隨著市場競爭愈發(fā)殘酷，越來越多的企事業(yè)單位紛紛放棄傳統(tǒng)辦公方式，轉(zhuǎn)而選擇協(xié)同OA辦公系統(tǒng)。為什么協(xié)同OA系統(tǒng)遍受歡迎？與傳統(tǒng)辦公方式相比，協(xié)同OA價(jià)值體現(xiàn)在哪里？
傳統(tǒng)辦公主要承擔(dān)著上傳下達(dá)、辦公物品管理、檔案管理、制度實(shí)施過程中的監(jiān)督以及其它事務(wù)辦理等工作。在傳統(tǒng)的辦公模式中，工作人員之間最基本的聯(lián)系是溝通、協(xié)調(diào)和控制。就一般而言，辦公管理離不開文件的制作、修改、傳遞、簽定、保存、存檔。部門內(nèi)部及部門之間的任務(wù)完成完全靠人力或借助傳統(tǒng)的交通工具等手段完成。但是隨著現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)辦公的弊端也逐漸顯現(xiàn)出來，比如管理模式陳舊，辦公只與自己業(yè)務(wù)密切相關(guān)的部分有聯(lián)系，企業(yè)內(nèi)的各種信息被分成了一個(gè)個(gè)孤島；管理成本昂貴，人力資源和辦公資源經(jīng)常被閑置或利用率低；辦公效率和管理效率低下等等。所以為解決這些管理上的不足，人們想出了一個(gè)新的辦法——協(xié)同OA軟件。
“協(xié)同”是指元素對元素的相干能力，表現(xiàn)了元素在整體發(fā)展運(yùn)行過程中協(xié)調(diào)與合作的性質(zhì)。而近年來興起的“協(xié)同OA辦公系統(tǒng)”，是一種輔助多人多組織共同完成管理事務(wù)的應(yīng)用OA軟件，通過優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，和加強(qiáng)以知識為主的信息共享與溝通，來提升人員的工作效率，增強(qiáng)應(yīng)用單位的管理執(zhí)行力。協(xié)同OA軟件分別在文檔、行政、人事、項(xiàng)目、客戶、財(cái)務(wù)、物流、生產(chǎn)等管理方面有廣泛應(yīng)用。協(xié)同軟件有三個(gè)顯著的特征：第一是以“管理層”為中心，以“管理層”為根本的元素和出發(fā)點(diǎn)來設(shè)計(jì)和構(gòu)造應(yīng)用；第二是以“組織行為”為管理根本，即對組織行為中的“角色、事件、資源、流程、規(guī)則、狀態(tài)、結(jié)果”等要素進(jìn)行管理；第三是以管理組織中占信息總量80%的“非結(jié)構(gòu)化”信息為重點(diǎn)。
下面我們共同分析一下“協(xié)同”OA的價(jià)值。
一、規(guī)范辦公管理
以一線OA廠商華天動(dòng)力OA為例，協(xié)同OA系統(tǒng)通過建立內(nèi)部的通信平臺(tái)、建立信息發(fā)布平臺(tái)、加強(qiáng)工作流程等等方面規(guī)范企事業(yè)單位辦公管理。主要包括公文管理，車輛管理，辦公物資管理，圖書管理，檔案管理，會(huì)議管理等，實(shí)現(xiàn)信息共享、及時(shí)溝通。
例1：在華天動(dòng)力OA系統(tǒng)中的即時(shí)通訊中，為溝通聯(lián)系使用，系統(tǒng)通過人事檔案的數(shù)據(jù)采集自動(dòng)生成公司通訊錄，并支持OA手機(jī)APP的同步顯示。支持公共通訊錄的共享，提供個(gè)人通訊錄。通訊錄提供字母索引，按名稱查詢等常用的快速檢索方式。
例2：在華天動(dòng)力OA系統(tǒng)中的檔案管理中，為了員工上手更加容易，檔案管理沿用了紙質(zhì)檔案的各項(xiàng)專用術(shù)語，檔案分為類目、案卷、檔案三個(gè)級別，使得檔案整理更加明了。華天動(dòng)力OA分類管理也明確了人員任務(wù)分工，工作交集少，提高了工作效率。
例3：在華天動(dòng)力OA系統(tǒng)中的固定資產(chǎn)管理中，通過引入新穎的固定資產(chǎn)信息登記和動(dòng)態(tài)的資產(chǎn)變動(dòng)跟蹤機(jī)制，對企業(yè)的固定資產(chǎn)進(jìn)行比較全面的管理，包括資產(chǎn)登記、領(lǐng)用、保修、盤點(diǎn)、折舊、統(tǒng)計(jì)等一系列管理工作。能準(zhǔn)確計(jì)算固定資產(chǎn)的折舊，具有詳盡的資產(chǎn)報(bào)表管理，可以實(shí)時(shí)查詢資產(chǎn)的臺(tái)賬、領(lǐng)用、報(bào)廢、報(bào)修、流向和折舊情況。加強(qiáng)了固定資產(chǎn)的分級管理，為企業(yè)的經(jīng)營決策提供科學(xué)的依據(jù)。
二、提高辦公效率
協(xié)同OA系統(tǒng)較傳統(tǒng)辦公方式，極大地提高了辦公的效率 ，減少了企業(yè)在人力上的投資， 以前一個(gè)部門一個(gè)文員，天天忙著找領(lǐng)導(dǎo)簽字，用了OA軟件后企事業(yè)單位就不需要這么多文員了，或總是去找領(lǐng)導(dǎo)簽了，在系統(tǒng)中提個(gè)單上去就可以了，超時(shí)沒審，自動(dòng)提醒，提高了工作效率。
談到OA能夠提高工作效率，就不得不提到OA提高工作效率的關(guān)鍵——工作流。而作為工作流管理專家的華天動(dòng)力OA，擁有十大工作流程，能夠滿足幾乎所以企事業(yè)單位的需求。例如華天動(dòng)力OA審批流程的自動(dòng)存檔節(jié)點(diǎn)。
公司內(nèi)審核單據(jù)都需要存檔，每天逐一手動(dòng)存檔太麻煩了，OA系統(tǒng)可否實(shí)現(xiàn)自動(dòng)？華天動(dòng)力OA系統(tǒng)的自動(dòng)存檔節(jié)點(diǎn)就OK了。
如下圖：領(lǐng)導(dǎo)審批節(jié)點(diǎn)后增加自動(dòng)存檔節(jié)點(diǎn)，在流程審批結(jié)束以后，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)提前設(shè)置好的存檔目錄將此流程存儲(chǔ)在對應(yīng)目錄下。
那么，華天動(dòng)力OA系統(tǒng)中自動(dòng)存檔節(jié)點(diǎn)又是如何實(shí)現(xiàn)的呢？
1、我們以簽呈單模板為例說明下如何設(shè)置自動(dòng)存檔節(jié)點(diǎn)。首先我們進(jìn)入審批流轉(zhuǎn)—審批管理—審批設(shè)置—審批模板設(shè)置找到簽呈單模板。進(jìn)入到流程設(shè)置畫面中，點(diǎn)擊自動(dòng)存檔節(jié)點(diǎn)的按鈕創(chuàng)建一個(gè)自動(dòng)存檔節(jié)點(diǎn)，然后將此節(jié)點(diǎn)放在流程的最后。如下圖所示：
2、然后我們到文檔中心下建立存檔目錄，如下圖的規(guī)章制度下的簽呈文件夾。
3、第三步，到審批流轉(zhuǎn)—審批管理—審批設(shè)置—審批模板設(shè)置中找到簽呈單，勾選后點(diǎn)擊設(shè)置存檔類目按鈕進(jìn)入到存檔類目設(shè)置畫面：
1）選擇存檔類目：我們選擇提前設(shè)置好的簽呈文件夾。
2）設(shè)置存檔名稱：可按照模板標(biāo)題、部門、姓名、年月日及模板上的控件設(shè)置存檔名稱規(guī)則。
在全部設(shè)置完畢之后點(diǎn)擊保存按鈕則完成設(shè)置工作。
4、我們起草一個(gè)單據(jù)看下使用效果：先用王英（行政秘書）的帳號起草簽呈單，填寫內(nèi)容后點(diǎn)擊發(fā)送按鈕流轉(zhuǎn)到審批人劉曉宇（辦公室主任）帳號。
5、劉曉宇（辦公室主任）收到待辦后點(diǎn)擊同意按鈕完成單據(jù)審批。由于我們是在劉曉宇（辦公室主任）的審批節(jié)點(diǎn)后設(shè)置的自動(dòng)存檔節(jié)點(diǎn)，那么我們查看下簽呈文件夾下是否有此審批單。
6、我們打開簽呈文件夾可以看到此文件夾下存在我們剛剛發(fā)起的測試單據(jù)。
7、點(diǎn)擊單據(jù)名稱可以直接打開模板查看。
這樣的工作流程審批對于華天動(dòng)力OA來說，小case啦！
三、降低辦公費(fèi)用
將傳統(tǒng)的紙張?zhí)顚戇^程電子化，尤其是長途電話、傳真、復(fù)印、打印和辦公用紙費(fèi)用，真正實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的標(biāo)志。比如，辦公室用品常出現(xiàn)無故丟失、損壞、浪費(fèi)、分配不均、不配套、進(jìn)價(jià)過高等現(xiàn)象，無疑增加了公司在辦公室用品這塊的費(fèi)用。而通過OA系統(tǒng)對辦公用品的有效管理，相信對企事業(yè)單位辦公費(fèi)用的降低起了極大的促進(jìn)作用。
華天動(dòng)力OA系統(tǒng)的辦公用品模塊根據(jù)單位的辦公用品的購買，入庫，領(lǐng)用流程而設(shè)計(jì)的，特別適用于分批次購買，各部門領(lǐng)用的模式，具有完善的輸入，統(tǒng)計(jì)，查詢功能。這樣就更可以合理規(guī)范對企業(yè)辦公用品的管理。如圖所示
總而言之，與傳統(tǒng)辦公方式相比，協(xié)同OA系統(tǒng)的價(jià)值優(yōu)勢很多。包括能夠規(guī)范辦公管理、提高辦公效率、降低辦公費(fèi)用等等。
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