在
OA辦公系統(tǒng)中，已經(jīng)分發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文可以查看都分發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)給哪些人了嗎？如發(fā)現(xiàn)分發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)錯人了，那么可以將其收回并重新分發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)嗎？收回功能是每個人能看到批閱記錄的人都有此權(quán)利嗎？還是只有分發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的人以及監(jiān)控人員才可收回?
可以使用華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)的“分發(fā)和轉(zhuǎn)發(fā)的收回功能”。
分發(fā)和轉(zhuǎn)發(fā)的收回功能指的是當公文已經(jīng)進行分發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)操作了，流程中的人可以在此單批閱記錄對應的閱讀記錄和轉(zhuǎn)發(fā)記錄頁簽中查看到分發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的人員列表，如出現(xiàn)分發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)人員錯誤，則分發(fā)人或轉(zhuǎn)發(fā)人以及此單的監(jiān)控人員可以對其進行收回操作并重新分發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)，被收回的人員在待我閱讀或轉(zhuǎn)發(fā)查閱中則無法看到此單。
公文分發(fā)和轉(zhuǎn)發(fā)的收回功能適用于哪種情況？下面我們共同看一下應用場景。
年中了，各公司的工作匯報、總結(jié)及集團下半年規(guī)劃等公文讓上傳下達的集團辦公室秘書王英（行政秘書）忙的焦頭爛額。這不，王英（行政秘書）發(fā)現(xiàn)集團下達給生產(chǎn)公司下半年的生產(chǎn)規(guī)劃的公文竟然分發(fā)給銷售公司了，這可怎么辦？王英緊忙打電話向信息部求助。
“您好，姜程（信息部經(jīng)理），我有個緊急的事情需要您的幫助，集團下發(fā)的公文讓我分錯人了，怎么辦？可以收回重新分發(fā)嗎？”王英（行政秘書）著急的說。
姜程（信息部經(jīng)理）：“您別著急，慢慢來。您現(xiàn)在打開OA，找到分錯的公文，然后在批閱記錄里面您會看到閱讀記錄的頁簽，點收回按鈕就會將這個公文從閱讀人的帳號中收回，收回之后您再重新分發(fā)就可以了。”
王英（行政秘書）趕緊按照姜程（信息部經(jīng)理）說的步驟操作，果然收回來了，此時王英（行政秘書）心里的石頭終于放下了，并說：“多謝您姜程（信息部經(jīng)理），我剛才擔心收不回來，這樣我可犯了大錯誤了，非常感謝您。”同時也將她的疑問說出：“我看這個收回按鈕是在批閱記錄中的，是不是能看到批閱記錄的人都能收回呢？”
“這個分發(fā)收回的功能只有分發(fā)的人和監(jiān)控人員可以收回，其他人是不能收回的。”姜程（信息部經(jīng)理）回答。
“哦，這樣我就放心了，怕其他人有此權(quán)限也點了收回這樣就亂了。”王英（行政秘書）問：“姜程（信息部經(jīng)理），順便在請教下轉(zhuǎn)發(fā)的記錄是否也可收回呢？有些領(lǐng)導會將他們審批的公文轉(zhuǎn)發(fā)給他人知曉，有時也會出現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)錯人的情況，也經(jīng)常會問我。”
“也是可以的，轉(zhuǎn)發(fā)的收回也是在批閱記錄--轉(zhuǎn)發(fā)記錄的頁簽中可以看到轉(zhuǎn)發(fā)人員列表，需要將誰的收回就點他們后面的收回按鈕即可，此功能也是只有轉(zhuǎn)發(fā)人員和監(jiān)控人員才可收回，其他人不能做收回操作。”
王英（行政秘書）感謝的說：“好的，明白了，回頭我也‘教教’這些領(lǐng)導們，哈哈。”
那么，華天動力協(xié)同
OA系統(tǒng)中的公文分發(fā)和轉(zhuǎn)發(fā)的收回功能是如何實現(xiàn)的呢？
第一部分：分發(fā)的收回功能。
1.我們以公文發(fā)文為例，先說下分發(fā)操作的收回功能。登錄到王英（行政秘書）帳號看其待辦發(fā)文下有標題為“北京金信集團關(guān)于安全生產(chǎn)檢查與隱患整改制度的意見”的公文，目前的狀態(tài)是等待王英（行政秘書）分發(fā)。
2.打開此公文，點擊分發(fā)按鈕，進行分發(fā)操作。這里我們選擇分發(fā)給王大勇（后勤秘書），然后確定。
3.此時該公文已經(jīng)分發(fā)給王大勇（后勤秘書）了，我們登錄王大勇（后勤秘書）的帳號看下發(fā)文閱讀菜單下的確有王英（行政秘書）分發(fā)來的此公文。
4.如果王英（行政秘書）不想分發(fā)給王大勇（后勤秘書），想要從王大勇（后勤秘書）的發(fā)文閱讀中收回此公文，那么應該登錄王英（行政秘書）帳號，在經(jīng)辦發(fā)文中找到此單，點擊查看審批流轉(zhuǎn)記錄按鈕進入到批閱記錄查看畫面，在閱讀記錄頁簽中我們可見王英（行政秘書）已經(jīng)分發(fā)的人員列表，如王大勇（后勤秘書），點擊右上角的“收回”或“刪除分發(fā)”按鈕完成分發(fā)收回操作。
其中“收回”和“刪除分發(fā)”都可以將此公文從閱讀人員帳號里收回，區(qū)別是“收回”不刪除閱讀記錄信息，“刪除分發(fā)”刪除閱讀記錄信息。而且能看到閱讀記錄的人只有分發(fā)人和監(jiān)控人員，流程中的其他人不可收回。
5.收回以后再登錄王大勇（后勤秘書）帳號查看發(fā)文閱讀，王英（行政秘書）分發(fā)的公文已經(jīng)不存在，被收回了。
6.如果王英（行政秘書）需要重新分發(fā)，則點開此單重新點擊“分發(fā)”按鈕分發(fā)他人即可。
第二部分：轉(zhuǎn)發(fā)的收回功能。
1.我們以公文發(fā)文為例，再說下轉(zhuǎn)發(fā)操作的收回功能。登錄到劉曉宇（辦公室主任）帳號看其經(jīng)辦發(fā)文下有標題為“北京金信集團關(guān)于安全生產(chǎn)檢查與隱患整改制度的意見”的公文，我們需要將此公文轉(zhuǎn)發(fā)給李國天（行政總監(jiān)）。勾選后點擊“轉(zhuǎn)發(fā)”按鈕，選擇李國天（行政總監(jiān)）后確認即可轉(zhuǎn)發(fā)成功。
2.登錄李國天（行政總監(jiān)）的帳號，查看其轉(zhuǎn)發(fā)查閱的菜單，我們可以看到此菜單下有劉曉宇（辦公室主任）剛剛轉(zhuǎn)發(fā)給李國天（行政總監(jiān)）的公文。
3.如劉曉宇（辦公室主任）此時需要收回轉(zhuǎn)發(fā)給李國天（行政總監(jiān)）的公文，則登錄劉曉宇（辦公室主任）帳號，在經(jīng)辦發(fā)文下找到此單，打開后點擊查看審批流轉(zhuǎn)記錄按鈕，進入批閱記錄畫面。在轉(zhuǎn)發(fā)記錄頁簽中我們可以看到轉(zhuǎn)發(fā)列表信息，找到接收人李國天（行政總監(jiān)）一行，點擊后面的“收回”按鈕即可收回此條轉(zhuǎn)發(fā)公文。
此轉(zhuǎn)發(fā)收回操作只有轉(zhuǎn)發(fā)人和監(jiān)控人員可以收回，流程中的其他人員均無法收回。
4.收回以后我們再到李國天（行政總監(jiān)）帳號看下收回的效果。李國天（行政總監(jiān)）帳號中的轉(zhuǎn)發(fā)查閱已經(jīng)沒有此條公文了，已被收回。
5.收回后劉曉宇（辦公室主任）如果需要再次轉(zhuǎn)發(fā)給他人，還可以點擊轉(zhuǎn)發(fā)按鈕選擇他人進行轉(zhuǎn)發(fā)操作。
在公文收發(fā)模塊中，收回功能是一個極小的功能，卻也是OA系統(tǒng)中極具人性化的一個功能。華天軟件作為國內(nèi)一線
OA系統(tǒng)的老牌廠商，在OA技術(shù)和市場調(diào)研上均有超過16年的經(jīng)驗，華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)深度契合企事業(yè)單位實際辦公需求，推動企事業(yè)單位信息化建設(shè)，為其提供人性化協(xié)同辦公解決方案。
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