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[新浪]OA系統(tǒng)能否根治“審批拖延癥”？
在很多企業(yè)，員工非常頭疼的一件事就是，發(fā)出去的申請(qǐng)遲遲得不到審批，不是卡在這里，就是卡在那里。去催領(lǐng)導(dǎo)吧，還不太好意思，領(lǐng)導(dǎo)要么見(jiàn)不著人，好不容易見(jiàn)著了，他又轉(zhuǎn)身就忘。
事實(shí)上，這種情況也讓最高管理者頭疼，因?yàn)檎l(shuí)也不愿意看到自己企業(yè)的辦公效率低下。流程審批遲緩，既影響工作效率，又影響工作情緒，滋生員工對(duì)企業(yè)的不滿，和與管理者之間的矛盾。
對(duì)待辦的審批總是不能在第一時(shí)間內(nèi)完成，而是一拖再拖，直到實(shí)在拖不下去了才去辦理，這就是典型的“審批拖延癥”。
要解決“審批拖延癥”的問(wèn)題，首先需要企業(yè)在管理文化和管理制度上做出改變，其次可以借助有效的管理工具來(lái)推動(dòng)執(zhí)行，比如OA系統(tǒng)。
以“OA軟件與解決方案頂級(jí)提供商”的華天動(dòng)力為例，它提供的流程審批提醒、流程超時(shí)處理、以及流程超時(shí)報(bào)表幾個(gè)功能就非常利于根治“審批拖延癥”。
流程審批提醒比較好理解，就是在管理者收到待辦審批時(shí)，OA系統(tǒng)會(huì)以系統(tǒng)短消息、手機(jī)短信、電子郵件等多種方
式，在多個(gè)節(jié)點(diǎn)向管理者發(fā)出提醒，以便及時(shí)審批。
流程超時(shí)處理是怎么回事呢？在華天動(dòng)力OA系統(tǒng)上進(jìn)行流程審批時(shí)，如果審批人未能及時(shí)審批而導(dǎo)致審批超時(shí)，那么系統(tǒng)提供了兩種處理方式：
１.跳過(guò)該審批人繼續(xù)向下流轉(zhuǎn)，默認(rèn)該審批人已經(jīng)同意；
２.自動(dòng)選擇該審批人的代理審批人進(jìn)行審批。
對(duì)于第一種情況，顯得有些極端，也有些風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)橄到y(tǒng)代替審批人同意后，審批人才發(fā)現(xiàn)表單或文件有問(wèn)題怎么辦？沒(méi)辦法，后果只能由該審批人承擔(dān)，誰(shuí)讓你不及時(shí)審批了呢？這種比較極端的方式，也正是為了推動(dòng)審批人去及時(shí)審批。
當(dāng)然，如果真的出現(xiàn)這種情況，也可以讓后面的審批人將表單或文件退回重審。但希望你有個(gè)合理的理由，如果總是無(wú)緣無(wú)故的這么做，也不太好意思吧，還得自己及時(shí)審批。
對(duì)于第二種情況，適合那些真的很忙，沒(méi)有時(shí)間常常登陸OA系統(tǒng)的管理者。這時(shí)候，他可以為自己設(shè)置一個(gè)審批代理人，代理人能夠?qū)徟男┝鞒蹋頃r(shí)間是多久，都可以自己設(shè)置。這樣，如果審批人沒(méi)有及時(shí)審批，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)找到代理人來(lái)審批。對(duì)于審批結(jié)果，審批人和代理人都可以看到，到底是誰(shuí)審批的，系統(tǒng)也會(huì)有詳細(xì)記錄。可見(jiàn)，華天動(dòng)力OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)者考慮得還是很周到的。
至于流程超時(shí)報(bào)表，則是系統(tǒng)會(huì)實(shí)時(shí)監(jiān)控所有流程的審批時(shí)間，自動(dòng)生成審批超時(shí)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。有了這個(gè)報(bào)表，哪些流程容易超時(shí)，哪些審批人容易超時(shí)都一目了然了。這個(gè)報(bào)表的用處可太大了，可以張榜公布，可以績(jī)效考核，也可以用于流程優(yōu)化，總之對(duì)于促進(jìn)審批效率的提升大有幫助。
可見(jiàn)，在根治“審批拖延癥”這個(gè)問(wèn)題上，OA系統(tǒng)可以起到很明顯的作用，它可以協(xié)助企業(yè)建立良好的管理文化，并推動(dòng)管理制度的落地和執(zhí)行。對(duì)管理者來(lái)說(shuō)，是一個(gè)事半功倍，簡(jiǎn)單易用的好工具。
關(guān)鍵詞:
系統(tǒng)
