有需求就有市場，在OA的市場亦是如此。隨著信息通道的暢通，科技技術(shù)的進步，經(jīng)濟的發(fā)展，中國企業(yè)千千萬萬，從小微型到中大型，各類企業(yè)的繁盛催化了內(nèi)部信息化管理通道的必要性。OA作為辦公自動化軟件大行其道。
有市場的地方就有博弈。對于OA廠商來說，客戶的選擇就是生死大事。以什么樣的產(chǎn)品吸引客戶，不同的OA廠商手法也不一樣。一線OA品牌不管是產(chǎn)品、技術(shù)、還是服務(wù)都是佼佼者；二三線OA品牌也可以小范圍的獲得一些客戶的信賴。但是對于更多新興的OA廠商，另辟蹊徑并不容易。
在這其中，許多OA系統(tǒng)的選型陷阱暗藏其中。這些陷阱或許是OA廠商有意的設(shè)置也或許是企業(yè)不注意的結(jié)果。今天的調(diào)研報告就從選型出發(fā)盤點一下這些年企業(yè)OA選型中遭遇的那些陷阱。
一．OA選型中都有哪些陷阱？
1. 功能越多越好
許多OA選型的企業(yè)都會追求“大而全”。而這恰恰是不對的。OA系統(tǒng)的選型是契合當下企業(yè)的辦公需求，而這需求要看應(yīng)用OA系統(tǒng)企業(yè)所在的行業(yè)以及企業(yè)發(fā)展所在的階段而定。
不同的企業(yè)發(fā)展階段的OA需求各不相同。以初創(chuàng)企業(yè)來說，這個階段企業(yè)單位要求OA系統(tǒng)功能功能要多但要簡單,滿足以后發(fā)展所需；發(fā)展中階段的企業(yè)單位最為關(guān)注粗放管理向精密化管理模式發(fā)展；成熟階段(集團)企業(yè)單位度OA的需求就更加多樣化了。
不同的行業(yè)OA需求也各不相同。政府單位機構(gòu)、醫(yī)療行業(yè)關(guān)注的OA改善溝通、促進企業(yè)的文化建設(shè)；金融行業(yè)、教育行業(yè)等更關(guān)注OA在指示共享、提升學習能力方面的作用；制造行業(yè)等更專注OA是否能夠有效減少日常運營成本的作用等等。
由此，OA選型并非功能越多越好，越全越好。
2. 專項定制
近年來為了迎合市場上一部分企業(yè)的特殊需求以及自身的“高端”定位，OA廠商推出了“專項定制”OA系統(tǒng)的服務(wù)。
具體的做法應(yīng)該是：企業(yè)在選型OA時，把空的需求表單發(fā)給企業(yè)各部門，整理一段時間后收集上來，對各部門的需求進行匯總歸納，形成總體的需求概況方向；然后整理出一個非常全面但缺乏個性需求考慮的需求作為標的文件，然后讓OA系統(tǒng)廠商去做文件。
這樣的做法貌似解決了所有部門的需求問題，但實施證明，這樣定義出來的OA系統(tǒng)，最終實施時都面臨整體與企業(yè)個性化需求、復(fù)雜與易用、很多具體功能使用不起來等沖突。更不用說專項定制的時限、費用問題。
專項定制并非完全不適用，這要看企業(yè)的需求。大部分企業(yè)的需求都應(yīng)該是在標準化的產(chǎn)品基礎(chǔ)上的小部分需求定制。而不是一味追求特殊化，高端而掉入了廠商的“專項定制”陷阱。
3. 免費陷阱
雖然大家都明白“天下沒有免費的午餐”這項基本原則。然而免費仍然是新興OA廠商吸引客戶的主要方式。在搜索引擎中搜索“OA”，不乏許多號稱免費OA搜索結(jié)果出現(xiàn)。
凡事總是有利有弊，既然企業(yè)享受了“免費”的好處，總要在其他地方承擔“免費”帶來的問題和風險。在免費的前提下，企業(yè)也要考慮功能是否適用？確保企業(yè)信息是否安全？確保企業(yè)正常的服務(wù)和售后，打著免費旗號被企業(yè)選中，后期沒有服務(wù)和售后的OA系統(tǒng)使用起來會非常痛苦；最后很關(guān)鍵的一點，能不能免費到底，是不是一開始打著免費的幌子，在實施中，服務(wù)中埋著收費的陷阱。
所以說單以價格論系統(tǒng)好壞是錯誤的想法。從這個理論上來說，純粹追求廉價或者免費的方法顯然是錯誤的。從此延伸開來，價格越高越好的OA系統(tǒng)是不是最好的呢，實際上也并不盡然。
4. 廣告即產(chǎn)品
企業(yè)在選購OA辦公系統(tǒng)時，會向廠商索取產(chǎn)品白皮書、解決方案或PPT之類的介紹資料，以便全面的了解產(chǎn)品。這件事本身沒有錯，但如果你完全相信這些方案，那么就可能犯下大錯。
這是因為，方案書是廠商精心編輯、潤色出來的，它只是一種“廣告”，描述的是一種“完美”的系統(tǒng)和應(yīng)用，性能強大，無所不能。但實際上，這些方案書中的很多內(nèi)容都是理想化的，要么無法實現(xiàn)，要么需要極高的成本才能實現(xiàn)。因此，看方案需要理性，別被表面的漂亮所迷惑，而要認清其中的浮夸、牽強和務(wù)虛。如果一個方案通篇大談什么管理理念或理論，卻對自己的產(chǎn)品簡要略過，那就更要小心。
二． 如何正確的進行OA選型？
OA系統(tǒng)的使用關(guān)系到企業(yè)全員的使用體驗，好的OA選擇能夠事半功倍，皆大歡喜；不好的OA選擇，會讓企業(yè)在信息化方面走上很多彎路，所以O(shè)A選型需要謹慎進行。那么又該如何正確的進行OA選型呢？本次調(diào)研報告綜合了許多OA選型企業(yè)的經(jīng)驗，梳理了一些必備的OA選型“套路”，以免企業(yè)未來少走彎路。
1. 品牌為先，綜合考量選型
OA行業(yè)經(jīng)歷二十年的發(fā)展，品牌格局已經(jīng)基本穩(wěn)定。品牌影響力可以反應(yīng)出產(chǎn)品質(zhì)量、功能應(yīng)用成熟度、售后服務(wù)等方便能力的強弱，企業(yè)用戶通過品牌可以更便捷的對OA做出綜合評價。有數(shù)據(jù)顯示，品牌影響力已經(jīng)是采購OA的首要考量因素。
除了品牌之外，影響OA選型因素的還有OA的技術(shù)架構(gòu)，OA產(chǎn)品的開放性、易用性等；產(chǎn)品使用體驗、OA的價格等等；總之，OA選型是一個以品牌為先，各方面因素綜合考慮的過程。以此為基準，本章梳理了近些年來OA市場上較為主流的七大OA系統(tǒng)（如表格所示）：
這七個產(chǎn)品是：泛微、致遠、華天動力、金和、藍凌、通達、萬戶。
1）、泛微
泛微OA可能是行業(yè)內(nèi)知名度最高的產(chǎn)品，品牌形象非常的高大上。說是產(chǎn)品，其實是以項目化銷售為主，擁有很強的市場推廣和公司運作能力。
2）、致遠
致遠OA應(yīng)該是行業(yè)內(nèi)最有背景的產(chǎn)品，因為他的創(chuàng)始人來自用友軟件，現(xiàn)在仍然是用友的投資公司。產(chǎn)品中規(guī)中矩，沒有太明顯的優(yōu)勢和劣勢，各項功能比較均衡。
3）、華天動力
華天動力OA可能是行業(yè)內(nèi)性價比最高的產(chǎn)品，產(chǎn)品的實用性、易用性、開放性非常好，擁有領(lǐng)先行業(yè)的三大核心技術(shù)：工作流、統(tǒng)計報表、開放平臺。
4）、金和
金和OA可能是行業(yè)內(nèi)最有故事的產(chǎn)品，早期以董事長先生自創(chuàng)的“精確管理”理念為旗幟，同時走高端路線和低端路線，但產(chǎn)品口碑并不好，現(xiàn)在企業(yè)正在轉(zhuǎn)型中。
5）、藍凌
藍凌OA應(yīng)該是行業(yè)內(nèi)最會做項目的產(chǎn)品，因為他并不提供標準化的OA產(chǎn)品，而是“知識管理解決方案”，客戶主要在華南地區(qū)。早期產(chǎn)品采用LOTUS平臺，現(xiàn)在又引入了JAVA平臺。
6）、通達
通達OA可能是行業(yè)內(nèi)人氣最旺的產(chǎn)品，擁有數(shù)量龐大的正式授權(quán)用戶，以及破解版用戶。前些年，通達OA采用開源的PHP技術(shù)，功能齊全，價格低廉，使用簡單，現(xiàn)在開始向中高端轉(zhuǎn)移。
7）、萬戶
萬戶OA可能是行業(yè)內(nèi)最低調(diào)的產(chǎn)品，以門戶開發(fā)和OA項目為主營業(yè)務(wù)。產(chǎn)品比較簡單，通常在實施時根據(jù)用戶需求進行定制開發(fā)。
2. 理清需求，時刻做好溝通
企業(yè)要用好OA系統(tǒng)，首先要確定自己的需要，包括當前的核心需求以及未來幾年的潛在需求。需求確定要具體、集中，不要泛泛，比如我就想提高工作效率。這些需求不清楚是無法選擇適合自己的OA的。
OA系統(tǒng)實施之后經(jīng)常會遇到的一些典型問題如流程梳理、管理對接、系統(tǒng)設(shè)置、需求變更乃至二次開發(fā)等。其中最困難的兩個問題恐怕還是管理對接和需求變更，前者是如何將OA系統(tǒng)與企業(yè)的管理實踐完美融合，通過OA系統(tǒng)實現(xiàn)管理制度的落地和保障執(zhí)行。后者是如何對需求變更進行有效的管理，既確保項目的順利實施和按期交付，又滿足用戶合理的個性化需求。
OA系統(tǒng)的應(yīng)用應(yīng)該循序漸進、堅持不懈。它要完全融入企業(yè)需要一個過程，不是一蹴而就的。只有按照既定的目標，一步一步去實現(xiàn)，才能夠達到預(yù)期效果。另外，OA系統(tǒng)只是一個工具，首先需要企業(yè)有正確的組織文化和管理制度，指望OA系統(tǒng)來變革企業(yè)管理是不現(xiàn)實的。它只能是協(xié)助企業(yè)管理，完善企業(yè)管理，提升企業(yè)管理。它需要企業(yè)至上而下持續(xù)的支持和堅持。
不管是什么問題，解決之道都在于溝通，包括廠商實施人員和企業(yè)項目主管間的溝通，以及企業(yè)內(nèi)部各相關(guān)人員的溝通。溝通建立在坦誠和理解的基礎(chǔ)上，只要溝通順暢了、到位了，那么問題就容易解決。
3. 充分試用，把握OA核心功能
不要完全相信方案，那么相信什么呢？產(chǎn)品。只有認真的研究、測試產(chǎn)品，才是了解一個產(chǎn)品最有效、最直接的辦法。
在OA軟件行業(yè)，有遠見的廠商一直在大力提倡和鼓勵用戶試用產(chǎn)品，比如泛微、華天動力等。以華天動力OA系統(tǒng)為例，其在線試用功能無需填寫任何試用資料即可進行。企業(yè)不妨結(jié)合這種試用手段，將自己的核心需求，將代表性的流程、表單、報表等功能試用一下，再看看操作是否容易上手。如果感覺差不多，就可以和廠商進一步溝通，如果差距太大，那么就可以放棄了。
當然也有一些選型者在試用的過程中更加搖擺不定，總覺得哪種功能都好。這個時候就需要把握自己的核心需求了。選型者必須帶著目的和問題去試用，這樣才有針對性，才能和自己的需求相匹配?？赡苡械南到y(tǒng)看起來不錯，卻并不適合自己。
4. 正確估算成本，不做一錘子買賣
很多客戶的CIO或者信息化負責人，在評估OA軟件的成本是，只是簡單的考慮到公司在OA軟件項目上的預(yù)算和供應(yīng)商的報價，而忽視了OA軟件部署的軟硬件環(huán)境成本、軟件實施過程中參與人員的時間成本、培訓成本、將來的維護難度和服務(wù)成本、將來數(shù)據(jù)集成的開發(fā)成本、升級成本和數(shù)據(jù)遷移成本等等，因此往往陷入“撿了芝麻、丟了西瓜”的尷尬境地。
OA辦公系統(tǒng)不是一次性投資，而是一個持續(xù)的投資過程，除非你采購系統(tǒng)后，對系統(tǒng)不做任何的改動，也不需要任何服務(wù)。對某些企業(yè)來說，系統(tǒng)使用的后期成本都可能會超過采購成本，這都是正?，F(xiàn)象。
會有哪些后期成本呢？主要是實施的成本、二次開發(fā)的成本、增加用戶賬號的成本，以及正常服務(wù)的成本。中國企業(yè)交納服務(wù)費的意識非常淡薄，因此主要成本還是集中在前幾項。對選型者來說，必須清楚的了解這幾項成本的構(gòu)成，以及收費方式，提前做好預(yù)案和準備，否則當后期廠商提出收費的時候，就會非常被動。
關(guān)于OA軟件選型過程中的采購成本，行業(yè)內(nèi)的潛規(guī)則是：去掉最便宜的，去掉最貴的，選擇綜合成本受控的廠商。選擇產(chǎn)品競爭力強的產(chǎn)品，是最有效的成本控制措施，盲目追求低成本而選擇低價產(chǎn)品，和盲目追求高價格以尋求心理保障，都是不可取的。
除了常見的陷阱導(dǎo)致的一些企業(yè)OA選型失敗，以至于企業(yè)OA系統(tǒng)完全不適用或者用不起來之外，也有一些企業(yè)個人的作風會影響OA系統(tǒng)選型，比如輕聽輕信，盲從品牌等。對于全員信息化建設(shè)第一臺階的OA系統(tǒng)建設(shè)，CIO們不可輕視，多聽多看多查，堅持選型有理有據(jù)，做好OA選型也并非難事。
