簽名和印章是一份文件或合同生效的象征或標(biāo)識(shí)，不僅具有權(quán)威性，還代表了中華民族流傳千年的傳統(tǒng)文化標(biāo)識(shí)，是一種防偽體現(xiàn)。如今，在全球信息化時(shí)代，使用
OA辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化辦公已成為企事業(yè)單位現(xiàn)代化管理的必然趨勢(shì)。那么
OA辦公系統(tǒng)又是如何實(shí)現(xiàn)高效的“印章和簽名”？接下來(lái)，筆者將帶大家走進(jìn)華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)，感受真實(shí)的辦公應(yīng)用場(chǎng)景。
一、功能概述
電子簽章和手寫(xiě)簽名是
OA系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字加密文檔型表單的一張技術(shù)途徑，提供給用戶更高強(qiáng)度的安全認(rèn)證信息，在文檔型表單中，可以在正文中加蓋單位公章、個(gè)人的電子印章或簽署手寫(xiě)簽名，加蓋印章是需要進(jìn)行密碼驗(yàn)證，保證了印章安全性。
手寫(xiě)簽名可以用本系統(tǒng)自帶的“手寫(xiě)簽名組件”，如下圖示。也可以另行配備手寫(xiě)板，如果要實(shí)現(xiàn)較好的手寫(xiě)效果，建議采用手寫(xiě)板。手寫(xiě)簽名表現(xiàn)在文檔中就是一個(gè)圖片。
如果是多個(gè)印章，列表中顯示的不同時(shí)間對(duì)應(yīng)不同的簽章。如果印章是從別處拷貝過(guò)來(lái)的圖片，而不是通過(guò)印證密碼添加的印章，在印章驗(yàn)證處就不會(huì)顯示出用戶信息。從而，可判斷此印章的真?zhèn)巍?br />
印章安全通過(guò)三個(gè)手段保障：
一是印章必須設(shè)置密碼后方可使用；
二是每個(gè)印章在文檔中都能夠通過(guò)印章驗(yàn)證看到印章是由哪個(gè)用戶在什么時(shí)候蓋的，如果點(diǎn)擊印章后在印章驗(yàn)證中不顯示印章信息，那就表示這僅是一個(gè)印章圖片而不是真實(shí)的印章；
三是對(duì)于公章，系統(tǒng)中模仿公司管理，能夠設(shè)置公章的所有者——即公章的可用人員，如果當(dāng)前用戶不是公章的可用人員，那么即使在審批中有蓋章權(quán)限，也不能看到公章。
二、實(shí)例展示
具體功能在金信集團(tuán)案例中，用戶要求加強(qiáng)對(duì)審批文件的規(guī)范性管理。金信集團(tuán)行政總監(jiān)李國(guó)天在集團(tuán)例會(huì)上提到，為了便于OA系統(tǒng)中文件的存檔和發(fā)布，公司的財(cái)務(wù)章、公章、合同章等都已經(jīng)制作成電子印章，開(kāi)始在OA系統(tǒng)的審批文件中使用了?？偨?jīng)理趙華威開(kāi)會(huì)討論后決定，各部門(mén)經(jīng)理需要使用個(gè)人電子印章，在需要簽字的時(shí)候使用，由信息部會(huì)統(tǒng)一為各部門(mén)經(jīng)理制作電子印章。
信息部經(jīng)理姜程分配部門(mén)員工統(tǒng)一收集各位領(lǐng)導(dǎo)的簽字并制作成電子簽章，上傳到OA系統(tǒng)中，領(lǐng)導(dǎo)們可以直接使用。每個(gè)人只能使用自己的電子簽名，而且在使用時(shí)還需要輸入密碼驗(yàn)證，簽章密碼和系統(tǒng)的登錄密碼是不一樣的。如果懷疑印章有問(wèn)題，系統(tǒng)還具有印章驗(yàn)證的功能，可以查看印章的真?zhèn)?，不用?dān)心電子簽名的安全性。
研發(fā)經(jīng)理孫悅?cè)惶岬?，涉及到筆記和文件類的記錄，避免提筆忘字和手寫(xiě)能力退化，建議大家同時(shí)適配手寫(xiě)板，在實(shí)現(xiàn)電子簽名功能的同時(shí)，推進(jìn)無(wú)紙化辦公進(jìn)程，減少筆記空間，避免信息丟失。
三、功能實(shí)操
第一部分：公司印章的設(shè)置和使用方法。
上傳公司印章：點(diǎn)擊系統(tǒng)管理—基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置—系統(tǒng)數(shù)據(jù)設(shè)置—公章維護(hù)菜單，進(jìn)入到公章瀏覽畫(huà)面。
在公章瀏覽畫(huà)面中點(diǎn)擊【新建】按鈕，創(chuàng)建公司印章。
在公章名處寫(xiě)明公章的名字，公章文件上傳中上傳我們提前做好的.esp格式的公章，在可用人員處設(shè)置可以使用此公章的人員名字，說(shuō)明位置可以寫(xiě)簡(jiǎn)要的說(shuō)明內(nèi)容，設(shè)置完畢后點(diǎn)擊【保存】按鈕，保存此公章。如下圖所示：劉曉宇（辦公室主任）是可以使用名字為“公章”印章的人員。
進(jìn)入到審批流轉(zhuǎn)—審批管理—審批設(shè)置—審批動(dòng)作節(jié)點(diǎn)，我們以“審批”權(quán)限為例，勾選后點(diǎn)擊修改按鈕，進(jìn)入到審批動(dòng)作節(jié)點(diǎn)設(shè)置中。
在操作權(quán)限設(shè)置中勾選“允許加蓋公章”，然后保存。勾選以后則擁有此“審批”權(quán)限的人在編輯正文時(shí)有加蓋公章的按鈕。
由于在正文加蓋印章不止需要有加蓋公章的權(quán)限，也必須有公章的使用權(quán)利，所以我們?cè)O(shè)置個(gè)簡(jiǎn)單的流程，讓擁有公章使用權(quán)利的劉曉宇（辦公室主任）也有審批動(dòng)作的權(quán)限。
以上就是公司印章設(shè)置的方法，下面我們以王英（行政秘書(shū)）帳號(hào)起草單據(jù)看下使用效果。
登錄劉曉宇（辦公室主任）帳號(hào)打開(kāi)待辦事項(xiàng)，點(diǎn)擊【編輯正文文件】按鈕，進(jìn)入到正文編輯畫(huà)面。
在上面會(huì)有【加蓋公章】的按鈕，點(diǎn)開(kāi)可以看到劉曉宇（辦公室主任）有權(quán)限使用的公章。
點(diǎn)擊“公章”以后，會(huì)彈出此印章的使用口令，在輸入口令后點(diǎn)擊【確定】按鈕方能在正文中加蓋公章。
公章顯示后，我們可以拖拽公章圖片到合適位置，然后點(diǎn)擊右上方的【保存】按鈕，在將此單處理即可。
第二部分：個(gè)人印章的設(shè)置和使用方法。
進(jìn)入到系統(tǒng)管理—用戶帳號(hào)中，勾選具體的人員名字，點(diǎn)擊【帳號(hào)設(shè)置】按鈕，進(jìn)入到帳號(hào)設(shè)置中。
在此人的帳號(hào)設(shè)置—簽章設(shè)置—上傳簽章文件中上傳已經(jīng)做好的個(gè)人簽章文件（為.esp格式的文件）上傳以后點(diǎn)擊【保存】按鈕。如下圖所示：趙華威（總經(jīng)理）已經(jīng)上傳了個(gè)人的簽章文件了。
進(jìn)入到審批流轉(zhuǎn)—審批管理—審批設(shè)置—審批動(dòng)作節(jié)點(diǎn)，我們以“審批”權(quán)限為例，勾選后點(diǎn)擊修改按鈕，進(jìn)入到審批動(dòng)作節(jié)點(diǎn)設(shè)置中。
在操作權(quán)限設(shè)置中勾選“允許添加個(gè)人簽章”，然后保存。勾選以后則擁有此“審批”權(quán)限的人在編輯正文時(shí)有加蓋個(gè)人簽章的按鈕。
以上就是個(gè)人簽章的相關(guān)設(shè)置。之前我們已經(jīng)用劉曉宇（辦公室主任）的帳號(hào)審批了此單，目前已經(jīng)流轉(zhuǎn)到審批人趙華威（總經(jīng)理）的帳號(hào)了，已經(jīng)上傳個(gè)人簽章文件的趙華威（總經(jīng)理）也同樣擁有“審批”的權(quán)限，因此我們用趙華威（總經(jīng)理）的帳號(hào)登錄，看下使用效果。趙華威（總經(jīng)理）打開(kāi)待辦事項(xiàng)，同樣點(diǎn)擊【編輯正文文件】按鈕，進(jìn)入到正文文件編輯畫(huà)面。
在此畫(huà)面的上方有【添加簽名】的按鈕，點(diǎn)擊以后會(huì)彈出添加個(gè)人印章的對(duì)話框，可在輸入口令后點(diǎn)擊【確認(rèn)】按鈕，完成個(gè)人簽章的添加。
同樣，此個(gè)人印章也可通過(guò)拖拽來(lái)調(diào)整其所在的位置，調(diào)整完畢后點(diǎn)擊【保存】，將此單處理即可。
第三部分：手寫(xiě)簽名的設(shè)置和使用方法。
在審批進(jìn)入到審批流轉(zhuǎn)—審批管理—審批設(shè)置—審批動(dòng)作節(jié)點(diǎn)，我們以“審批”權(quán)限為例，勾選后點(diǎn)擊修改按鈕，進(jìn)入到審批動(dòng)作節(jié)點(diǎn)設(shè)置中。
在操作權(quán)限設(shè)置中勾選“允許添加個(gè)人簽章”，然后保存。勾選以后則擁有此“審批”權(quán)限的人在編輯正文時(shí)有手寫(xiě)簽名的按鈕。
我們還用趙華威（總經(jīng)理）帳號(hào)登錄看下手寫(xiě)簽名的使用效果。打開(kāi)正文編輯畫(huà)面，點(diǎn)擊上方的【手寫(xiě)簽名】按鈕，彈出手寫(xiě)簽名組件，將簽名內(nèi)容寫(xiě)在空白處點(diǎn)擊【確定】按鈕，完成手寫(xiě)簽名添加。
同樣也可對(duì)手寫(xiě)簽名拖拽到合適位置【保存】，然后處理此單即可。
第四部分：印章的驗(yàn)證
在正文編輯頁(yè)面的上面有【印章驗(yàn)證】的按鈕，點(diǎn)擊【印章驗(yàn)證】可以看到當(dāng)前文檔中所有的公章、個(gè)人印章和手寫(xiě)簽名，并且都會(huì)相應(yīng)顯示添加人、日期、時(shí)間等內(nèi)容。點(diǎn)擊某個(gè)簽名列表，可直接定位到對(duì)應(yīng)的印章上。
四、功能總結(jié)
華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)中的電子印章和手寫(xiě)簽名功能是智能化、現(xiàn)代化、信息化、系統(tǒng)化的文件署名和印章管理系統(tǒng)，充分實(shí)現(xiàn)了信息化途徑對(duì)于文件和申請(qǐng)的審批、簽署功能，大大提高了上下級(jí)之間的工作流轉(zhuǎn)效率，加強(qiáng)了工作節(jié)點(diǎn)對(duì)于事務(wù)處理的管理作用。
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