從采購需求發(fā)起、預算與立項審批，到選擇供應商、簽訂采購合同，再到下單訂貨，付款，直至驗收入庫，形成了對大中型組織采購業(yè)務(wù)的全流程閉環(huán)管理。
1.采購立項與預算審批
采購需求
采購源于需求，一般組織的采購需求來源于兩方面，一是根據(jù)ERP的生產(chǎn)計劃發(fā)起采購，二是根據(jù)各個部門在業(yè)務(wù)開展過程中對于必需的設(shè)備/物料發(fā)起采購。
立項與預算審批
比如下圖所示，業(yè)務(wù)部門（辦公室）要訂購一批筆記本電腦和其他辦公所需物料，在華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)中提交“采購申請單”，
系統(tǒng)會自動根據(jù)已經(jīng)設(shè)置好的審批流程分別由相關(guān)上級領(lǐng)導對采購的物品以及預算進行審批。對于涉及金額較高的大型項目、大型設(shè)備或大批量物品/材料的采購往往還會有一個針對該項目的采購立項/預算審批，如下圖所示，
各級領(lǐng)導會根據(jù)項目的重要程度，所需采購物料的必要性、緊急程度，以及所需預算進行逐級審批。
2.選擇供貨商與簽訂采購合同
選擇供貨商
采購的預算和立項審批通過后，采購申請單會流轉(zhuǎn)到采購部門，采購部門首先會根據(jù)將要采購的物品種類、技術(shù)參數(shù)、價格預算等信息，從供應商系統(tǒng)中篩選已有的符合條件的供應商，如下圖所示，
如上圖，選擇某一個供應商，查看與該供應商的歷史合作記錄，了解該供應商之前都提供過哪些產(chǎn)品，型號規(guī)格如何，成交價格怎樣，如圖，
如果按照本次采購項目的要求，在供應商列表中沒有符合標準的供應商，采購部門就需要在市場上尋找符合要求的其他供應商，采用招標或競價方式選擇新的供應商，同時更新供應商列表。
簽訂采購合同
采購部門與供應商就產(chǎn)品/技術(shù)參數(shù)、價格、付款條款達成一致后，在
OA系統(tǒng)中發(fā)起“采購合同申請”，如圖
如上圖，在采購合同審批單中，將此次采購合同中所有的“可變條款”都逐一列明，各級領(lǐng)導在審批時無需再逐字逐句審其他“格式條款”。
3.下單與付款
提交訂貨單
采購合同簽訂完成后，采購人員會依據(jù)合同約定與采購計劃，向供應商下訂單，如圖，
合同付款
采購人員可以按合同約定在華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)中設(shè)定分期付款計劃與付款提醒，
如上圖所示，對于設(shè)置分期付款的采購合同，
OA系統(tǒng)內(nèi)會分設(shè)合同標的總金額，已付與未付金額分別為多少，以及合同截至日期都分項列明。
下圖則分別列明了各個采購合同的付款方式、金額，付款日期等合同付款情況，如下所示，
4.驗收入庫
采購物品到貨后，采購部門協(xié)同庫管或業(yè)務(wù)需求部門對物品進行驗收，采購人員需要在
OA系統(tǒng)中發(fā)起物品驗收確認單，由采購項目的相關(guān)部門進行驗收確認，如圖，
驗收確認后，采購人員在
OA系統(tǒng)中提交入庫單，庫管確認后即可辦理入庫，如圖，
5.采購數(shù)據(jù)報表
數(shù)據(jù)視圖
華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)的特色之一就是可以將各個類型組織在采購業(yè)務(wù)執(zhí)行與管理過程中產(chǎn)生的所有信息生成數(shù)據(jù)視圖，無論是采購需求數(shù)據(jù)，采購預算與立項數(shù)據(jù)，供應商信息，合同信息與財務(wù)付款與發(fā)票信息，好像這些數(shù)據(jù)都被記錄在了采購管理系統(tǒng)后臺的一個“數(shù)據(jù)庫”里，如圖，
形式多樣的數(shù)據(jù)圖表
組織的各級管理人員可以根據(jù)自身的實際業(yè)務(wù)管理需要，調(diào)用或讀取這個“數(shù)據(jù)庫”的各類數(shù)據(jù)，而生成形式多樣的數(shù)據(jù)圖表，如下圖，
上圖顯示了組織內(nèi)部各部門對各類型辦公設(shè)備及辦公用品的采購需求，從上圖可知，各部門對筆記本打印機等辦公設(shè)備的總體采購需求基本平衡，不同部門對單一種類的采購需求略有不同，對復印紙、硒鼓墨盒類耗材的需求較高，所以從總體來看，各部門對辦公設(shè)備和辦公用品的采購需求較為合理。
從上圖可以看出，組織過去一年各個月份的采購實際支出基本都處于當月預算金額的1/2-2/3以內(nèi)，全年只有四月份和十月份超出預算。
上圖展示了在過去一年的統(tǒng)計周期內(nèi)，各部門的采購預算與實際付款金額之間的相對情況，從上圖可知，市場部，運營部和行政部全年的采購花費基本符合預期，研發(fā)部和產(chǎn)品部的實際投入略高于預算，而銷售部的實際采購付款金額高出預算近50%，管理者可據(jù)此進行分析總結(jié)，并讓下一年度的預算計劃更趨科學合理。
綜上所述，通過華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)對各類組織的采購業(yè)務(wù)進行全流程精細化管理，既可以彌補傳統(tǒng)ERP對業(yè)務(wù)流程、各個審批節(jié)點崗位權(quán)責上的功能缺失，又可以通過從需求申請、預算立項審批、供應商選擇、簽約付款以及驗收的業(yè)務(wù)閉環(huán)管理，最大限度地提高了采購流程各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)的透明度，讓組織內(nèi)部與外部各個相關(guān)方的決策和行為都有據(jù)可循；通過各個采購環(huán)節(jié)的規(guī)范表單與流程的操作，既可以在事前規(guī)避掉隱性風險，在事中進行全程跟蹤，又可以在事后進行追溯。由此可見，組織的精細化管理，皆源于此。
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