公文收文管理是辦公室工作不可或缺的一部分。而如何才能做好公文收文管理工作？通過前些天對于華天動力OA系統(tǒng)的試用，筆者認為OA辦公系統(tǒng)能夠解決這一難題。下面筆者將根據華天動力OA系統(tǒng)中公文收文模塊的功能應用進行分析。
華天動力OA系統(tǒng)中的公文收文功能主要分成六個部分，分別是：收文登記、待辦收文、待閱收文、經辦收文、承辦收文、收文管理。
在收文登記中，用戶不僅可以根據來文標題、收文字號進行查詢，并且可進行新建收文單操作。對收文單進行選擇，也可進行轉存、轉發(fā)、催辦等功能。若當前申請還沒有被處理，則可以撤銷當前申請，對當前狀態(tài)為審批中的數據，則可以進行催辦，發(fā)送催辦提醒消息。
并且華天OA系統(tǒng)的收文登記中還擁有人性化的小細節(jié)，便是用戶通過標題顏色可以判定審批狀態(tài)，包括審批已完成、審批未通過、審批中、未發(fā)送、審批已撤銷、退文至發(fā)起人等。
下圖是制作出的文件處理單，對此可進行發(fā)送、保存、打印等處理。
在待辦收文中，用戶也可根據來文標題、收文字號進行查詢，查看關注與否、收文登記人、收文登記日期等細節(jié)。并且可將來文進行轉發(fā)或轉存。除此之外，以防用戶忘記辦理業(yè)務，華天OA系統(tǒng)中的待辦收文功能中用紅顏色標識超時單據。有文件需要審批的時候，系統(tǒng)會有多種提醒方式，包括彈出窗口提醒、電子郵件提醒、手機短信提醒等等。
其中，選擇任一來文標題下方的數據，均可進入文件處理單修改。其中包括核稿、不同意、轉存、退文、轉發(fā)、打印等一系列操作。
在待閱收文中，用戶可以通過分發(fā)時間、來文標題、閱讀狀態(tài)進行查詢，查看其他人員分發(fā)給自己的收文記錄，以及分發(fā)人、是否閱讀等。
在經辦收文中，用戶可以根據來文標題、收文字號進行查詢，查看文件登記人、收文登記日期、備注、狀態(tài)、操作等。并且在經辦收文功能中也擁有如收文登記功能的小細節(jié)，根據標識的不同標題顏色可了解到審批狀態(tài)。除此之外，用戶也可進行轉發(fā)、轉存等操作。
同時，用戶可以打開具體的收文單，查看當前記錄的審批流轉記錄、申請流程、審批日志以及進行打印操作。若已審批的收文單審批有誤，且該收文單還未被下一步審批人審批，則可以通過撤回操作撤銷當前審批，并在待辦收文中重新對該條數據操作。
在承辦收文中，用戶也可進行查詢與關注操作。
打開任一條數據行，即可出現下圖中的文件處理單。用戶可進行辦理、查看批閱記錄、打印、關閉操作。
在收文管理中，包括三個小模塊，分別是收文庫、收文監(jiān)控、收文設置。
在收文庫中，用戶除了可以根據來文標題、收文字號、發(fā)布類型進行簡要查詢，也可以根據審批開始時間與結束時間進行更多查詢。之外，用戶也可以選擇任一數據行進行掛網、撤銷等操作。
在收文監(jiān)控中，用戶除了進行查詢操作，也可以選擇任一數據行進行分發(fā)、轉發(fā)、修正操作。在此模塊也包含顏色標識說明的小細節(jié)。
在收文管理中，包括模板設置、流程&動作、以及主題詞及紅頭。
在模板設置中，包括收文模板設置、設置收文字號、收文模板類型三個小分支。
在收文模板設置中，用戶可以根據類別、以及目標名稱進行查詢。除此之外，用戶也可以進行新建，選擇任一數據行，即可進行修改、復制模板、設置為起草菜單、設置流程、保存排序、導入更改模板名稱及類別等操作。
在設置收文字號、收文模板類別瀏覽中，用戶可進行新建、修改等操作。
在流程&動作中，包括預定義流程一覽和收文動作節(jié)點兩個部分。其中用戶可以進行新建、修改、刪除等操作。
主題詞及紅頭包括發(fā)布類別設置以及主題詞設置。其中，用戶均可進行新建、修改、返回、刪除操作。在主題詞設置中，還包括默認選擇項、保存以及主題詞的類別設置。
通過上述筆者就華天動力OA系統(tǒng)中的公文收文為例進行的分析，相信大家對OA辦公系統(tǒng)已有了初步的了解。公文收文是一件嚴密的工作，要使工作有條不紊地進行定少不了OA系統(tǒng)的協(xié)助。
