隨著市場(chǎng)信息化的不斷加深，OA辦公系統(tǒng)作為現(xiàn)代化辦公工具走入越來(lái)越多的企事業(yè)單位。為什么OA辦公系統(tǒng)如此受歡迎？究其原因，OA系統(tǒng)的成功實(shí)施能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位“減負(fù)”。
事實(shí)上，OA辦公系統(tǒng)能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位“減負(fù)”不僅體現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)方面，在管理方面也是收效巨大。
一、經(jīng)濟(jì)方面
OA系統(tǒng)作為無(wú)紙化辦公為企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)花銷起到了很大的作用。首先，我們可以先從紙張的用處來(lái)看。辦公中會(huì)使用到紙的地方一般有打印、審批、報(bào)表、會(huì)議、合同、人員資料等這些流程，那么我們只要減少這些流程的紙張使用量，也就基本上解決了紙質(zhì)辦公的問(wèn)題，基本實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙化辦公”。舉例來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)審批的流程是先填寫(xiě)紙質(zhì)文件，而后由專員遞交給上級(jí)，這樣浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)紙。使用OA系統(tǒng)之后，用戶只需要填寫(xiě)審批表單，而后直接選取審批人，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將文件推送到審批人的賬戶中，審批人可通過(guò)公章功能審批，這過(guò)程就不需要用到紙。這樣的例子很多，合同管理、人事管理等等，OA系統(tǒng)為企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)花銷的“減負(fù)”做出了巨大貢獻(xiàn)。為企業(yè)節(jié)省成本，不用去打印諸多的紙張，不僅是紙張節(jié)約，也節(jié)約了電、油墨。
二、管理方面
1、精準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)信息的上傳下達(dá)
信息化欠缺時(shí)期，企事業(yè)單位部門與部門之間無(wú)法進(jìn)行充分的信息共享與傳遞，所以導(dǎo)致很多重復(fù)性的工作。同時(shí)企業(yè)很多事務(wù)是需要跨部門運(yùn)作，因此員工與員工之間工作的協(xié)同迫切需要一個(gè)平臺(tái)來(lái)支撐。而OA辦公系統(tǒng)則是其中的答案，借助這OA系統(tǒng)平臺(tái)，能夠?qū)崿F(xiàn)跨地區(qū)、組織、部門的員工緊密地聯(lián)系在一起，使單位內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢，增強(qiáng)員工辦公效率。以一線OA廠商華天動(dòng)力OA系統(tǒng)中的即時(shí)通訊與郵件功能模塊為例。
即時(shí)通訊
郵件
另外，華天動(dòng)力OA系統(tǒng)中的通訊錄為溝通聯(lián)系使用，系統(tǒng)通過(guò)人事檔案的數(shù)據(jù)采集自動(dòng)生成公司通訊錄并支持OA手機(jī)APP的同步顯示。支持公共通訊錄的共享，提供個(gè)人通訊錄。通訊錄提供字母索引，按名稱查詢等常用的快速檢索方式。郵件系統(tǒng)作為華天動(dòng)力OA系統(tǒng)的一部分，和短消息、通訊錄等模塊一樣，擔(dān)負(fù)著整個(gè)OA系統(tǒng)信息交流的重要任務(wù)。配置簡(jiǎn)單，兼容全部使用pop3和stmp的郵件系統(tǒng)，完美解決不同郵件系統(tǒng)中的字符集亂碼問(wèn)題。采用分布式處理郵件，輕松處理大批量郵件。
2、實(shí)現(xiàn)高效審批的辦公環(huán)境
談到高效審批，就不得不提到OA辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)核心——工作流。企業(yè)的工作能力和工作效率與業(yè)務(wù)進(jìn)展緊密相關(guān)。管理良好的企業(yè)需要有其定義完善的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程來(lái)促使業(yè)務(wù)條理清晰地進(jìn)行。利用OA系統(tǒng)中內(nèi)置的工作流引擎，可根據(jù)企業(yè)內(nèi)部管理要求，定義、優(yōu)化、再造出各種復(fù)雜程度不一的流程模塊，除公文外，例如向采購(gòu)、資金申請(qǐng)、網(wǎng)上報(bào)銷等等均可根據(jù)OA系統(tǒng)的工作流程進(jìn)行使用，不僅可以降低企業(yè)員工花費(fèi)在找人簽批、審核等上面的時(shí)間，可以把更多的精力投入到本職工作，而且領(lǐng)導(dǎo)可以實(shí)時(shí)察看流轉(zhuǎn)狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)形成了高效的辦公環(huán)境。以工作流管理專家華天動(dòng)力OA系統(tǒng)中的審批流轉(zhuǎn)為例。
華天動(dòng)力OA系統(tǒng)工作流不僅流程多樣，幾乎覆蓋了所有企事業(yè)單位的辦公需求；數(shù)據(jù)安全性高，充分保證客戶的信息不被泄露，保證客戶信息安全；表單使用靈活，操作方便，可以實(shí)現(xiàn)在一張審批單上插入多張明細(xì)表的獨(dú)有功能；而且能夠輕松實(shí)現(xiàn)流程內(nèi)外數(shù)據(jù)的整合，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)消除信息孤島，減少重復(fù)工作，并大大降低手工操作的差錯(cuò)率。
總而言之，OA辦公系統(tǒng)在經(jīng)濟(jì)與管理兩方面均可以為企事業(yè)單位“減負(fù)”。
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