OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，是面向企業(yè)的日常運(yùn)作和管理，員工及管理者使用頻率最高的應(yīng)用系統(tǒng)，自1985年國(guó)內(nèi)召開第一次辦公自動(dòng)化規(guī)劃會(huì)議以來，OA系統(tǒng)在應(yīng)用內(nèi)容的深度與廣度、IT技術(shù)運(yùn)用等方面都有了新的變化和發(fā)展，并成為企業(yè)管理不可或缺的應(yīng)用系統(tǒng)。近幾年來，OA技術(shù)和產(chǎn)品不斷發(fā)展完善，市場(chǎng)也基本成熟，為了實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，越來越多的企業(yè)選擇OA協(xié)同系統(tǒng)來優(yōu)化自身的管理組織結(jié)構(gòu)，希望通過實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公來調(diào)整管理機(jī)制，提高工作效率和決策效能。那么OA系統(tǒng)時(shí)如何幫助企業(yè)優(yōu)化管理的呢？筆者認(rèn)為這全都有賴于協(xié)同OA系統(tǒng)應(yīng)用的絕對(duì)核心——工作流。
什么是工作流？工作流，是指業(yè)務(wù)過程的部分或整體在計(jì)算機(jī)應(yīng)用環(huán)境下的自動(dòng)化，是對(duì)工作流程及其各操作步驟之間業(yè)務(wù)規(guī)則的抽象、概括描述。在計(jì)算機(jī)中，工作流屬于計(jì)算機(jī)支持的協(xié)同工作的一部分，主要解決的問題是為了實(shí)現(xiàn)某個(gè)業(yè)務(wù)目標(biāo)，利用計(jì)算機(jī)在多個(gè)參與者之間按某種預(yù)定規(guī)則自動(dòng)傳遞文檔、信息或者任務(wù)。工作流的這一概念起源于生產(chǎn)組織和辦公自動(dòng)化領(lǐng)域，是針對(duì)日常工作中具有固定程序活動(dòng)而提出的，目的是通過將工作分解成定義良好的任務(wù)或角色，按照一定的規(guī)則和過程來執(zhí)行任務(wù)并對(duì)其進(jìn)行監(jiān)控，來提高工作效率、更好地控制過程、有效地管理業(yè)務(wù)流程和增強(qiáng)對(duì)用戶的服務(wù)。更加通俗地來說，在企業(yè)沒有采用工作流技術(shù)時(shí)，如果需要申請(qǐng)審批某項(xiàng)內(nèi)容，往往是用填寫紙張式表單、手工傳遞的方式，一級(jí)一級(jí)地進(jìn)行審批，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作效率十分低下。但是利用工作流軟件便可以免去審批過程中的種種麻煩了，使用者可以在電腦上填寫表單，電子表單便會(huì)按照設(shè)定好的流程自動(dòng)到達(dá)下一級(jí)審批者手中，層層遞進(jìn)，大大地提高了工作效率，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理。
經(jīng)過數(shù)年的發(fā)展與完善，工作流也在不斷進(jìn)化，從工作流1.0升級(jí)為工作流2.0。工作流1.0，主要特點(diǎn)便是“無紙化、重復(fù)工作、流程孤島、系統(tǒng)孤島、數(shù)據(jù)孤島”，而進(jìn)化了的工作流2.0便是“智能化、效率質(zhì)量提升外部數(shù)據(jù)整合、消除信息孤島、內(nèi)部數(shù)據(jù)整合”，毋庸置疑的，2.0相比1.0更加智能、整合，能夠進(jìn)一步簡(jiǎn)化多余流程，在用戶中也更受歡迎。在目前OA產(chǎn)業(yè)的一線品牌中，華天動(dòng)力被稱為行業(yè)內(nèi)工作流專家，也是率先在工作流1.0基礎(chǔ)上提出工作流2.0的OA廠商，所以相比于其他廠商，成立以來便專注于提升技術(shù)的華天OA系統(tǒng)更加主張流程的智能性和數(shù)據(jù)整合、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，適用于各種情形的審批流程，擁有十大流程和智慧節(jié)點(diǎn)，十大流程隨需而變，讓用戶輕松實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)整合，實(shí)現(xiàn)辦公流程的統(tǒng)一化管理和持續(xù)優(yōu)化，利用工作流引擎實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的同時(shí)，又能體會(huì)到無限的辦公樂趣。
