小張是一家大型公司新入職的采購人員，采購經(jīng)驗(yàn)可謂是小白一名，但是小張名校畢業(yè)，學(xué)習(xí)能力可謂是杠杠的，入職不到半年，業(yè)務(wù)能力已經(jīng)相當(dāng)熟練，被公司推薦為新員工代表為大家分享經(jīng)驗(yàn)。
小張說采購是個(gè)難干的活，并不像外行人看到的那樣光鮮亮麗，高大上，一句話能決定投標(biāo)者的命運(yùn)。采購工作有哪些特點(diǎn)？會砍價(jià)、會談判、會詢價(jià)，買的物美價(jià)廉的物品讓老板滿意；會看報(bào)表、深度了解行情、分析對比，多了解專業(yè)知識，尋找到好產(chǎn)品、好價(jià)格、好合作方；選擇適合自己的項(xiàng)目、編標(biāo)書、約供應(yīng)方、考察……這些都很片面。怎么樣做到腳踏實(shí)地，囊括采購核心，能落實(shí)以下幾點(diǎn)是關(guān)鍵，
OA系統(tǒng)能給采購提供很大助力，起到事半功倍的作用：
一、OA系統(tǒng)連接各部門，高效審批，快速溝通
小張介紹，采購工作的關(guān)鍵是連接，采購部不是需求發(fā)起部門也不是結(jié)束部門，采購處在中間位置，是和企業(yè)內(nèi)各部門打交道最多的部門。經(jīng)常需要連接的是財(cái)務(wù)部（成本）和項(xiàng)目部或工程部（需求最多的部門），除此之外還有設(shè)計(jì)部、銷售部、開發(fā)部、行政部等等都需要連接。設(shè)計(jì)部決定需要購買什么技術(shù)要求的東西，財(cái)務(wù)部控制付款，銷售部需要采購跑業(yè)務(wù)的物資，行政部需要采購公司內(nèi)部消耗品。
怎么有效的進(jìn)行溝通呢？OA采購系統(tǒng)提供了一個(gè)很好的平臺，如下圖，通過OA采購流程，把各部門緊密連接起來，從需求到立項(xiàng)，從合同到付款，從預(yù)算到審批再到執(zhí)行，
OA系統(tǒng)從整個(gè)采購的業(yè)務(wù)流程上形成了精準(zhǔn)的閉環(huán)管理。
小張說，例如行政部需要采購一批電腦，行政部把需求總結(jié)后通過
OA系統(tǒng)提交“行政采購申請表”審批流程流轉(zhuǎn)到采購部，采購部根據(jù)采購需求和資料庫中往期價(jià)格進(jìn)行對比評估報(bào)價(jià)，流轉(zhuǎn)到總經(jīng)理進(jìn)行審核，審核通過后，采購部著手采購，從供應(yīng)商列表中找到以前合作過的公司詢價(jià)比價(jià)砍價(jià)。比較后通過
OA系統(tǒng)提交給上級領(lǐng)導(dǎo)審閱，領(lǐng)導(dǎo)同意后簽合同進(jìn)行采購。電腦來了后，驗(yàn)收部門負(fù)責(zé)驗(yàn)收、登記、入庫。并通過OA系統(tǒng)走完行政部門、采購部門、驗(yàn)收部門三方驗(yàn)收流程，并入庫登記到物料庫中，最后財(cái)務(wù)根據(jù)設(shè)定好的付款提醒時(shí)間進(jìn)行付款，采購?fù)戤?。整個(gè)流程完全在OA系統(tǒng)上操作，流程完整記錄，采購人、驗(yàn)收人、審核人明確記錄，后期查閱容易，對采購專員來說，標(biāo)準(zhǔn)化的采購流程，很方便的把各部門都連接在一起，溝通非常暢通，如遇急需處理的采購單子，還可以通過OA系統(tǒng)關(guān)聯(lián)的微信進(jìn)行溝通，特別方便。
二、OA系統(tǒng)幫助采購人員既成為專家又成為雜家
采購人員另一個(gè)工作的特點(diǎn)是雜，采購有可能采購任何一種東西，要采購一件物品或者一種服務(wù)，最少要知道這個(gè)行業(yè)一些最基礎(chǔ)性的東西，否則很容易被坑。要對比，至少要知道哪些參數(shù)可以對比，如何對比。因?yàn)椴煌臇|西，參考值不一樣，比如鍍膜，鋁型材鍍膜越厚越好，玻璃鍍膜可能就是越薄越好，不懂就不知道如何對比。同時(shí)還需要能說服人，講得出道理，不然你的定標(biāo)報(bào)告會被反復(fù)打回，耽誤采購進(jìn)度。采購進(jìn)口的東西還要國際談判。總而言之，采購人要采購的東西很雜，接觸的人也行行色色，因此一個(gè)合格的采購人要是個(gè)專家，也要是個(gè)雜家。
針對這一點(diǎn)，小張介紹說，咱公司的
OA系統(tǒng)平臺就有強(qiáng)大的信息庫資源，信息庫中包含供應(yīng)商信息庫、材料信息庫、客戶信息庫、售后信息庫、采購信息庫。如下圖所示：
這樣采購專員學(xué)習(xí)相關(guān)的行業(yè)和采購知識就非常的方便。例如在供應(yīng)商信息庫中可以針對需求商品找到過往合作過的供應(yīng)商，看到相關(guān)的供應(yīng)商資料和評價(jià)；在材料信息庫中，看到過往商品的報(bào)價(jià)和同類商品進(jìn)行比價(jià)，同類商品直接的差異化，學(xué)習(xí)產(chǎn)品信息；在客戶信息庫中了解客戶的特點(diǎn)和具體需求；在售后信息庫中查到過往采購商品的質(zhì)量如何，返修率高不高，問題在哪；在采購信息庫中看到過往采購的報(bào)價(jià)、心得和所有采購過程，以及一些相關(guān)的行業(yè)知識。掌握這些一手的材料，后續(xù)采購、談判、砍價(jià)都能做到心中有數(shù)，事半功倍，既是專家也是雜家。
三、OA系統(tǒng)讓談錢不傷感情
第三個(gè)是錢。這是采購工作最顯著的特征，并且最敏感，因?yàn)槭?ldquo;花錢部門。錢花得有沒有道理，是不是花對了是關(guān)鍵。業(yè)內(nèi)有一句話說，無論你怎么壓價(jià)，監(jiān)察部門總能找到比你價(jià)格低的來說話。那么如何讓錢花的有理有據(jù)有支撐呢？
第一、
OA系統(tǒng)可以記錄采購花的每一分錢的走向，審批步驟和過程，保證采購的透明陽光。
第二、
OA系統(tǒng)自動化全功能數(shù)據(jù)視圖功能，能根據(jù)OA系統(tǒng)內(nèi)部強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫自動生成報(bào)表，這樣可以使采購數(shù)據(jù)得到強(qiáng)有力的支撐，讓數(shù)據(jù)有理可依。（如下圖所示）
第三、
OA系統(tǒng)讓采購的每個(gè)環(huán)節(jié)都有標(biāo)準(zhǔn)化的流程，標(biāo)準(zhǔn)化的招標(biāo)文件、合同、報(bào)告、申請、函件和訂單等表單格式，讓寫文件變的容易，審核變的方便。如下圖所示:標(biāo)準(zhǔn)化的“設(shè)備采購單”中不光有產(chǎn)品信息、備注等，還有流程的補(bǔ)充說明。
這樣采購過程清晰透明，價(jià)格有理有據(jù)，再也不怕監(jiān)察部門說自己亂花錢了，談錢再也不傷感情。
小張接著說，總之，采購是和錢打交道的部門，花錢的部門，為公司精打細(xì)算，把成本壓到最低，是每個(gè)好的采購必備的功課，
OA系統(tǒng)采購平臺，可以對采購的整個(gè)流程精準(zhǔn)的管理，對采購的知識架構(gòu)提供有用的素材，對采購的整體文案合理規(guī)范。除此之外，還能夠有效的連接各個(gè)部門，打通交流渠道。
OA系統(tǒng)采購平臺的的確確是采購新人快速摸透采購竅門的好幫手！
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