“項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)表”。當(dāng)然，不同的單位對(duì)于預(yù)算費(fèi)用的管控強(qiáng)度不同，有的單位個(gè)別科目超預(yù)算不可追加，有的單位則對(duì)個(gè)別科目在超出當(dāng)月預(yù)算且在該科目項(xiàng)下年度預(yù)算尚未用完的情況下，仍可以成功提交費(fèi)用申請(qǐng)。
預(yù)算內(nèi)費(fèi)用報(bào)銷審批
對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的實(shí)際費(fèi)用支出，可以在
OA系統(tǒng)中提交費(fèi)用報(bào)銷單，比如市場(chǎng)部在市場(chǎng)推廣活動(dòng)中產(chǎn)生的招待費(fèi)用，在OA系統(tǒng)中提交“業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷單”，如下圖，
財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和其他領(lǐng)導(dǎo)在審批時(shí)，可以查看該筆申請(qǐng)是否在預(yù)算內(nèi)，該科目項(xiàng)下預(yù)算的可用余額是多少。特別地，在華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)中，正在審批中的預(yù)算額度會(huì)被暫時(shí)凍結(jié)，直到審批流程完成后該筆額度會(huì)被劃轉(zhuǎn)到“已用額度”中。
設(shè)置預(yù)算偏差預(yù)警
華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)可以對(duì)每個(gè)部門／分子單位的每個(gè)預(yù)算科目，依據(jù)不同的業(yè)務(wù)類型設(shè)置不同的預(yù)算臨界值預(yù)警，具體表現(xiàn)為一個(gè)“科目預(yù)警和允許偏差”，如下圖所示，
如果設(shè)置廣告費(fèi)科目預(yù)警為95%，則表示當(dāng)廣告投放實(shí)際發(fā)生費(fèi)用支出達(dá)到廣告預(yù)算額度95%以上時(shí)，
OA系統(tǒng)會(huì)發(fā)出預(yù)警提醒；有的單位允許個(gè)別預(yù)算科目的實(shí)際費(fèi)用支出超出預(yù)算額度的5%（允許偏差），當(dāng)實(shí)際費(fèi)用支出超過(guò)預(yù)算的105%時(shí)，則無(wú)法直接申請(qǐng)審批，需要進(jìn)行“預(yù)算外費(fèi)用的審批”。
預(yù)算外費(fèi)用審批
對(duì)于某些計(jì)劃外的特殊費(fèi)用支出，當(dāng)初在做預(yù)算時(shí)沒(méi)有編制相應(yīng)類目或業(yè)務(wù)的預(yù)算科目，或是已有預(yù)算科目因?yàn)槟承┨厥馇闆r實(shí)際費(fèi)用支出超出預(yù)算，華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)也可以提供在預(yù)算期內(nèi)新增預(yù)算科目和對(duì)已有科目的預(yù)算追加功能。
4.預(yù)算調(diào)整與結(jié)轉(zhuǎn)
預(yù)算調(diào)整
在實(shí)操中往往會(huì)出現(xiàn)兩種“預(yù)算不足”的情況，一種是總體預(yù)算不足，另一種是結(jié)構(gòu)性預(yù)算不足。對(duì)于總體預(yù)算不足的情況，可以在華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)里發(fā)起“追加預(yù)算”的申請(qǐng)流程，如下圖所示
所謂“結(jié)構(gòu)性預(yù)算不足”，比如市場(chǎng)部年度總體預(yù)算尚未用完，但是“廣告費(fèi)”項(xiàng)下的實(shí)際花費(fèi)已經(jīng)超過(guò)預(yù)算額度的105%，此時(shí)，可以在市場(chǎng)部總體預(yù)算內(nèi)部進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。
預(yù)算結(jié)轉(zhuǎn)
如果到當(dāng)月的最后一天預(yù)算沒(méi)有用完，華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)可以將其自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)到下月，并對(duì)相應(yīng)科目的預(yù)算額度進(jìn)行累加，但如果到一個(gè)財(cái)年結(jié)束仍有剩余預(yù)算，則系統(tǒng)默認(rèn)自動(dòng)清零。
5.預(yù)算分?jǐn)偱c預(yù)提
“公共費(fèi)用”的預(yù)算分?jǐn)?/strong>
對(duì)于進(jìn)行全面預(yù)算費(fèi)控的單位，除了上面提到的各個(gè)部門/分子單位的常見(jiàn)費(fèi)用，還有一個(gè)“公共費(fèi)用”的分支，比如房租、水電、網(wǎng)絡(luò)專線與電話費(fèi)用，財(cái)務(wù)部門需要把這些“公共費(fèi)用”分?jǐn)偟礁鱾€(gè)部門的預(yù)算里。
財(cái)年期末的費(fèi)用預(yù)提
不論財(cái)務(wù)年度是在12月封賬還是在次年的2、3月份封賬，只要在財(cái)年期末封賬前，哪個(gè)部門還有預(yù)算余額的，比如，IT部門在“IT系統(tǒng)建設(shè)費(fèi)”科目項(xiàng)下還有150萬(wàn)的可使用預(yù)算額度，IT部門就可以在OA系統(tǒng)里預(yù)提預(yù)算余額，確保IT系統(tǒng)采購(gòu)項(xiàng)目的順利執(zhí)行，待下一財(cái)年財(cái)務(wù)開(kāi)賬后，再報(bào)銷仍可計(jì)入上一財(cái)年預(yù)算。
6.多維預(yù)算分析與數(shù)據(jù)報(bào)表
華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)可以專門針對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行多維度的數(shù)據(jù)分析與呈現(xiàn)，高層管理人員可以隨時(shí)了解不同部門/分子單位、不同預(yù)算周期、不同預(yù)算科目的總額、已花費(fèi)金額、凍結(jié)中金額、剩余預(yù)算金額，如下圖所示，
同時(shí)，高層管理人員還可以從上圖中點(diǎn)選某個(gè)部門，按部門查看預(yù)算科目的費(fèi)用支出明細(xì)表，
上圖中，部門的年度預(yù)算總額，預(yù)算余額，已發(fā)生費(fèi)用，凍結(jié)費(fèi)用各占百分比，以及像差旅費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、招待費(fèi)這樣的預(yù)算科目的各項(xiàng)年度/月度數(shù)據(jù)都可以清晰地匯總在一張表上。
綜上不難看出，對(duì)預(yù)算和費(fèi)控的管理不能也不應(yīng)該僅僅停留在財(cái)務(wù)層面，也更不是一個(gè)財(cái)務(wù)部門所能完成的?；谌A天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)構(gòu)建的“預(yù)算費(fèi)控全程管理平臺(tái)”，可以對(duì)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程與執(zhí)行結(jié)果的反饋進(jìn)行有效管控，可以讓組織的預(yù)算管理、費(fèi)控管理不流于形式，真正落地執(zhí)行，可以統(tǒng)一組織各部門/分子單位的業(yè)務(wù)信息、項(xiàng)目信息、人力資源信息、以及工作計(jì)劃與費(fèi)用支出計(jì)劃，讓所有部門都參與進(jìn)來(lái)，讓預(yù)算費(fèi)控成為每個(gè)員工開(kāi)展工作所必需的“工具”而非阻礙進(jìn)度與工作效率的“枷鎖”。
同時(shí)，“預(yù)算費(fèi)控全程管理平臺(tái)”也可以使高層管理者/決策者隨時(shí)了解每一筆資金的流向，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算的實(shí)際執(zhí)行效果以及存在的問(wèn)題，逐一分析研究并采取相應(yīng)的控制策略，由此，華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)真正完成了從傳統(tǒng)的OA報(bào)銷審批到預(yù)算費(fèi)控全程管理的時(shí)代跨越。
OA系統(tǒng)：http://bankabmg.com/
