合同是現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)往來的重要形式，合同管理作為OA辦公系統(tǒng)中常見的功能之一，是企業(yè)管理的一個(gè)重要方面。從銷售到采購(gòu)，從合同的數(shù)據(jù)、歸檔處理等，合同應(yīng)該包括哪些部分？如何做好OA系統(tǒng)中的合同管理？OA系統(tǒng)中成熟的合同管理具備什么要素？
從合同的登記、審批到付款計(jì)劃、合同評(píng)估、進(jìn)度把控、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督，合同管理有多個(gè)方面的理解，以華天動(dòng)力OA系統(tǒng)中的合同管理為案例。
一．合同內(nèi)容管理
成熟的合同管理應(yīng)該包括多個(gè)模塊，多以表單的形式展現(xiàn)。合同內(nèi)容管理可以使用華天動(dòng)力OA系統(tǒng)與word、excel接軌并支持在線編輯等管理。
華天動(dòng)力OA系統(tǒng)合同管理模塊在功能結(jié)構(gòu)上包括：
合同臺(tái)帳：一次性錄入，多次使用；
付款計(jì)劃：新建修改，簡(jiǎn)單方便，不羅嗦；
合同范本：統(tǒng)一管理，隨機(jī)使用；
合同提醒：付款提醒，合同截止提醒，自由設(shè)定提醒時(shí)間提醒人；
合同報(bào)表：常用的月度、季度、年度合同報(bào)表可隨時(shí)下載；
后臺(tái)設(shè)置：支持對(duì)往來單位、商品的維護(hù)以及流程的設(shè)定
在合同的內(nèi)容設(shè)置上，采購(gòu)合同可以一次性錄入合同、相關(guān)計(jì)劃、評(píng)價(jià)、進(jìn)度、風(fēng)險(xiǎn)，第二次簽訂合同，可沿用之前的合同。
基礎(chǔ)設(shè)置:往來單位即合同乙方，可以批量導(dǎo)入往來單位，可以對(duì)單位進(jìn)行分類管理。商品信息也可批量導(dǎo)入。
合同范本：可以關(guān)聯(lián)商品，不同的商品可以對(duì)應(yīng)不同的范本，也可多個(gè)商品使用統(tǒng)一范本。
合同提醒：可以自由設(shè)置提醒時(shí)間，提醒人；使用顏色標(biāo)記超期和即將超期的付款計(jì)劃和合同。
合同報(bào)表：提供5種常用報(bào)表：月度采購(gòu)合同匯總，季度采購(gòu)合同匯總，年度采購(gòu)合同匯總，付款明細(xì)報(bào)表，匯款明細(xì)報(bào)表。
二．合同審批管理
企業(yè)合同管理是一個(gè)相對(duì)復(fù)雜的管理體系，華天動(dòng)力基于P(計(jì)劃)→D(執(zhí)行)→C(檢查)→A（分析）管理循環(huán)，以合同管理的流程分析為基礎(chǔ)，從企業(yè)內(nèi)控和風(fēng)險(xiǎn)管理的視角形成合同管理的生命周期并最終落實(shí)在合同管理各個(gè)環(huán)節(jié)的管控中。
以流程分析為基礎(chǔ)，合同審批成為考量合同管理的重要因素。
?。?）前期：合同類別梳理和流程的優(yōu)化
企業(yè)合同管理是一個(gè)相對(duì)復(fù)雜多元的管理體系，華天動(dòng)力OA系統(tǒng)對(duì)合同發(fā)生的整個(gè)過程 （科目類別、合同規(guī)劃、供應(yīng)商管理、合同登記、合同審批、合同付款、合同變更、合同結(jié)算、合同臺(tái)賬以及與合同業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)相關(guān)的各類明細(xì)及統(tǒng)計(jì)報(bào)表） 進(jìn)行了全方位的規(guī)劃和分類，對(duì)所有涉及合同業(yè)務(wù)的流程進(jìn)行優(yōu)化和梳理。
?。?）審批過程中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、查詢與調(diào)用
按用戶需求對(duì)不同階段不同類型類別的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行定義，同時(shí)根據(jù)部門權(quán)責(zé)和審批要點(diǎn)通過表單工具和流程引擎進(jìn)行固化和控制， 使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和崗位在業(yè)務(wù)流程發(fā)生的過程中進(jìn)行合理科學(xué)的管控，對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)表單和業(yè)務(wù)屬性按照需求進(jìn)行充分的關(guān)聯(lián)，使用戶在過程中極為方便的查詢和調(diào)用。
合同審批過程監(jiān)控
合同登記管理—合同信息臺(tái)賬
合同審批數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)\查詢\調(diào)用
付款與資金計(jì)劃相關(guān)聯(lián)
（3）后期提供數(shù)據(jù)分析報(bào)表
華天動(dòng)力OA通過其強(qiáng)大的報(bào)表引擎進(jìn)行各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的匯總分析，為企業(yè)資金管理提供規(guī)范和及時(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，為決策提供充分的科學(xué)依據(jù)。
報(bào)表1
報(bào)表2
三．合同存放管理
通過權(quán)限精細(xì)的文檔庫(kù)進(jìn)行管理，并控制訪問、修改權(quán)限。
以信息化技術(shù)提高企業(yè)合同管理水平，是現(xiàn)代企業(yè)合同管理的必然趨勢(shì)，絕大部分合同業(yè)務(wù)密集型企業(yè)都已經(jīng)開始利用信息化工具來配合企業(yè)合同管理制度的落地執(zhí)行。 華天動(dòng)力OA辦公系統(tǒng)內(nèi)置了自定義擴(kuò)展平臺(tái)工具，可以任意匹配搭建房地產(chǎn)建筑類行業(yè)、金融投資類行業(yè)、商貿(mào)服務(wù)類行業(yè)、投標(biāo)監(jiān)理咨詢行業(yè)、林業(yè)水利電力等行業(yè)專屬的“合同管理”業(yè)務(wù)模塊。
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