社會現(xiàn)代化的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理逐漸退居幕后，信息化檔案管理成為必然趨勢。而
OA辦公系統(tǒng)作為現(xiàn)代辦公工具正獲得越來越多的關(guān)注，那么OA系統(tǒng)是否能夠協(xié)助企事業(yè)單位進(jìn)行高效的檔案管理？華天動力有話要說。
一、企事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀
隨著社會現(xiàn)代化的發(fā)展，辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中。把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時機(jī)地提供有價值的檔案信息。必須有一個精選的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性，真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。
二、企事業(yè)單位檔案管理出現(xiàn)了哪些問題
1、社會的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。
2、檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化仍需改進(jìn)。
3、檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機(jī)信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)?！?br />
三、華天動力
OA系統(tǒng)解決方案
華天動力OA檔案管理將提供檔案信息化管理。為了員工上手更加容易，檔案管理沿用了紙質(zhì)檔案的各項專用術(shù)語，檔案分為類目、案卷、檔案三個級別，使得檔案整理更加明了。華天動力OA分類管理也明確了人員任務(wù)分工，工作交集少，提高了工作效率。
面對一些公司提出檔案需要經(jīng)常借閱的需求，華天OA提供了檔案借閱功能，通過此項管理，軟件借閱的請求、批示等工作都可以通過網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行。同時，檔案的去向、借閱人也可以被記錄，方便檔案追蹤。華天動力OA檔案管理也提供了對保密期限有要求的檔案提供了期限提醒，以及為到期的檔案提供了檔案銷毀等功能以便用戶使用。
華天動力
OA檔案管理也設(shè)有完善的權(quán)限控制，檔案分級都有專業(yè)的管理人員管理，非管理人員要查閱檔案均需要申請、審核通過后才能查閱。
四、華天動力OA系統(tǒng)中檔案管理主要功能
1、檔案的建立需要設(shè)立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)拿芗壋绦蚣案骷壍墓芾砣藛T。
2、檔案的管理首先要設(shè)置檔案類目，類目下并不直接保存檔案文件，而是設(shè)置類目信息，根類目只有檔案管理員才能設(shè)置，同時類目有類目管理員。
3、檔案類目下創(chuàng)建案卷信息，案卷下保存檔案信息，每一案卷有案卷管理員及可查閱人員。
4、案卷下上傳檔案，可以是紙質(zhì)或是電子，為檔案編號、起名保存。
檔案管理是一項作業(yè)量較大的工作，其內(nèi)容復(fù)雜繁瑣，必須安排專人進(jìn)行負(fù)責(zé)。同時檔案因需要長期保存、不定時查閱，管理要非常仔細(xì)。企事業(yè)單位通過華天動力OA系統(tǒng)的有效協(xié)助，定能實現(xiàn)高效的檔案管理。
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