隨著OA系統(tǒng)的迅猛發(fā)展，越來(lái)越多的人開始對(duì)OA辦公系統(tǒng)的功能與作用產(chǎn)生興趣。今天筆者通過(guò)華天動(dòng)力OA系統(tǒng)印章管理模塊的試用，向大家詳細(xì)的介紹華天動(dòng)力OA系統(tǒng)。
印章是公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具，印章的管理，關(guān)系到公司正常的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的開展，甚至影響到公司的生存和發(fā)展，為防止不必要事件的發(fā)生，維護(hù)公司的利益，越來(lái)越多的公司開始重視印章的管理。隨著互聯(lián)網(wǎng)，辦公自動(dòng)化和電子商務(wù)的崛起，一方面對(duì)傳統(tǒng)印鑒提出挑戰(zhàn)，另一方面人們又需要一種在電子文檔中能符合人們習(xí)慣并具有法律效用的印鑒。為此華天動(dòng)力提出了一種新型的印鑒管理模式，設(shè)計(jì)研發(fā)了一個(gè)實(shí)用的印章管理系統(tǒng)。
對(duì)于企業(yè)而言，一個(gè)功能完備的印章管理系統(tǒng)至關(guān)重要，它可以很大程度上節(jié)省人力物力資源。傳統(tǒng)的管理方法既浪費(fèi)人力物力財(cái)力，又容易導(dǎo)致各種錯(cuò)誤的發(fā)生。面對(duì)企業(yè)頻繁的制作更新印章，頻繁更替的借還使用，傳統(tǒng)的直接方法不但管理起來(lái)極其不方便，而且極其容易出現(xiàn)漏洞，從而造成不可估量的損失。
華天動(dòng)力OA系統(tǒng)中的印章管理系統(tǒng)是一個(gè)智能化、系統(tǒng)化、信息化的印章管理系統(tǒng)，充分利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)對(duì)印章管理、借閱管理等的自動(dòng)化控制，將會(huì)使印章管理工作大大減輕，方便友好的圖形用戶界面，簡(jiǎn)便的操作，完善的數(shù)據(jù)庫(kù)管理將會(huì)使印章管理系統(tǒng)成為印章管理員的得力助手。華天動(dòng)力OA系統(tǒng)中印章管理功能主要包括4個(gè)模塊，分別是：印章信息、借閱記錄、變更記錄、作廢記錄。實(shí)現(xiàn)了對(duì)單位的印章進(jìn)行規(guī)范管理。
在印章信息模塊中系統(tǒng)不僅提供印章名稱、啟用時(shí)間查詢，使員工可以很快的需要使用的印章；提供印章縮略圖查看功能，直觀的查看印章方便借閱查找；選中印章直接借用印章；在印章信息里，借出狀態(tài)印章提供點(diǎn)擊歸還快捷按鈕；而且對(duì)于不用，年久需要更換的可進(jìn)行作廢或者修改，作廢的印章在作廢記錄里查看。
在借閱記錄模塊中系統(tǒng)提供歸還印章管理，并且提供借用中，已歸還兩種狀態(tài)分別瀏覽查看。最重要的是人員能夠根據(jù)借用印章、借用時(shí)間來(lái)查看印章的借閱明細(xì)。
在變更記錄模塊中記錄印章的變更信息，對(duì)印章的修改等操作都會(huì)在這里體現(xiàn)，并且提供刪除操作。
在作廢記錄模塊中被作廢的印章，都在這里顯示出來(lái)，并且便于人員查詢，可刪除。除此之外，華天動(dòng)力OA系統(tǒng)擁有主要優(yōu)勢(shì)，包括：1、印章信息提供列表和縮略圖兩種查看方式。2、印章的借閱歸還快捷方便，操作簡(jiǎn)單。3、系統(tǒng)詳細(xì)記載印章的變更歷史。4、人員能夠查看全部的借閱歷史。
與此同時(shí)，可能會(huì)有人提出疑問(wèn)：公司實(shí)行印章管理是應(yīng)該使用專業(yè)的印章管理系統(tǒng)軟件還是直接使用OA系統(tǒng)進(jìn)行管理呢？根據(jù)筆者的見(jiàn)解，公司應(yīng)該使用OA系統(tǒng)中的印章管理模塊進(jìn)行管理。原因是現(xiàn)在越來(lái)越多的公司都漸漸了解到OA系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，紛紛進(jìn)行使用。而且現(xiàn)在的OA協(xié)同辦公系統(tǒng)功能越來(lái)越完善，公司能夠得到很好的應(yīng)用。而如果要使用專業(yè)的印章管理軟件，有可能會(huì)造成信息孤島、應(yīng)用孤島等的問(wèn)題。
