OA系統(tǒng)中的采購管理平臺相對于傳統(tǒng)采購的優(yōu)勢，已經被大多數企業(yè)首肯，相比成形的傳統(tǒng)采購，
OA系統(tǒng)采購平臺利用工作流審批功能有效提高審批流轉效率，打破供需壁壘實現無縫對接，后臺數據自動生成的可視化圖表極大的節(jié)省了人力統(tǒng)計的成本。
然而華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)精準化采購管理平臺相比其他的OA產品的優(yōu)勢在哪里？如何獨具匠心做到精、準、細，完全做到貼合企業(yè)需求，真正用得上的采購平臺呢？
下面筆者從工作流的搭建、自動化數據視圖、付款提醒等功能來細數華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)精準化采購管理平臺搭建。
一、精準的采購工作流搭建
華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)從采購需求發(fā)起、預算與立項審批，到選擇供應商、簽訂采購合同，再到下單訂貨，付款，直至驗收入庫，形成了對大中型組織采購業(yè)務的全流程閉環(huán)管理。
如下精細化采購管理架構圖：
在每個環(huán)節(jié)中，都設定了貼合企業(yè)采購管理的工作流程，做到責權明細，蹤跡可查，審批便捷，陽光透明：
1、適用于不同崗位職級的預算審批流程
華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)構建了一個可以分別適用于項目經理和部門經理級別以上管理人員的采購預算審批流程，
如上圖，由項目經理發(fā)起預算申請，分別經由部門經理和總經理審批通過后，對于金額低于5萬元的預算申請，由副董事長或董事長其中一人審批即可，而對于大于5萬元的預算申請，則需要副董事長和董事長兩人共同審批。
根據不同的預算申請場景，華天動力采購管理系統(tǒng)可以同時支持不同崗位級別的人員發(fā)起預算申請，如上圖，就是由部門經理直接發(fā)起的預算審批流程。
2、可以自動匹配審批人的采購申請流程
采購源于需求，如下圖所示，借助于
OA系統(tǒng)構建了一個各部門高度協(xié)同的采購申請審批流程。
如上圖所示：工程師針對測試項目所需物料情況發(fā)起采購申請，由庫管對相應采購物料的庫存進行核對，核對通過后，系統(tǒng)會根據“采購申請單”上的品名（如下圖：設備采購單）自己尋找本次采購物料所屬的部門經理，如果是預算內的采購申請，部門經理審批通過后即可完成本次申請流程；如果是預算外的申請，則與預算申請流程類似，需要先后分別由總經理和董事長審批。
3、與預算系統(tǒng)相關聯的采購合同審批流程
當預算與采購申請通過后，相關的表單/資料就會傳遞給采購部門，如下圖所示，
采購人員根據采購預算與采購申請的相關資料，發(fā)起采購合同審批流程，首先需要申請采購的工程師進行確認，然后逐級流轉至項目經理/部門經理、采購經理進行確認審批，最后再交由總經理審批和董事長進行審批。
4、可多部門確認的物資驗收流程
物資到貨后，伴隨著線下各個相關部門對物資的實際驗收與確認過程，在
OA系統(tǒng)里對到貨物資進行確認的信息流也開始在相關人員間進行流轉，如下圖，
在分別由庫管、采購人員、項目經理對到貨物資進行驗收確認后，最終物資驗收單，流轉至庫管，由庫管辦理入庫。
5、可以附加“優(yōu)先付款計劃”的付款審批流程
經過前期的預算審批，采購申請，合同審批和物資驗收，采購的核心業(yè)務流程隨即進入付款審批環(huán)節(jié)，如下圖，
由采購人員發(fā)起付款申請，分別經由采購申請工程師、庫管驗收和項目經理確認，特別是，在采購經理審批環(huán)節(jié)，采購經理可以附加該筆付款申請的優(yōu)先級，采購經理可以分別設置當天付款、兩日內付款，高、中、低優(yōu)先級。
二、自動化全功能數據視圖展示
華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)將各個類型組織在采購業(yè)務執(zhí)行與管理過程中產生的所有信息生成數據視圖或者臺帳，無論是采購需求數據，采購預算與立項數據，供應商信息，合同信息與財務付款與發(fā)票信息，所有這些數據都被記錄在了采購管理系統(tǒng)后臺的一個“數據庫”里，如圖，
形式多樣的數據圖表
組織的各級管理人員可以根據自身的實際業(yè)務管理需要，調用或讀取這個“數據庫”的各類數據，而生成形式多樣的數據圖表，如下圖，
上圖顯示了組織內部各部門對各類型辦公設備及辦公用品的采購需求，從上圖可知，各部門對筆記本打印機等辦公設備的總體采購需求基本平衡，不同部門對單一種類的采購需求略有不同，對復印紙、硒鼓墨盒類耗材的需求較高，所以從總體來看，各部門對辦公設備和辦公用品的采購需求較為合理。
從上圖可以看出，組織過去一年各個月份的采購實際支出基本都處于當月預算金額的1/2-2/3以內，全年只有四月份和十月份超出預算。
上圖展示了在過去一年的統(tǒng)計周期內，各部門的采購預算與實際付款金額之間的相對情況，從上圖可知，市場部，運營部和行政部全年的采購花費基本符合預期，研發(fā)部和產品部的實際投入略高于預算，而銷售部的實際采購付款金額高出預算近50%，管理者可據此進行分析總結，并讓下一年度的預算計劃更趨科學合理。
三、貼心的付款提醒設置
華天動力協(xié)同
OA采購系統(tǒng)，不光可以從數據庫里調出規(guī)定時間段所有合同的付款情況概覽，如下圖所示，可以清楚看到已付金額、未付金額、合同截至日期：
還可以單項展示未付款信息，如下圖查詢“未付款”可以查到有哪些合同還沒有付款，以及預定的付款時間。全面掌握合同付款計劃。
OA系統(tǒng)還可根據預定的付款計劃，根據設置，在付款日期臨近的時候進行付款提醒。如下圖所示可設置合同付款提醒：可以自由設置提醒時間，提醒人，使用顏色標記超期和即將超期的付款合同，合同到期系統(tǒng)會自動發(fā)送提醒消息給對應人員。
如過期還沒付款，系統(tǒng)會進行報警處理，如下圖所示用紅色字跡提醒超期和即將超期的付款計劃和合同。避免出現遺忘導致的漏付款，從而耽誤項目進度。
綜上所述，華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)從企業(yè)的實際運用出發(fā)，開發(fā)搭建精準化采購管理平臺，從審批流程、數據視圖到貼心的付款提醒，最大限度地提高了采購流程各個關鍵環(huán)節(jié)的透明度，打通了供需的信息不對稱，讓組織內部與外部各個相關方的決策和行為都有據可循，全方位的提升采購效率，并從理念上完全打破固有的采購形式，把采購管理業(yè)務推向了一個精準化的新格局。
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