作為企事業(yè)單位的“大勢”軟件，OA發(fā)展的腳步從未停歇，甚至愈發(fā)神速。但是大家真的了解OA系統(tǒng)嗎？為更好地了解OA辦公系統(tǒng)，今天我們從功能的角度進行簡單分析。
總的來說，我認為OA軟件的功能主要分成五大部分：內部信息發(fā)布平臺、內部溝通平臺、行政辦公管理平臺、文檔規(guī)范化管理以及工作流程自動化。下面將以OA產業(yè)三駕馬車之一華天動力OA為例，共同分析各個功能的具體作用。
在內部信息發(fā)布平臺中，往往包括公告、通知、新聞等功能。例如，華天動力OA中的信息發(fā)布系統(tǒng)擁有完善的信息管理功能，不僅能實時的發(fā)布信息給企業(yè)內部人員，而且能對各種信息進行轉存、歸檔，不僅保證了對重要信息歷史記錄的保留，同時又能針對不同企業(yè)的需求復制不同的信息管理模塊，全面的滿足各個企業(yè)對信息的統(tǒng)一管理。下圖為華天動力OA系統(tǒng)信息發(fā)布模塊的具體功能。
在內部溝通平臺中，大抵包括短信、郵件、論壇等功能。華天動力OA系統(tǒng)開發(fā)了手機短信模塊，該模塊不僅能夠在線發(fā)送手機短信，還對外公開了短信發(fā)送接口，系統(tǒng)中其它模塊的短信提醒也能夠調用。因為短信功能的實時性、高效性，該功能已經被系統(tǒng)應用在各個模塊中，以及創(chuàng)建了獨立的模塊功能。而郵件系統(tǒng)作為華天動力OA系統(tǒng)的一部分，和短消息等模塊一樣，擔負著整個OA系統(tǒng)信息交流的重要任務。配置簡單，兼容全部使用pop3和stmp的郵件系統(tǒng)，完美解決不同郵件系統(tǒng)中的字符集亂碼問題。采用分布式處理郵件，輕松處理大批量郵件。下圖為華天動力OA系統(tǒng)中的郵件功能界面。
在行政辦公管理平臺中，系統(tǒng)主要包括會議管理、辦公用品管理、證照管理、車輛管理、固定資產管理等等。通過OA系統(tǒng)的有效管理，使企事業(yè)單位的行政辦公管理更加規(guī)范化、科學化。例如，在華天動力OA中的辦公用品管理模塊是根據單位的辦公用品的購買，入庫，領用流程而設計的，特別適用于分批次購買，各部門領用的模式，具有完善的輸入，統(tǒng)計，查詢功能。這樣就更可以合理規(guī)范對企業(yè)辦公用品的管理。下圖為華天動力OA系統(tǒng)中辦公用品管理界面。
在文檔規(guī)范化管理中，主要包含個人文件管理與公司文檔管理。通過OA辦公系統(tǒng)方便、快捷、易用的操作，為廣大企事業(yè)單位用戶提供了規(guī)范管理大批量文檔的功能。在華天動力OA系統(tǒng)中，個人文件柜給用戶提供了一個自由的文檔存放空間，簡單操作既可管理私人文件，也可將文件共享給同事，或者通過短消息等方式發(fā)送給其他用戶，做到真正的文件一站式管理。管理員可以為每個人分配文件柜空間，使管理更方便。此外，在文檔管理中，華天動力OA系統(tǒng)不僅提供文檔的上傳、下載功能，更支持文檔模板的管理，智能的全文檢索，文檔的更新提醒，項目體系的完美支撐，靈活的權限控制，嚴謹的版本管理，全面的報表分析等功能。讓企業(yè)在使用過程中操作簡單，查找容易，只要有權限隨用隨取的文檔管理更大大提高了企業(yè)的工作效率。下圖為華天動力OA系統(tǒng)文檔中心界面。
工作流程是OA系統(tǒng)的核心，OA行業(yè)的工作流管理專家——華天動力，憑借專業(yè)的工作流，完全取代了傳統(tǒng)辦公中的紙質流程，讓辦公流程更加規(guī)范化，提高流程流轉、審批效率。如下圖所示，
綜上所述，從功能的角度可知，OA辦公系統(tǒng)對于企事業(yè)單位來說必不可少。
