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[CIO時代]OA辦公系統(tǒng)項(xiàng)目失敗的四個元兇（上）
OA辦公系統(tǒng)項(xiàng)目貌似簡單，但稍有不慎就會導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。有的企業(yè)雖然沒有完全廢棄OA辦公系統(tǒng)，但只用到了幾個簡單功能，這也不能不說是一種失敗。
為什么看似簡單的項(xiàng)目卻容易失敗呢，筆者采訪了行業(yè)領(lǐng)先品牌——華天動力OA辦公系統(tǒng)的項(xiàng)目總監(jiān)萬先生，請他來談?wù)剛€中的原因。
萬先生說，每個項(xiàng)目的失敗，都是一系列原因疊加的結(jié)果?？陀^的說，每個新項(xiàng)目都會存在風(fēng)險，企業(yè)要做的就是要提前認(rèn)識到風(fēng)險，才能規(guī)避風(fēng)險，或減少風(fēng)險對項(xiàng)目的影響，比如以下四個典型的風(fēng)險。
1、選型風(fēng)險
很多用戶在選型的時候?qū)A辦公系統(tǒng)不夠了解，往往過于理想化，提出一些不太現(xiàn)實(shí)的想法。而有的廠家為了提高銷量，只會一味的迎合用戶的喜好，甚至在明知不合理的情況下誤導(dǎo)用戶，結(jié)果讓用戶采購了不適用的系統(tǒng)，導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。
還有很多用戶過分關(guān)注OA辦公系統(tǒng)的理念和概念，以為先進(jìn)的管理思想必然帶來先進(jìn)的管理工具，必然給自己帶來脫胎換骨的改變。于是考察產(chǎn)品時走馬觀花，沒有深入了解功能和技術(shù)細(xì)節(jié)，使用后才發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品和理念嚴(yán)重脫節(jié)，產(chǎn)品存在一大堆這樣、那樣的問題，根本無法實(shí)現(xiàn)預(yù)期目的，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)上上下下的不滿，使得OA辦公系統(tǒng)成了擺設(shè)。
產(chǎn)品不對，累死實(shí)施，合適的產(chǎn)品是項(xiàng)目成功的基石。在ERP軟件盛行的時期，業(yè)界有個說法是“三分軟件、七分實(shí)施、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”，意思是說ERP項(xiàng)目的成功，關(guān)鍵不在于產(chǎn)品，而在于實(shí)施。
但對于OA辦公系統(tǒng)，華天動力的觀點(diǎn)是“七分軟件、三分實(shí)施”，也就是說產(chǎn)品是決定項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵因素。試想，如果產(chǎn)品不對，你要付出多大的努力才能在實(shí)施中修正過來呢？這樣的實(shí)施無異于重新開發(fā)一套系統(tǒng)了，這樣的實(shí)施需要耗費(fèi)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過產(chǎn)品本身的成本，需要付出漫長的時間和巨大的精力，還會引發(fā)一系列潛在風(fēng)險。
對此，萬先生建議用戶在選型期間多試用OA辦公系統(tǒng)，通過模擬運(yùn)行來測試系統(tǒng)的功能、技術(shù)、操作、維護(hù)等方面，看是否真的適合自己。
另外，選型的時候要兼顧未來發(fā)展，而不是眼前問題；關(guān)注綜合成本，而不是購買價格；關(guān)注親身試用，而不是廠家介紹。這樣，系統(tǒng)的失敗幾率就會大大降低。
3、功能風(fēng)險
OA辦公系統(tǒng)的功能越來越多，也越來越復(fù)雜，這就造成了一些隱藏的風(fēng)險，比如下面這兩種情況：
1）功能不細(xì)致
現(xiàn)在OA辦公系統(tǒng)的功能普遍存在一個誤區(qū)就是求全不求細(xì)，求大不求精。有的系統(tǒng)看起來林林總總各種功能都有，但深入的使用后才發(fā)現(xiàn)有很多欠缺，比如發(fā)送通知時不能設(shè)置自動回執(zhí)和密送，傳遞文件時不能直接歸檔、考勤管理時不支持多臺考勤機(jī)匯總，工作流不支持多種類型的智能跳轉(zhuǎn)，表單不支持?jǐn)?shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，手機(jī)OA的功能太粗糙等等。
2）功能不易用
這個問題一直被廠家所忽略，但卻在很大程度上影響了OA辦公系統(tǒng)的實(shí)施成功率。OA涉及面廣，各類型人員電腦水平千差萬別，而OA的實(shí)施是一鼓作氣，再而衰，三而竭，如果系統(tǒng)的操作很繁瑣，不能夠快速的讓使用者產(chǎn)生興趣，他們的熱情就會很快冷卻，再好的功能和技術(shù)都是空談。
萬先生說，華天動力是行業(yè)內(nèi)第一個大力提倡易用性設(shè)計(jì)的廠商，在前些年還并不為其他廠商和廣大用戶所理解，但現(xiàn)在則已經(jīng)被越來越多的人重視，這是一個好的現(xiàn)象。
關(guān)鍵詞:
華天
OA系統(tǒng)
OA項(xiàng)目失敗元兇
