OA辦公系統(tǒng)可以在歸檔或轉(zhuǎn)存公文時只歸檔或轉(zhuǎn)存文件正文的內(nèi)容嗎？
OA系統(tǒng)在歸檔或轉(zhuǎn)存公文時可提前選擇是以文單和正文的形式還是只以正文的形式歸檔或轉(zhuǎn)存嗎？
可以使用華天動力
OA系統(tǒng)的“轉(zhuǎn)存及歸檔形式設(shè)置”的功能。
在審批流程結(jié)束后，對于重要的文件（尤其是公文）均要進行歸檔處理。傳統(tǒng)意義上的歸檔，是指將該文件打印后存入檔案室，形成檔案記錄的一部分。而在電子化工作流普及后，歸檔被分為了兩種：一種是傳統(tǒng)意義上的歸檔，要把文件歸到檔案管理中，同時即使是參與審批過程的人員也不能再看到該文件；另一種是指存入指定的文件庫中，以備未來查詢方便。為了滿足上述這兩種應(yīng)用，華天動力
OA的審批及公文收發(fā)文中均設(shè)置了歸檔和轉(zhuǎn)存兩個操作。
在公文收發(fā)文及審批流轉(zhuǎn)中，用戶可根據(jù)實際需要在“轉(zhuǎn)存”或“歸檔”操作之前設(shè)置以正文和簽批單的形式轉(zhuǎn)存或歸檔，還是只以正文的形式轉(zhuǎn)存或歸檔，設(shè)置后再做“轉(zhuǎn)存”或“歸檔”操作后其展現(xiàn)形式即為設(shè)置的形式。
歸檔的形式可選擇“歸檔發(fā)文正文和發(fā)文單”或“只歸檔發(fā)文正文”，選擇后進行“歸檔”操作可將公文以選擇的形式歸檔展現(xiàn)在檔案中心，原公文模塊中此單據(jù)不存在。
轉(zhuǎn)存的形式可選擇“轉(zhuǎn)存發(fā)文正文和發(fā)文單”或“只轉(zhuǎn)存發(fā)文正文”，選擇后進行“轉(zhuǎn)存”操作可將公文以選擇的形式轉(zhuǎn)存展現(xiàn)在文檔中心，原公文模塊中此單據(jù)還在。
公文的轉(zhuǎn)存及歸檔形式設(shè)置適用于哪種情況？下面我們共同看一下應(yīng)用場景。
辦公室主任劉曉宇（辦公室主任）向下屬轉(zhuǎn)達了晨會上領(lǐng)導(dǎo)們的要求：“隨著公文應(yīng)用范圍的不斷擴大，各類公文均在公文模塊內(nèi)存儲，給相應(yīng)人員的查找和閱讀帶來不便。為此，公司領(lǐng)導(dǎo)決定，將公文進行分類轉(zhuǎn)存和歸檔?，F(xiàn)要求人事類、制度類、宣傳教育類公文須轉(zhuǎn)存到文檔中心，只存檔正文部分即可，并授權(quán)給全單位人員閱讀查看。計劃類、報告總結(jié)類、決議類公文需要存儲在檔案中心保留文單及公文正文內(nèi)容，并根據(jù)角色逐一授權(quán)借閱權(quán)限，須經(jīng)審批后方可借閱。此項工作需由我們辦公室來完成，王英（行政秘書）負(fù)責(zé)檔案中心公文的整理，王大勇（后勤秘書）負(fù)責(zé)文檔中心公文的整理，需在本周內(nèi)完成此項工作，具體如何操作和實現(xiàn)我已聯(lián)系信息部姜經(jīng)理，由他協(xié)助我們在技術(shù)上完成此項工作，請各位重視并加緊辦理。”
部門會議結(jié)束后，王英（行政秘書）和王大勇（后勤秘書）都不太清楚應(yīng)該在OA中如何操作實現(xiàn)，于是求助姜程（信息部經(jīng)理）了解操作方法。
姜程（信息部經(jīng)理）了解到各位的問題后，耐心的一一解答：“大勇（后勤秘書），您負(fù)責(zé)類型的公文是要整理在文檔中心，并且只存儲正文部分即可，那么您需要到公文的轉(zhuǎn)存設(shè)置中先選擇‘只轉(zhuǎn)存發(fā)文正文’，然后在到公文模塊中找到您要轉(zhuǎn)存的公文，點擊轉(zhuǎn)存按鈕即可彈出文檔中心的各目錄，存儲在對應(yīng)目錄即可；英子（行政秘書），您負(fù)責(zé)類型的公文是要整理在檔案中心，文單和正文都要保留，那么您需要先在歸檔設(shè)置中選擇‘歸檔發(fā)文正文和發(fā)文單’，保存后在公文模塊中選擇對應(yīng)公文點‘歸檔’按鈕，就可以把公文歸檔到檔案中心了，不過您需注意，歸檔的公文必須是審批已完成的，并且歸檔以后的公文在原來的公文模塊中不存在了。”
“那我轉(zhuǎn)存的公文還會在公文模塊存在嗎？”大勇（后勤秘書）問。
“轉(zhuǎn)存的公文還是在的，并且不受審批狀態(tài)限制。”姜程（信息部經(jīng)理）回復(fù)。
“好的，我們知曉了，謝謝姜老師，如遇到問題在向您請教。”王英（行政秘書）和大勇（后勤秘書）異口同聲說。
姜程（信息部經(jīng)理）：“客氣了。”
那么，華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)中的公文轉(zhuǎn)存及歸檔形式設(shè)置是如何實現(xiàn)的呢？
轉(zhuǎn)存：
1.我們先說下轉(zhuǎn)存形式的設(shè)置方法，先進入到公文發(fā)文發(fā)文管理發(fā)文設(shè)置轉(zhuǎn)存設(shè)置中。
2.先選擇“轉(zhuǎn)存發(fā)文正文和發(fā)文單”，點擊“保存”按鈕，保存該設(shè)置。
3.我們找到“關(guān)于《公司來賓參觀接待辦法》的通知”的公文，將其轉(zhuǎn)存到文檔中心的規(guī)章制度下，看下“轉(zhuǎn)存發(fā)文正文和發(fā)文單”的展現(xiàn)效果。
4.如下圖是在文檔中心規(guī)章制度下找到我們轉(zhuǎn)存的“關(guān)于《公司來賓參觀接待辦法》的通知”公文，點開以后可以看到文單和公文正文兩部分。
5.我們再回到轉(zhuǎn)存設(shè)置畫面，選擇“只轉(zhuǎn)存發(fā)文正文”，然后“保存”此設(shè)置。
6.此次我們以“北京金信集團股份有限公司文件-薪酬管理體制”公文為例，將其轉(zhuǎn)存到規(guī)章制度下，看下“只轉(zhuǎn)存發(fā)文正文”的展現(xiàn)效果。
7.如下圖是在文檔中心規(guī)章制度下找到轉(zhuǎn)存的“北京金信集團股份有限公司文件-薪酬管理體制”公文，點開以后可以看到只有公文正文部分。
歸檔：
1.接下來我們再說下歸檔形式的設(shè)置方法，進入到公文發(fā)文發(fā)文管理發(fā)文設(shè)置歸檔設(shè)置中。
2.先選擇“歸檔發(fā)文正文和發(fā)文單”，點擊“保存”按鈕，保存該設(shè)置。
3.我們找到“北京金信集團關(guān)于安全生產(chǎn)檢查與隱患整改制度的意見”的公文，將其歸檔到檔案中心下，看下“歸檔發(fā)文正文和發(fā)文單”的展現(xiàn)效果。
4.如下圖是在檔案中心檔案瀏覽下找到我們歸檔的“北京金信集團關(guān)于安全生產(chǎn)檢查與隱患整改制度的意見”公文，點開以后可以看到文單和公文正文兩部分。
5.我們再回到歸檔設(shè)置畫面，選擇“只歸檔發(fā)文正文”，然后“保存”此設(shè)置。
6.此次我們以“北京金信集團采購工作實施辦法的報告”公文為例，將其歸檔到檔案中心下，看下“只歸檔發(fā)文正文”的展現(xiàn)效果。
7.如下圖是在檔案中心檔案瀏覽下找到歸檔的“北京金信集團采購工作實施辦法的報告”公文，點開以后可以看到只有公文正文部分。
華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)根據(jù)企事業(yè)單位的實際辦公需求，為用戶提供了“正文和簽批單”及“正文”兩種轉(zhuǎn)存、歸檔形式。為公文設(shè)置不同的轉(zhuǎn)存、歸檔形式有助于企事業(yè)單位規(guī)范管理公文，方便用戶對不同類型的文件設(shè)置借閱權(quán)限，保障涉密公文的私密性，同時為員工查詢調(diào)用文檔提供便利。
OA辦公系統(tǒng)：
http://bankabmg.com
