公司內(nèi)審核單據(jù)都需要存檔，每天逐一手動(dòng)存檔太麻煩了，OA系統(tǒng)可否實(shí)現(xiàn)自動(dòng)？
可以使用華天動(dòng)力OA工作流中自動(dòng)存檔節(jié)點(diǎn)的功能。
自動(dòng)存檔節(jié)點(diǎn)指的是模板設(shè)定存儲(chǔ)目錄后，該節(jié)點(diǎn)可自動(dòng)將表單存儲(chǔ)在設(shè)定好的目錄下，通常將自動(dòng)存檔節(jié)點(diǎn)設(shè)置于流程最后一步。
如下圖：領(lǐng)導(dǎo)審批節(jié)點(diǎn)后增加自動(dòng)存檔節(jié)點(diǎn)，在流程審批結(jié)束以后，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)提前設(shè)置好的存檔目錄將此流程存儲(chǔ)在對(duì)應(yīng)目錄下。
自動(dòng)存檔節(jié)點(diǎn)適用于哪種情況？接下來(lái)我們共同看一下應(yīng)用場(chǎng)景。
午休時(shí)，王英（行政秘書(shū)）同辦公室及信息部的幾位同事一起吃工作餐。
此時(shí)王英（行政秘書(shū)）提到一個(gè)事情：“今天，領(lǐng)導(dǎo)給我個(gè)非常艱巨的任務(wù)，需要將OA中所有的審批單據(jù)都逐一存檔在文檔中心下，按照不同的類(lèi)別保存。咱們現(xiàn)在什么工作都通過(guò)OA來(lái)執(zhí)行，OA系統(tǒng)里面有海量的單據(jù)，工作倒是不難，就是一個(gè)一個(gè)存檔真是太費(fèi)勁了。而且以后也會(huì)有源源不斷的單據(jù)出現(xiàn)，永無(wú)止境啊。”
婁軍（財(cái)務(wù)經(jīng)理）笑說(shuō)：“找我啊，此事好辦，我可以幫您解決。”
王英（行政秘書(shū)）欣喜：“真的啊，那太好了?？煺f(shuō)說(shuō)怎么辦？”
婁軍（財(cái)務(wù)經(jīng)理）：“咱們OA中有個(gè)自動(dòng)存檔的節(jié)點(diǎn)，我可以幫您將每個(gè)模板流程中都加上這節(jié)點(diǎn)，等以后再有單據(jù)產(chǎn)生則會(huì)自動(dòng)存檔到提前設(shè)置好的目錄下，這樣以后發(fā)起的單據(jù)就不需要您手動(dòng)存檔了。但是您得提前告知我存儲(chǔ)路徑的文件夾，我好設(shè)置。”
王英（行政秘書(shū)）高興說(shuō)：“真的是太好了，我回去整理下告知您。這頓飯我請(qǐng)，感謝您幫我這么大的忙。”
婁軍（財(cái)務(wù)經(jīng)理）壞笑：“那我可得吃點(diǎn)好的，哈哈。”
那么，華天動(dòng)力OA系統(tǒng)中自動(dòng)存檔節(jié)點(diǎn)又是如何實(shí)現(xiàn)的呢？
1.我們以簽呈單模板為例說(shuō)明下如何設(shè)置自動(dòng)存檔節(jié)點(diǎn)。首先我們進(jìn)入審批流轉(zhuǎn)—審批管理—審批設(shè)置—審批模板設(shè)置找到簽呈單模板。進(jìn)入到流程設(shè)置畫(huà)面中，點(diǎn)擊自動(dòng)存檔節(jié)點(diǎn)的按鈕創(chuàng)建一個(gè)自動(dòng)存檔節(jié)點(diǎn)，然后將此節(jié)點(diǎn)放在流程的最后。如下圖所示：
2.然后我們到文檔中心下建立存檔目錄，如下圖的規(guī)章制度下的簽呈文件夾。
3.第三步，到審批流轉(zhuǎn)—審批管理—審批設(shè)置—審批模板設(shè)置中找到簽呈單，勾選后點(diǎn)擊設(shè)置存檔類(lèi)目按鈕進(jìn)入到存檔類(lèi)目設(shè)置畫(huà)面：
1）選擇存檔類(lèi)目：我們選擇提前設(shè)置好的簽呈文件夾。
2）設(shè)置存檔名稱(chēng)：可按照模板標(biāo)題、部門(mén)、姓名、年月日及模板上的控件設(shè)置存檔名稱(chēng)規(guī)則。
在全部設(shè)置完畢之后點(diǎn)擊保存按鈕則完成設(shè)置工作。
4.我們起草一個(gè)單據(jù)看下使用效果：先用王英（行政秘書(shū)）的帳號(hào)起草簽呈單，填寫(xiě)內(nèi)容后點(diǎn)擊發(fā)送按鈕流轉(zhuǎn)到審批人劉曉宇（辦公室主任）帳號(hào)。
5.劉曉宇（辦公室主任）收到待辦后點(diǎn)擊同意按鈕完成單據(jù)審批。由于我們是在劉曉宇（辦公室主任）的審批節(jié)點(diǎn)后設(shè)置的自動(dòng)存檔節(jié)點(diǎn)，那么我們查看下簽呈文件夾下是否有此審批單。
6.我們打開(kāi)簽呈文件夾可以看到此文件夾下存在我們剛剛發(fā)起的測(cè)試單據(jù)。
7.點(diǎn)擊單據(jù)名稱(chēng)可以直接打開(kāi)模板查看。
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