在信息化建設(shè)飛速發(fā)展的今天，越來越多的企業(yè)意識到
OA辦公系統(tǒng)的重要性。對于初次引入OA系統(tǒng)的企業(yè)來說，
OA選型著實(shí)是一個難題。無論是對企業(yè)需求的定位、還是對不同產(chǎn)品的比較，都常常讓企業(yè)無從下手。
其實(shí)，OA選型是有規(guī)律可循的，只要抓住技巧，規(guī)避誤區(qū)，就可以選出最適合企業(yè)的OA系統(tǒng)。今天，筆者就來為企業(yè)
OA選型支招，為大家介紹定位辦公需求的方法和步驟。
第一步、成立需求小組
OA系統(tǒng)是供整個企業(yè)所共同使用的，其功能應(yīng)滿足絕大部分企業(yè)員工的辦公需求。想要了解不同崗位員工的需求，單靠一個人的力量是不夠的。特別是在大中型企業(yè)或?qū)I(yè)性較高的企業(yè)中，由不同崗位員工共同組成的需求小組更能徹底地歸納出企業(yè)的辦公需求，做到專業(yè)而全面，不遺不漏。
第二步、找出整個企業(yè)的核心需求
所謂核心需求，就是企業(yè)辦公環(huán)節(jié)中最突出的矛盾，這個矛盾可能是人力資源繁冗的工作，可能是經(jīng)常無法及時完成的審批單據(jù)，甚至可能是部門間溝通不暢，合作困難的問題。企業(yè)辦公的核心需求是選擇
OA系統(tǒng)的關(guān)鍵，能最大程度滿足企業(yè)核心需求的OA系統(tǒng)應(yīng)該是企業(yè)的首選產(chǎn)品。
第三步、匯總各個部門最頭疼的問題
一款優(yōu)秀的
OA系統(tǒng)可以一次性解決企業(yè)辦公的多種問題，在企業(yè)辦公的各個環(huán)節(jié)中為員工提供幫助。銷售部如何更好地轉(zhuǎn)化客戶、行政部如何將管理制度落地、人事部怎樣準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)績效考勤等需求都需要被匯總起來。在選定可以滿足企業(yè)核心需求的幾款OA系統(tǒng)后，這些細(xì)節(jié)性的需求就成了企業(yè)二次篩選的標(biāo)準(zhǔn)。
第四步、找同行業(yè)成功引入OA系統(tǒng)的案例
知己知彼，百戰(zhàn)不殆，同行企業(yè)的成功應(yīng)用案例可以作為企業(yè)OA選型的參考。需要注意的是，找案例應(yīng)找與自己企業(yè)發(fā)展水平相當(dāng)?shù)钠髽I(yè)，行業(yè)龍頭企業(yè)的辦公需求過于復(fù)雜，初創(chuàng)企業(yè)的需求又過于簡單，兩者都不具有太多的參考價值。
按照這四個步驟確定企業(yè)的需求，就可以做到有條不紊，全面徹底了。除此之外，避免以下兩大誤區(qū)，有助于選型者對OA廠商提出有效的辦公需求。
誤區(qū)一：認(rèn)為企業(yè)只有一個簡單的需求
有些企業(yè)是在辦公中遇到了問題后決定引入OA系統(tǒng)的，他們在
OA選型時認(rèn)為只要解決了當(dāng)下的問題就可以了。
OA辦公系統(tǒng)是可以助力企業(yè)信息化建設(shè)的有效工具，使用單一的系統(tǒng)功能很難充分發(fā)揮出OA系統(tǒng)提高企業(yè)辦公效率的作用，難免大材小用。從長遠(yuǎn)角度考慮，即使解決了現(xiàn)階段的辦公問題，但是企業(yè)在一定時期內(nèi)還會出現(xiàn)新的問題和矛盾，不如一次性解決。而從資費(fèi)角度考慮，過于簡單的需求和OA系統(tǒng)不菲的價格也是不匹配的。
誤區(qū)二：我列出的所有需求廠商都要滿足
和只有單一需求形成鮮明對比的是，有些企業(yè)會給
OA廠商一份內(nèi)容繁多且無比細(xì)致的需求單。且不說過于偏門或奇怪的需求OA廠商無法滿足，過分細(xì)致的需求也會限制OA系統(tǒng)的技術(shù)開發(fā)，同時更會產(chǎn)生許多不必要的花費(fèi)。因此，企業(yè)在與廠商溝通需求時把握自己的幾大核心需求，畢竟提出對核心功能的訴求要遠(yuǎn)優(yōu)于執(zhí)著于所有需求的效果。
一款優(yōu)秀的OA系統(tǒng)可以提高企業(yè)的工作效率，幫企業(yè)實(shí)現(xiàn)規(guī)范的管理。而一個負(fù)責(zé)任的OA廠商會主動幫助企業(yè)完善辦公需求。因此，企業(yè)在進(jìn)行OA選型時，應(yīng)首選優(yōu)秀廠商的
OA產(chǎn)品，并在選型的每一個環(huán)節(jié)中多與廠商溝通——畢竟在
OA辦公系統(tǒng)方面他們才是專業(yè)的。
OA辦公系統(tǒng)：
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