公文處理是各級行政機關(guān)一項重要的不可或缺的工作和行政行為，是機關(guān)之間進行工作聯(lián)系的紐帶與橋梁，是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。而隨著OA辦公系統(tǒng)的不斷完善，公文處理似乎變得不再“復(fù)雜”。今天筆者將根據(jù)華天動力OA的試用進行分析，OA系統(tǒng)對于公文發(fā)文的作用。
走進華天動力OA系統(tǒng)，找到公文發(fā)文模塊，發(fā)現(xiàn)界面非常簡潔明了。在公文發(fā)文下方便是其中的主要功能，無論之前用過OA辦公系統(tǒng)與否，用戶都能夠做到輕松上手。
華天OA系統(tǒng)中的公文發(fā)文模塊中主要包括：發(fā)文登記、我的發(fā)文、待辦發(fā)文、待閱發(fā)文、承辦發(fā)文、經(jīng)辦發(fā)文、發(fā)文管理。接下來，筆者將走向公文發(fā)文模塊的每一個功能。
在發(fā)文登記中，用戶可以在“函”、“意見”中進行申請流程、上傳附件、保存、發(fā)送、打印等操作。
在我的發(fā)文中，對于當前人發(fā)出的申請，可以在我的發(fā)文菜單下查看當前發(fā)文單的詳細內(nèi)容，包括審批流轉(zhuǎn)記錄、審批流程等，還可以對發(fā)文單進行轉(zhuǎn)存、打印操作，可對數(shù)據(jù)進行多次備份，保證數(shù)據(jù)不丟失。若當前申請還沒有被處理，則可以撤銷當前申請，對當前狀態(tài)為審批中的數(shù)據(jù)，則可以進行催辦，發(fā)送催辦提醒消息。
在待辦發(fā)文中，用戶可以根據(jù)主題、發(fā)文字號進行查詢。當有文件需要審批的時候，系統(tǒng)會有多種提醒方式，包括彈出框口提醒、電子郵件提醒、手機短信提醒等等。待辦發(fā)文可以轉(zhuǎn)發(fā)和轉(zhuǎn)存發(fā)文單，可以對發(fā)文單進行加簽、退文、修改（可以設(shè)置修改權(quán)限，修改過的文件具有痕跡保留功能）等各種操作，還可以通過密碼來加蓋電子簽章或個人印章。
在待閱發(fā)文中，用戶不僅可以通過分發(fā)時間、主題、閱讀狀態(tài)進行查詢，并且可以查看其他人員分發(fā)給自己的發(fā)文記錄，填寫閱讀意見，查看對應(yīng)的正文文件，還可以進行發(fā)文轉(zhuǎn)收文操作，將當前發(fā)文轉(zhuǎn)到收文流程。
在承辦發(fā)文中，用戶可以根據(jù)主題、發(fā)文字號進行查詢，進而了解事件擬稿人、擬稿時間以及操作情況。
在經(jīng)辦發(fā)文中，用戶可以根據(jù)主題、發(fā)文字號在“經(jīng)辦發(fā)文”列表中查看自己審批過的發(fā)文單，并對發(fā)文單進行轉(zhuǎn)發(fā)、轉(zhuǎn)存、分發(fā)操作。除此之外，用戶可以打開具體的發(fā)文單，查看當前記錄的審批流轉(zhuǎn)記錄、申請流程、審批日志以及進行打印操作，若對已審批的發(fā)文單審批有誤，且該發(fā)文單還未被下一步審批人審批，則可以通過撤回操作撤銷當前審批，并在待辦發(fā)文中重新對該條數(shù)據(jù)操作。
在發(fā)文管理中主要分成三個模塊，分別是發(fā)文庫、發(fā)文監(jiān)控、發(fā)文設(shè)置。
在發(fā)文庫中，用戶可根據(jù)主題、發(fā)文字號、發(fā)布類型進行簡單查詢，也可以根據(jù)審批開始時間、審批結(jié)束時間進行查詢。發(fā)文庫相當于將已完成審批流轉(zhuǎn)的實例記錄做一次主要數(shù)據(jù)的備份。所有已完成的審批流轉(zhuǎn)記錄都會顯示在該菜單中，包括審批開始和結(jié)束時間，發(fā)文字號等。還可以將選中的數(shù)據(jù)按照選擇的發(fā)布類別發(fā)布到桌面建立的對應(yīng)發(fā)布類別塊中，以供有權(quán)限的人員查看，對發(fā)布錯誤或者不再需要發(fā)布的數(shù)據(jù)可以進行撤銷操作。發(fā)布類別可以在發(fā)文管理中進行設(shè)置。發(fā)文庫功能可以實現(xiàn)迅速、全方位的資源共享，使得使用者的工作能更高效更快捷更方便的得到處理。
在發(fā)文監(jiān)控中，用戶可以根據(jù)主題、發(fā)文字號、當前狀態(tài)進行查詢，查看所有正在審批和審批完畢的發(fā)文單，包括查看申請信息、當前狀態(tài)、當前流程、審批流轉(zhuǎn)記錄等，可以同時選擇多條數(shù)據(jù)分發(fā)和轉(zhuǎn)發(fā)給需要查看的人員。對審批中的發(fā)文單可以更改本步審批人，結(jié)束審批，進行催辦操作。對審批完畢的發(fā)文單可以歸檔或轉(zhuǎn)存到選擇的文檔中心目錄下。另外，對錯誤的發(fā)文單可以刪除，刪除的發(fā)文單可在回收站中查看，并根據(jù)實際情況進行徹底刪除或者還原，進一步提高數(shù)據(jù)的安全性。
其中包括一特別人性化的設(shè)置，即主體顏色說明。根據(jù)不同的顏色可知審批狀態(tài)。審批已完成、未通過、審批中、未發(fā)送、已撤銷等等。
在發(fā)文管理中包括模板設(shè)置、流程和動作、主題詞及紅頭。
之后，模板設(shè)置中又分成了三個小部分，分別是發(fā)文模板設(shè)置、設(shè)置發(fā)文字號、發(fā)文模板類型。
在發(fā)文模板中，用戶可以根據(jù)類別、模具名稱進行查詢。并且可以進行新建、修改、復(fù)制模板、設(shè)置起草菜單、設(shè)置流程、保存排序、導(dǎo)入、返回、更改模具名稱及類別、已刪除模具維護、設(shè)置關(guān)聯(lián)、設(shè)置存檔類目、設(shè)置多流程、導(dǎo)出、審批交接、刪除等操作。不僅對模板進行導(dǎo)入和導(dǎo)出，且支持帶流程導(dǎo)入導(dǎo)出。對某個模板設(shè)置關(guān)聯(lián)模板，在由當前模板發(fā)起的審批單完成后自動觸發(fā)設(shè)置的關(guān)聯(lián)模板，設(shè)置的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)可以自動帶到觸發(fā)的申請中。
華天動力OA工作流擁有強大的審批流程，多變的流程、靈活的審批流程節(jié)點，使審批操作方便、快捷，另外，審批相關(guān)的設(shè)置操作皆以圖形展開設(shè)計，使用者可以對功能及操作一目了然。
在設(shè)置發(fā)文字號、發(fā)文模板類型瀏覽中，用戶可以進行新建、修改、刪除、保存排序等操作。
在預(yù)定義流程一覽、發(fā)文動作節(jié)點中，用戶可以進行新建、修改、復(fù)制等操作。
在文件紅頭設(shè)置、發(fā)布類型設(shè)置中，用戶均可以進行新建、修改等操作。
在主題詞設(shè)置中，用戶可以進行新建、修改、保存、默認選擇項等操作。并且其中主題詞選擇齊全，可供選擇。
通過上述筆者對于華天動力OA系統(tǒng)中公文發(fā)文模塊的分析，不難發(fā)現(xiàn)華天OA對公文發(fā)文管理的設(shè)計全面，使用快捷、靈活，可以滿足用戶不同的應(yīng)用需求。相信企事業(yè)通過華天動力OA的協(xié)助，定能實現(xiàn)提高員工工作效率，促進企業(yè)競爭力。
