OA辦公系統(tǒng)可以在歸檔或轉(zhuǎn)存公文時(shí)只歸檔或轉(zhuǎn)存文件正文的內(nèi)容嗎？
OA系統(tǒng)在歸檔或轉(zhuǎn)存公文時(shí)可提前選擇是以文單和正文的形式還是只以正文的形式歸檔或轉(zhuǎn)存嗎？
可以使用華天動(dòng)力
OA系統(tǒng)的“轉(zhuǎn)存及歸檔形式設(shè)置”的功能。
在審批流程結(jié)束后，對(duì)于重要的文件（尤其是公文）均要進(jìn)行歸檔處理。傳統(tǒng)意義上的歸檔，是指將該文件打印后存入檔案室，形成檔案記錄的一部分。而在電子化工作流普及后，歸檔被分為了兩種：一種是傳統(tǒng)意義上的歸檔，要把文件歸到檔案管理中，同時(shí)即使是參與審批過程的人員也不能再看到該文件；另一種是指存入指定的文件庫中，以備未來查詢方便。為了滿足上述這兩種應(yīng)用，華天動(dòng)力
OA的審批及公文收發(fā)文中均設(shè)置了歸檔和轉(zhuǎn)存兩個(gè)操作。
在公文收發(fā)文及審批流轉(zhuǎn)中，用戶可根據(jù)實(shí)際需要在“轉(zhuǎn)存”或“歸檔”操作之前設(shè)置以正文和簽批單的形式轉(zhuǎn)存或歸檔，還是只以正文的形式轉(zhuǎn)存或歸檔，設(shè)置后再做“轉(zhuǎn)存”或“歸檔”操作后其展現(xiàn)形式即為設(shè)置的形式。
歸檔的形式可選擇“歸檔發(fā)文正文和發(fā)文單”或“只歸檔發(fā)文正文”，選擇后進(jìn)行“歸檔”操作可將公文以選擇的形式歸檔展現(xiàn)在檔案中心，原公文模塊中此單據(jù)不存在。
轉(zhuǎn)存的形式可選擇“轉(zhuǎn)存發(fā)文正文和發(fā)文單”或“只轉(zhuǎn)存發(fā)文正文”，選擇后進(jìn)行“轉(zhuǎn)存”操作可將公文以選擇的形式轉(zhuǎn)存展現(xiàn)在文檔中心，原公文模塊中此單據(jù)還在。
公文的轉(zhuǎn)存及歸檔形式設(shè)置適用于哪種情況？下面我們共同看一下應(yīng)用場(chǎng)景。
辦公室主任劉曉宇（辦公室主任）向下屬轉(zhuǎn)達(dá)了晨會(huì)上領(lǐng)導(dǎo)們的要求：“隨著公文應(yīng)用范圍的不斷擴(kuò)大，各類公文均在公文模塊內(nèi)存儲(chǔ)，給相應(yīng)人員的查找和閱讀帶來不便。為此，公司領(lǐng)導(dǎo)決定，將公文進(jìn)行分類轉(zhuǎn)存和歸檔?，F(xiàn)要求人事類、制度類、宣傳教育類公文須轉(zhuǎn)存到文檔中心，只存檔正文部分即可，并授權(quán)給全單位人員閱讀查看。計(jì)劃類、報(bào)告總結(jié)類、決議類公文需要存儲(chǔ)在檔案中心保留文單及公文正文內(nèi)容，并根據(jù)角色逐一授權(quán)借閱權(quán)限，須經(jīng)審批后方可借閱。此項(xiàng)工作需由我們辦公室來完成，王英（行政秘書）負(fù)責(zé)檔案中心公文的整理，王大勇（后勤秘書）負(fù)責(zé)文檔中心公文的整理，需在本周內(nèi)完成此項(xiàng)工作，具體如何操作和實(shí)現(xiàn)我已聯(lián)系信息部姜經(jīng)理，由他協(xié)助我們?cè)诩夹g(shù)上完成此項(xiàng)工作，請(qǐng)各位重視并加緊辦理。”
部門會(huì)議結(jié)束后，王英（行政秘書）和王大勇（后勤秘書）都不太清楚應(yīng)該在OA中如何操作實(shí)現(xiàn)，于是求助姜程（信息部經(jīng)理）了解操作方法。
姜程（信息部經(jīng)理）了解到各位的問題后，耐心的一一解答：“大勇（后勤秘書），您負(fù)責(zé)類型的公文是要整理在文檔中心，并且只存儲(chǔ)正文部分即可，那么您需要到公文的轉(zhuǎn)存設(shè)置中先選擇‘只轉(zhuǎn)存發(fā)文正文’，然后在到公文模塊中找到您要轉(zhuǎn)存的公文，點(diǎn)擊轉(zhuǎn)存按鈕即可彈出文檔中心的各目錄，存儲(chǔ)在對(duì)應(yīng)目錄即可；英子（行政秘書），您負(fù)責(zé)類型的公文是要整理在檔案中心，文單和正文都要保留，那么您需要先在歸檔設(shè)置中選擇‘歸檔發(fā)文正文和發(fā)文單’，保存后在公文模塊中選擇對(duì)應(yīng)公文點(diǎn)‘歸檔’按鈕，就可以把公文歸檔到檔案中心了，不過您需注意，歸檔的公文必須是審批已完成的，并且歸檔以后的公文在原來的公文模塊中不存在了。”
“那我轉(zhuǎn)存的公文還會(huì)在公文模塊存在嗎？”大勇（后勤秘書）問。
“轉(zhuǎn)存的公文還是在的，并且不受審批狀態(tài)限制。”姜程（信息部經(jīng)理）回復(fù)。
“好的，我們知曉了，謝謝姜老師，如遇到問題在向您請(qǐng)教。”王英（行政秘書）和大勇（后勤秘書）異口同聲說。
姜程（信息部經(jīng)理）：“客氣了。”
那么，華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)中的公文轉(zhuǎn)存及歸檔形式設(shè)置是如何實(shí)現(xiàn)的呢？
轉(zhuǎn)存：
1.我們先說下轉(zhuǎn)存形式的設(shè)置方法，先進(jìn)入到公文發(fā)文發(fā)文管理發(fā)文設(shè)置轉(zhuǎn)存設(shè)置中。
2.先選擇“轉(zhuǎn)存發(fā)文正文和發(fā)文單”，點(diǎn)擊“保存”按鈕，保存該設(shè)置。
3.我們找到“關(guān)于《公司來賓參觀接待辦法》的通知”的公文，將其轉(zhuǎn)存到文檔中心的規(guī)章制度下，看下“轉(zhuǎn)存發(fā)文正文和發(fā)文單”的展現(xiàn)效果。
4.如下圖是在文檔中心規(guī)章制度下找到我們轉(zhuǎn)存的“關(guān)于《公司來賓參觀接待辦法》的通知”公文，點(diǎn)開以后可以看到文單和公文正文兩部分。
5.我們?cè)倩氐睫D(zhuǎn)存設(shè)置畫面，選擇“只轉(zhuǎn)存發(fā)文正文”，然后“保存”此設(shè)置。
6.此次我們以“北京金信集團(tuán)股份有限公司文件-薪酬管理體制”公文為例，將其轉(zhuǎn)存到規(guī)章制度下，看下“只轉(zhuǎn)存發(fā)文正文”的展現(xiàn)效果。
7.如下圖是在文檔中心規(guī)章制度下找到轉(zhuǎn)存的“北京金信集團(tuán)股份有限公司文件-薪酬管理體制”公文，點(diǎn)開以后可以看到只有公文正文部分。
歸檔：
1.接下來我們?cè)僬f下歸檔形式的設(shè)置方法，進(jìn)入到公文發(fā)文發(fā)文管理發(fā)文設(shè)置歸檔設(shè)置中。
2.先選擇“歸檔發(fā)文正文和發(fā)文單”，點(diǎn)擊“保存”按鈕，保存該設(shè)置。
3.我們找到“北京金信集團(tuán)關(guān)于安全生產(chǎn)檢查與隱患整改制度的意見”的公文，將其歸檔到檔案中心下，看下“歸檔發(fā)文正文和發(fā)文單”的展現(xiàn)效果。
4.如下圖是在檔案中心檔案瀏覽下找到我們歸檔的“北京金信集團(tuán)關(guān)于安全生產(chǎn)檢查與隱患整改制度的意見”公文，點(diǎn)開以后可以看到文單和公文正文兩部分。
5.我們?cè)倩氐綒w檔設(shè)置畫面，選擇“只歸檔發(fā)文正文”，然后“保存”此設(shè)置。
6.此次我們以“北京金信集團(tuán)采購工作實(shí)施辦法的報(bào)告”公文為例，將其歸檔到檔案中心下，看下“只歸檔發(fā)文正文”的展現(xiàn)效果。
7.如下圖是在檔案中心檔案瀏覽下找到歸檔的“北京金信集團(tuán)采購工作實(shí)施辦法的報(bào)告”公文，點(diǎn)開以后可以看到只有公文正文部分。
華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)根據(jù)企事業(yè)單位的實(shí)際辦公需求，為用戶提供了“正文和簽批單”及“正文”兩種轉(zhuǎn)存、歸檔形式。為公文設(shè)置不同的轉(zhuǎn)存、歸檔形式有助于企事業(yè)單位規(guī)范管理公文，方便用戶對(duì)不同類型的文件設(shè)置借閱權(quán)限，保障涉密公文的私密性，同時(shí)為員工查詢調(diào)用文檔提供便利。
OA辦公系統(tǒng)：
http://bankabmg.com
