OA系統(tǒng)選型首先就要談需求，確定的需求能夠讓選型有的放矢。如果一頭扎入產(chǎn)品，您會覺得這也需要那也很好，而選型的結(jié)果往往偏離實際或者無法實施。我們在選擇產(chǎn)品時，又該如何確定企業(yè)的真正需求呢？在這里我們從需求現(xiàn)狀和需求建議兩方面給客戶提出選擇方案。
一、摸清需求現(xiàn)狀
目前，大多數(shù)企業(yè)采用收集歸納法進行需求定義：把空的需求表單發(fā)給各部門，一段時間后收集上來，對各部門的問題進行匯總歸納，形成總體的需求概況；繼而參考從各個OA產(chǎn)品宣傳中收集到的信息，整理出一個大而全、缺乏整體性考慮的需求作為招標文件，讓OA廠家去做方案。
這樣的做法貌似解決了所有部門的問題，應該大家可以協(xié)同辦公、非常融洽了吧？非也！實踐證明，如此進行需求定義的OA系統(tǒng)，最終實施時都面臨眾多的、這樣那樣的問題。
作為項目負責人，你可能不禁要問：如此周全而面面俱到的需求定義究竟有何問題？
問題關(guān)鍵在于：所謂的“面面俱到“實際上可能會是“面面都不到”！需求定義要從最迫切需要解決的問題入手，倘若覆蓋面廣泛但每個問題都點到即止又怎么能夠深入的解決問題？
首先，搜集上來的各部門需求，大多是站在自己部門的立場上考慮，常常帶有很深的專業(yè)色彩，將業(yè)務(wù)應用需求與協(xié)同辦公需求混為一談，總希望一個軟件能幫助完成所有的工作事項。依照這種需求，世上沒有一套現(xiàn)成的軟件能夠100%滿足。面對這些需求中復雜的術(shù)語和深奧晦澀的部門業(yè)務(wù)概念，作為項目負責人的你未必能夠逐一甄別。
二、參考OA需求建議
OA選型也是“有據(jù)可循”：首先確定自身的行業(yè)需求。各個行業(yè)之間的OA需求或者希望OA解決的問題是不相同的。比如政府機構(gòu)基于OA系統(tǒng)，幫助政府機構(gòu)提升內(nèi)外管理及服務(wù)效率，推動政府公共服務(wù)能力；受到宏觀經(jīng)濟下行壓力的影響，制造業(yè)的競爭已從生產(chǎn)能力的比拼進入到綜合能力的比拼，制造業(yè)希望利用OA系統(tǒng)提升組織行政運營效率，實現(xiàn)減員增效。建筑與地產(chǎn)行業(yè)則將OA視作平臺化產(chǎn)品，通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)與OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)打通，日常辦公統(tǒng)一通過辦公平臺進行處理。
其次了解OA廠商產(chǎn)品。OA廠商產(chǎn)品千千萬，如何尋找對的那一個？除非你特別信任某一家產(chǎn)品，除此之外的選型套用一句廣告語“大品牌，值得信賴”，從品牌出發(fā)，綜合考量泛微、致遠、華天動力等大品牌產(chǎn)品。比如各家的明星產(chǎn)品，如泛微的大中型組織系統(tǒng)e-cology，功能多，價格多；致遠的A8以及華天動力的旗艦型產(chǎn)品，開放型好，性價比高。除此之外，針對各個行業(yè)的也有定向產(chǎn)品，比如華天動力的政務(wù)OA等就是專門面對政府機構(gòu)。除此之外，在制造業(yè)、醫(yī)療衛(wèi)生、建筑與地產(chǎn)行業(yè)等都有相關(guān)成功案例。
OA選型建議你從繁雜浩瀚的細節(jié)中脫出身來，首先找到一個組織共性的需求，然后才是關(guān)鍵部門的需求，最后才是重要角色的需求。需要衡量輕重緩急以及其需求是否滿足對全局的成敗影響。
