隨著OA辦公系統(tǒng)的快速發(fā)展，OA早已經(jīng)超出“無紙化辦公“的范疇，OA平臺正在承載更多的功能與服務(wù)，如企業(yè)的費控管理。
由于企業(yè)在費用管理方面存在許多亂象，例如預(yù)算管理制度執(zhí)行落地困難、流于形式，預(yù)算的執(zhí)行結(jié)果跟編制的預(yù)算相去甚遠；組織結(jié)構(gòu)及人員的分散，造成預(yù)算支出業(yè)務(wù)各項申請、審批時間長效率低；預(yù)算支出信息難以有效歸結(jié)及關(guān)聯(lián)、領(lǐng)導無法了解企業(yè)及部門的管理預(yù)算的執(zhí)行情況，容易出現(xiàn)申請隨意、審批隨意，超支嚴重，始終找不到控制的方法；預(yù)算執(zhí)行過程容易出現(xiàn)黑洞現(xiàn)象，無法及時掌控公司費用的資金流向；預(yù)算分析滯后，很難實現(xiàn)實時的預(yù)算執(zhí)行分析結(jié)果，費用科目多，預(yù)算編制、調(diào)整業(yè)務(wù)缺乏數(shù)據(jù)支撐，合理性難以保證等等，于是越來越多的企業(yè)已經(jīng)認識到OA辦公系統(tǒng)中費控管理的重要性。
那么企業(yè)該如何實現(xiàn)科學、嚴謹、高效的費控管理？以保證企業(yè)能夠有效的按照事前的費用預(yù)算控制實際的費用支出，避免不必要、虛假的費用支出，有利于降低企業(yè)經(jīng)營成本。以華天動力OA系統(tǒng)（http://bankabmg.com）中的費控管理為例，解析OA系統(tǒng)中的幾種費用管理模式。
企業(yè)除了經(jīng)營性成本，管理費用是最主要的成本支出，費控管理是財務(wù)管理的核心之一。在華天動力OA系統(tǒng)中費控管理主要包括兩大部分，分別是項目費用與日常費用。項目費用主要涉及到項目成本、費用報銷與統(tǒng)計報表，日常費用則包含費用報銷、預(yù)算管理、統(tǒng)計報表以及數(shù)據(jù)整合。通過科學有效的信息化管理方法規(guī)范落地企業(yè)費控管理，可以更好進行費控分析和預(yù)算控制，評估企業(yè)、產(chǎn)品及客戶的盈利能力。
一．項目費用管理（根據(jù)實際應(yīng)用案例說明）
1. 項目成本
幾乎每個公司都需要項目費用。首先項目確立之后，則需要針對項目的各個環(huán)節(jié)進行成本的管控。項目成本：即對設(shè)計、采購、管理等發(fā)生的所有費用進行跟蹤，執(zhí)行有關(guān)的成本開支范圍、費用開支標準、工程預(yù)算定額等，制定合理的項目成本，嚴格、準確地控制和核算施工過程中發(fā)生的各項成本，降低成本，提高經(jīng)濟效益。
案例：吉廣控股有限公司（大型4A廣告公司）
項目單審批通過之后，需建立項目的成本立項單，在成本立項單中，首先，選擇相應(yīng)的項目，然后，錄入所需立項事宜，如需采買事項、金額、合作供應(yīng)商、計劃成本等信息。核算整個項目的毛利率，以及各個分項目的相應(yīng)的毛利率。填寫成本立項單時，對某些字段的可寫性做控制，對導入數(shù)據(jù)正確性進行校驗，對某些字段的必填項進行校驗。成本立項單審批通過后，更新成本立項信息中間表中數(shù)據(jù)，便于在之后的借款單中調(diào)用。成本立項單審批通過后，更新相應(yīng)項目單中累計項目立項金額、累計成本金額以及累計的項目報價金額，便于此項目，之后再次成本立項時調(diào)用其中數(shù)據(jù)使用。
選擇項目單頁面：選擇相應(yīng)的項目之后，把數(shù)據(jù)回帶到成本立項中。
2.項目費用報銷
成本之后即有報銷。華天動力OA系統(tǒng)中的項目費用報銷單和項目成本立項進行數(shù)據(jù)上的關(guān)聯(lián)，并且費用報銷單審批通過后，還需要把打分和評價相關(guān)信息更新到供應(yīng)商項目合作歷史的信息中，以便之后進行查看供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量。
案例：吉廣控股有限公司
相關(guān)人員定期填寫費用報銷單，對項目中所發(fā)生費用進行報銷。
首先，選擇對應(yīng)的項目成本立項單，把項目成本立項單中的相應(yīng)數(shù)據(jù)回填到報銷單中。
其次，再選擇成本立項相應(yīng)的明細，把明細數(shù)據(jù)也回填到報銷單中。
最后，把做報銷單時將對某些字段的必填進行校驗，將對供應(yīng)商是否為準入供應(yīng)商進行校驗。針對每一個供應(yīng)商進行打分和評價。供應(yīng)商費用報銷單審批完成后自動生成供應(yīng)商此次項目的合作歷史，并且自動更新供應(yīng)商分數(shù)。如圖所示：
選擇項目成本立項單：選擇相應(yīng)的項目成本立項單之后，把數(shù)據(jù)回帶到項目費用報銷單中。
選擇成本立項相應(yīng)的明細，把明細數(shù)據(jù)也回填到報銷單中。
3.項目統(tǒng)計報表
吉廣控股有限公司項目單報表，如圖所示：
成本立項單報表，如圖所示：
費用報銷單報表
二．日常費用管理（根據(jù)實際應(yīng)用案例說明）
1. 日常費用報銷
在日常費用報銷中，報銷單與各種單據(jù)存在關(guān)聯(lián)。如報銷單申請時選擇借款單等其他審批單并可以在審批過程中進行查看，差旅報銷單與借款單的關(guān)聯(lián)等。
案例：車訊網(wǎng)費用管理（互聯(lián)網(wǎng)媒體）
車訊網(wǎng)-支出（費用報銷）憑單，可在填寫時選擇關(guān)聯(lián)相關(guān)合同或借款單據(jù)。
借款單選擇界面如圖：
合同選擇界面如圖：
2. 日常費用預(yù)算管理
在預(yù)算管理中，預(yù)算管理包括營業(yè)預(yù)算、資本預(yù)算、財務(wù)預(yù)算、籌資預(yù)算，各項預(yù)算的有機組合構(gòu)成企業(yè)總預(yù)算。預(yù)算管理可優(yōu)化企業(yè)的資源配置，全方位地調(diào)動企業(yè)各個層面員工的積極性，是會計將企業(yè)內(nèi)部的管理靈活運用于預(yù)算管理的全過程，是促使企業(yè)效益最大化的堅實的基礎(chǔ)。 預(yù)算是行為計劃的量化，這種量化有助于管理者協(xié)調(diào)、貫徹計劃，是一種重要的管理工具。
案例一：廣州崇高玩具廠（制造型企業(yè)）
預(yù)算管理針對每個部門以及該部門所涉及到的科目進行預(yù)算的維護。預(yù)算分為：年度預(yù)算，半年預(yù)算，季度預(yù)算，月份預(yù)算四個部分。部門填寫預(yù)算的相應(yīng)信息后，進行提交申請，審批通過后，再預(yù)算查看就可以查詢到相應(yīng)的數(shù)據(jù)。
季度預(yù)算信息：
月份預(yù)算信息：
在OA系統(tǒng)中通過提交相應(yīng)的報銷單進行對預(yù)算的扣減。報銷單中選擇報銷單日期和相應(yīng)的報銷科目，而且選擇的報銷科目就是預(yù)算中維護的科目。表單上做校驗是否超出本月的預(yù)算，進行提示超出預(yù)算多少錢。然后進行相關(guān)數(shù)據(jù)的填寫并提交報銷申請單。
報銷申請單提交之后，預(yù)算管理中對相應(yīng)的科目數(shù)據(jù)進行處理。季度預(yù)算和月份預(yù)算在該科目審批中金額會進行累計。
當報銷申請單審批通過之后，那么在預(yù)算管理中，科目對應(yīng)的審批中金額扣除，并且把已發(fā)生費用進行累加。預(yù)算與余額也進行相應(yīng)的扣減。
案例二：北京美通云動（科技型企業(yè)）
申請費用報銷單時，先選擇是否有立項項目，并且可以查看項目的明細信息。
然后根據(jù)項目立項，選擇該項目是否有本部門的預(yù)算，并且可以查看部門的預(yù)算詳情。
最后再根據(jù)有無借支單來進行扣減， 如果之前有借支單，那么費用【報銷金額】減去【借支金額】剩余金額就是要扣減本部門預(yù)算的金額。并且在審批中，給相應(yīng)的人員進行查看，預(yù)算金額、結(jié)余金額和本月結(jié)余金額。并且也可以查看立項的明細和部門的預(yù)算明細。
3.統(tǒng)計報表
統(tǒng)計報表如圖所示：
4.數(shù)據(jù)整合
華天動力OA系統(tǒng)日常費用管理中的數(shù)據(jù)整合可以與U8 ERP系統(tǒng)，金蝶財務(wù)系統(tǒng)等進行相關(guān)的數(shù)據(jù)整合；將OA系統(tǒng)中填報申請并最后審批通過的財務(wù)相關(guān)的費用報銷單、差旅費報銷單等相關(guān)數(shù)據(jù)按需求對應(yīng)寫到U8 ERP系統(tǒng)或者金蝶系統(tǒng)中相應(yīng)的財務(wù)模塊的記賬憑證中去，將OA系統(tǒng)的審批功能和U8 ERP系統(tǒng)(金蝶系統(tǒng))財務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理功能充分有效的進行了結(jié)合，可以很大程度的提高財務(wù)數(shù)據(jù)管理方面的工作效率。
案例：北京和信瑞通電力技術(shù)股份有限公司
北京和信瑞通電力技術(shù)股份有限公司將OA系統(tǒng)中費用報銷單中的流水號、制單日期、審核日期、附件張數(shù)、摘要、會計科目、借方金額、貸方金額、數(shù)量(借方/貸方)、單價、個人(報銷人)、部門，這些字段寫入U8系統(tǒng)中的記賬憑證中去；在U8系統(tǒng)中可對領(lǐng)導審批通過的相關(guān)費用報銷數(shù)據(jù)進行管理。費用報銷單中對應(yīng)填寫相應(yīng)的數(shù)據(jù)，其中流水號對應(yīng)U8系統(tǒng)中的字號，以及明細表中的摘要信息、會計科目、借方金額也對應(yīng)U8系統(tǒng)中的相應(yīng)字段。當費用報銷單審批通過之后，將其對應(yīng)信息通過觸發(fā)程序把數(shù)據(jù)傳輸?shù)経8系統(tǒng)的記賬憑證表中，生成相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息。
OA系統(tǒng)中費用報銷單界面：
當客戶打開U8系統(tǒng)之后，點擊相應(yīng)的數(shù)據(jù)就能查看通過OA系統(tǒng)生成的記賬憑證，達到了避免重復錄入數(shù)據(jù)的作用，節(jié)省了相應(yīng)的工作量。實現(xiàn)了OA系統(tǒng)和U8系統(tǒng)的對接功能。
U8系統(tǒng)中的財務(wù)模塊的記賬憑證界面：
費用管理是以企業(yè)運營管理預(yù)算控制為核心的成本管理核心方式，華天動力基于PDCA循環(huán)管理法，將企業(yè)費控管理體系、費用科目標準、費控流程標準運用信息化技術(shù)進行落地，從前端規(guī)劃明確、過程執(zhí)行控制、后期統(tǒng)計分析三個維度出發(fā)，建立標準化的費用預(yù)算編制、費用支付申請、費用支付審批、費用預(yù)算執(zhí)行、費用支出、財務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)等全生命周期的費用管理循環(huán)生態(tài)，規(guī)范企業(yè)的費用合理性支出。其中事前明確包括明確費用科目標準、明確規(guī)劃預(yù)算金額以及明確預(yù)算執(zhí)行單位。事中控制包括費用申請的標準關(guān)聯(lián)、費用超支的自動預(yù)警控制以及預(yù)算及申請金額的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。事后分析包括費用產(chǎn)生的結(jié)構(gòu)分析、預(yù)算及執(zhí)行結(jié)果對比分析以及預(yù)算執(zhí)行情況匯總。
華天動力OA認為通過規(guī)范科目范圍、執(zhí)行標準；預(yù)算編制目標準確、易于執(zhí)行和可控；費用執(zhí)行數(shù)據(jù)鏈暢通、費用發(fā)生有據(jù)可依；數(shù)據(jù)統(tǒng)計口徑科學、及時動態(tài)；優(yōu)化資金配置、合理科學使用等管控要點協(xié)助企業(yè)實現(xiàn)費控管理過程電子化，有效的降低企業(yè)經(jīng)營成本、提高工作效率、增強企業(yè)效益。
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