從采購(gòu)需求發(fā)起、預(yù)算與立項(xiàng)審批，到選擇供應(yīng)商、簽訂采購(gòu)合同，再到下單訂貨，付款，直至驗(yàn)收入庫(kù)，形成了對(duì)大中型組織采購(gòu)業(yè)務(wù)的全流程閉環(huán)管理。
1.采購(gòu)立項(xiàng)與預(yù)算審批
采購(gòu)需求
采購(gòu)源于需求，一般組織的采購(gòu)需求來(lái)源于兩方面，一是根據(jù)ERP的生產(chǎn)計(jì)劃發(fā)起采購(gòu)，二是根據(jù)各個(gè)部門在業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中對(duì)于必需的設(shè)備/物料發(fā)起采購(gòu)。
立項(xiàng)與預(yù)算審批
比如下圖所示，業(yè)務(wù)部門（辦公室）要訂購(gòu)一批筆記本電腦和其他辦公所需物料，在華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)中提交“采購(gòu)申請(qǐng)單”，
系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)已經(jīng)設(shè)置好的審批流程分別由相關(guān)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)采購(gòu)的物品以及預(yù)算進(jìn)行審批。對(duì)于涉及金額較高的大型項(xiàng)目、大型設(shè)備或大批量物品/材料的采購(gòu)?fù)€會(huì)有一個(gè)針對(duì)該項(xiàng)目的采購(gòu)立項(xiàng)/預(yù)算審批，如下圖所示，
各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)根據(jù)項(xiàng)目的重要程度，所需采購(gòu)物料的必要性、緊急程度，以及所需預(yù)算進(jìn)行逐級(jí)審批。
2.選擇供貨商與簽訂采購(gòu)合同
選擇供貨商
采購(gòu)的預(yù)算和立項(xiàng)審批通過(guò)后，采購(gòu)申請(qǐng)單會(huì)流轉(zhuǎn)到采購(gòu)部門，采購(gòu)部門首先會(huì)根據(jù)將要采購(gòu)的物品種類、技術(shù)參數(shù)、價(jià)格預(yù)算等信息，從供應(yīng)商系統(tǒng)中篩選已有的符合條件的供應(yīng)商，如下圖所示，
如上圖，選擇某一個(gè)供應(yīng)商，查看與該供應(yīng)商的歷史合作記錄，了解該供應(yīng)商之前都提供過(guò)哪些產(chǎn)品，型號(hào)規(guī)格如何，成交價(jià)格怎樣，如圖，
如果按照本次采購(gòu)項(xiàng)目的要求，在供應(yīng)商列表中沒(méi)有符合標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商，采購(gòu)部門就需要在市場(chǎng)上尋找符合要求的其他供應(yīng)商，采用招標(biāo)或競(jìng)價(jià)方式選擇新的供應(yīng)商，同時(shí)更新供應(yīng)商列表。
簽訂采購(gòu)合同
采購(gòu)部門與供應(yīng)商就產(chǎn)品/技術(shù)參數(shù)、價(jià)格、付款條款達(dá)成一致后，在
OA系統(tǒng)中發(fā)起“采購(gòu)合同申請(qǐng)”，如圖
如上圖，在采購(gòu)合同審批單中，將此次采購(gòu)合同中所有的“可變條款”都逐一列明，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在審批時(shí)無(wú)需再逐字逐句審其他“格式條款”。
3.下單與付款
提交訂貨單
采購(gòu)合同簽訂完成后，采購(gòu)人員會(huì)依據(jù)合同約定與采購(gòu)計(jì)劃，向供應(yīng)商下訂單，如圖，
合同付款
采購(gòu)人員可以按合同約定在華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)中設(shè)定分期付款計(jì)劃與付款提醒，
如上圖所示，對(duì)于設(shè)置分期付款的采購(gòu)合同，
OA系統(tǒng)內(nèi)會(huì)分設(shè)合同標(biāo)的總金額，已付與未付金額分別為多少，以及合同截至日期都分項(xiàng)列明。
下圖則分別列明了各個(gè)采購(gòu)合同的付款方式、金額，付款日期等合同付款情況，如下所示，
4.驗(yàn)收入庫(kù)
采購(gòu)物品到貨后，采購(gòu)部門協(xié)同庫(kù)管或業(yè)務(wù)需求部門對(duì)物品進(jìn)行驗(yàn)收，采購(gòu)人員需要在
OA系統(tǒng)中發(fā)起物品驗(yàn)收確認(rèn)單，由采購(gòu)項(xiàng)目的相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收確認(rèn)，如圖，
驗(yàn)收確認(rèn)后，采購(gòu)人員在
OA系統(tǒng)中提交入庫(kù)單，庫(kù)管確認(rèn)后即可辦理入庫(kù)，如圖，
5.采購(gòu)數(shù)據(jù)報(bào)表
數(shù)據(jù)視圖
華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)的特色之一就是可以將各個(gè)類型組織在采購(gòu)業(yè)務(wù)執(zhí)行與管理過(guò)程中產(chǎn)生的所有信息生成數(shù)據(jù)視圖，無(wú)論是采購(gòu)需求數(shù)據(jù)，采購(gòu)預(yù)算與立項(xiàng)數(shù)據(jù)，供應(yīng)商信息，合同信息與財(cái)務(wù)付款與發(fā)票信息，好像這些數(shù)據(jù)都被記錄在了采購(gòu)管理系統(tǒng)后臺(tái)的一個(gè)“數(shù)據(jù)庫(kù)”里，如圖，
形式多樣的數(shù)據(jù)圖表
組織的各級(jí)管理人員可以根據(jù)自身的實(shí)際業(yè)務(wù)管理需要，調(diào)用或讀取這個(gè)“數(shù)據(jù)庫(kù)”的各類數(shù)據(jù)，而生成形式多樣的數(shù)據(jù)圖表，如下圖，
上圖顯示了組織內(nèi)部各部門對(duì)各類型辦公設(shè)備及辦公用品的采購(gòu)需求，從上圖可知，各部門對(duì)筆記本打印機(jī)等辦公設(shè)備的總體采購(gòu)需求基本平衡，不同部門對(duì)單一種類的采購(gòu)需求略有不同，對(duì)復(fù)印紙、硒鼓墨盒類耗材的需求較高，所以從總體來(lái)看，各部門對(duì)辦公設(shè)備和辦公用品的采購(gòu)需求較為合理。
從上圖可以看出，組織過(guò)去一年各個(gè)月份的采購(gòu)實(shí)際支出基本都處于當(dāng)月預(yù)算金額的1/2-2/3以內(nèi)，全年只有四月份和十月份超出預(yù)算。
上圖展示了在過(guò)去一年的統(tǒng)計(jì)周期內(nèi)，各部門的采購(gòu)預(yù)算與實(shí)際付款金額之間的相對(duì)情況，從上圖可知，市場(chǎng)部，運(yùn)營(yíng)部和行政部全年的采購(gòu)花費(fèi)基本符合預(yù)期，研發(fā)部和產(chǎn)品部的實(shí)際投入略高于預(yù)算，而銷售部的實(shí)際采購(gòu)付款金額高出預(yù)算近50%，管理者可據(jù)此進(jìn)行分析總結(jié)，并讓下一年度的預(yù)算計(jì)劃更趨科學(xué)合理。
綜上所述，通過(guò)華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)對(duì)各類組織的采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行全流程精細(xì)化管理，既可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)ERP對(duì)業(yè)務(wù)流程、各個(gè)審批節(jié)點(diǎn)崗位權(quán)責(zé)上的功能缺失，又可以通過(guò)從需求申請(qǐng)、預(yù)算立項(xiàng)審批、供應(yīng)商選擇、簽約付款以及驗(yàn)收的業(yè)務(wù)閉環(huán)管理，最大限度地提高了采購(gòu)流程各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的透明度，讓組織內(nèi)部與外部各個(gè)相關(guān)方的決策和行為都有據(jù)可循；通過(guò)各個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)的規(guī)范表單與流程的操作，既可以在事前規(guī)避掉隱性風(fēng)險(xiǎn)，在事中進(jìn)行全程跟蹤，又可以在事后進(jìn)行追溯。由此可見(jiàn)，組織的精細(xì)化管理，皆源于此。
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