OA系統(tǒng)選型首先就要談需求，確定的需求能夠讓選型有的放矢。如果一頭扎入產(chǎn)品，您會(huì)覺(jué)得這也需要那也很好，而選型的結(jié)果往往偏離實(shí)際或者無(wú)法實(shí)施。我們?cè)谶x擇產(chǎn)品時(shí)，又該如何確定企業(yè)的真正需求呢？在這里我們從需求現(xiàn)狀和需求建議兩方面給客戶提出選擇方案。
一、摸清需求現(xiàn)狀
目前，大多數(shù)企業(yè)采用收集歸納法進(jìn)行需求定義：把空的需求表單發(fā)給各部門，一段時(shí)間后收集上來(lái)，對(duì)各部門的問(wèn)題進(jìn)行匯總歸納，形成總體的需求概況；繼而參考從各個(gè)OA產(chǎn)品宣傳中收集到的信息，整理出一個(gè)大而全、缺乏整體性考慮的需求作為招標(biāo)文件，讓OA廠家去做方案。
這樣的做法貌似解決了所有部門的問(wèn)題，應(yīng)該大家可以協(xié)同辦公、非常融洽了吧？非也！實(shí)踐證明，如此進(jìn)行需求定義的OA系統(tǒng)，最終實(shí)施時(shí)都面臨眾多的、這樣那樣的問(wèn)題。
作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，你可能不禁要問(wèn)：如此周全而面面俱到的需求定義究竟有何問(wèn)題？
問(wèn)題關(guān)鍵在于：所謂的“面面俱到“實(shí)際上可能會(huì)是“面面都不到”！需求定義要從最迫切需要解決的問(wèn)題入手，倘若覆蓋面廣泛但每個(gè)問(wèn)題都點(diǎn)到即止又怎么能夠深入的解決問(wèn)題？
首先，搜集上來(lái)的各部門需求，大多是站在自己部門的立場(chǎng)上考慮，常常帶有很深的專業(yè)色彩，將業(yè)務(wù)應(yīng)用需求與協(xié)同辦公需求混為一談，總希望一個(gè)軟件能幫助完成所有的工作事項(xiàng)。依照這種需求，世上沒(méi)有一套現(xiàn)成的軟件能夠100%滿足。面對(duì)這些需求中復(fù)雜的術(shù)語(yǔ)和深?yuàn)W晦澀的部門業(yè)務(wù)概念，作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的你未必能夠逐一甄別。
二、參考OA需求建議
OA選型也是“有據(jù)可循”：首先確定自身的行業(yè)需求。各個(gè)行業(yè)之間的OA需求或者希望OA解決的問(wèn)題是不相同的。比如政府機(jī)構(gòu)基于OA系統(tǒng)，幫助政府機(jī)構(gòu)提升內(nèi)外管理及服務(wù)效率，推動(dòng)政府公共服務(wù)能力；受到宏觀經(jīng)濟(jì)下行壓力的影響，制造業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)已從生產(chǎn)能力的比拼進(jìn)入到綜合能力的比拼，制造業(yè)希望利用OA系統(tǒng)提升組織行政運(yùn)營(yíng)效率，實(shí)現(xiàn)減員增效。建筑與地產(chǎn)行業(yè)則將OA視作平臺(tái)化產(chǎn)品，通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)打通，日常辦公統(tǒng)一通過(guò)辦公平臺(tái)進(jìn)行處理。
其次了解OA廠商產(chǎn)品。OA廠商產(chǎn)品千千萬(wàn)，如何尋找對(duì)的那一個(gè)？除非你特別信任某一家產(chǎn)品，除此之外的選型套用一句廣告語(yǔ)“大品牌，值得信賴”，從品牌出發(fā)，綜合考量泛微、致遠(yuǎn)、華天動(dòng)力等大品牌產(chǎn)品。比如各家的明星產(chǎn)品，如泛微的大中型組織系統(tǒng)e-cology，功能多，價(jià)格多；致遠(yuǎn)的A8以及華天動(dòng)力的旗艦型產(chǎn)品，開(kāi)放型好，性價(jià)比高。除此之外，針對(duì)各個(gè)行業(yè)的也有定向產(chǎn)品，比如華天動(dòng)力的政務(wù)OA等就是專門面對(duì)政府機(jī)構(gòu)。除此之外，在制造業(yè)、醫(yī)療衛(wèi)生、建筑與地產(chǎn)行業(yè)等都有相關(guān)成功案例。
OA選型建議你從繁雜浩瀚的細(xì)節(jié)中脫出身來(lái)，首先找到一個(gè)組織共性的需求，然后才是關(guān)鍵部門的需求，最后才是重要角色的需求。需要衡量輕重緩急以及其需求是否滿足對(duì)全局的成敗影響。
