隨著信息化建設(shè)的發(fā)展，OA系統(tǒng)也在不斷彰顯更為重要的作用。企業(yè)組織通過(guò)搭建OA協(xié)同管理平臺(tái)，不僅實(shí)現(xiàn)促進(jìn)組織管理和業(yè)務(wù)管理的全面升級(jí)，并且提高整體辦公效率。而OA辦公系統(tǒng)中的預(yù)算管理便是其中的重要應(yīng)用之一，今天通過(guò)華天動(dòng)力OA系統(tǒng)的試用，筆者就來(lái)和大家分析一下OA系統(tǒng)中預(yù)算的重要作用。
預(yù)算管理，是利用預(yù)算對(duì)企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)、各單位的各種財(cái)務(wù)及非財(cái)務(wù)資源進(jìn)行分配、考核、控制，以便有效地組織和協(xié)調(diào)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，完成既定的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。其作用主要是加強(qiáng)計(jì)劃管理和限額管理。達(dá)到強(qiáng)化基礎(chǔ)工作,控制投入,增強(qiáng)經(jīng)濟(jì)效益的目的。華天動(dòng)力以其目的在預(yù)算功能中劃分成三個(gè)模塊：預(yù)算維護(hù)、預(yù)算查看、預(yù)算科目管理，對(duì)企業(yè)或單位的預(yù)算的制定和管理提供一套完整的解決方案。而且根據(jù)各個(gè)企業(yè)、單位的工作業(yè)務(wù)不同，系統(tǒng)提供各種接口供客戶調(diào)取、使用，是客戶可以按照自己的需求來(lái)自定義。
華天OA系統(tǒng)在預(yù)算維護(hù)中提供三級(jí)科目管理，對(duì)于每個(gè)科目可以設(shè)定其科目預(yù)警和允許偏差閥值。如日常公費(fèi)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷合計(jì)超出預(yù)算總額的80%，則再進(jìn)行日常公費(fèi)報(bào)銷時(shí)，則系統(tǒng)會(huì)發(fā)送提醒消息，并需要通過(guò)特殊審批流程；若日常公費(fèi)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷合計(jì)超出允許偏差閥值，則不能再進(jìn)行日常公費(fèi)報(bào)銷的申請(qǐng)等控制，以此實(shí)現(xiàn)控制預(yù)算資金的支付，調(diào)節(jié)資金收付平衡，控制支付風(fēng)險(xiǎn)控制預(yù)算。并且將科目設(shè)置為必須項(xiàng)后，制定預(yù)算時(shí)科目自動(dòng)添加到預(yù)算當(dāng)中，不用每次制定預(yù)算的時(shí)候手動(dòng)添加。
華天OA系統(tǒng)在預(yù)算查看中根據(jù)年度、部門(mén)提供對(duì)預(yù)算的經(jīng)費(fèi)的實(shí)際執(zhí)行情況的查看功能，可以查看每個(gè)科目的預(yù)算的實(shí)際情況，包括“發(fā)生的費(fèi)用”、“正在審批中的費(fèi)用”等。通過(guò)此功能，可以有效地掌握預(yù)算的實(shí)際執(zhí)行情況。如用戶在申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷單申請(qǐng)過(guò)程中，其報(bào)銷金額將按照所屬科目匯總計(jì)算至“正在審批中的費(fèi)用”，如果申請(qǐng)審批通過(guò)，則報(bào)銷金額將按照所屬科目匯總計(jì)算至“已發(fā)生的費(fèi)用”。 企業(yè)或單位可以按照實(shí)際管理的需要，制定年預(yù)算，也可以制定半年、季度或按月預(yù)算。在實(shí)際發(fā)生費(fèi)用時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)的按照對(duì)應(yīng)的科目，以此從月、季度、半年和年預(yù)算中扣減。
在預(yù)算制定過(guò)程中，隨著企業(yè)或單位業(yè)務(wù)的發(fā)展，預(yù)算也可以中途進(jìn)行變更，在預(yù)算變更時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)對(duì)預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行版本控制，自動(dòng)存儲(chǔ)每次預(yù)算變更前的預(yù)算和變更后的預(yù)算，并記錄變更時(shí)間和變更人。用戶可以按照版本查看歷次變更的預(yù)算數(shù)據(jù)。
在預(yù)算科目管理中根據(jù)科目名稱、科目級(jí)別、類型、科目預(yù)警、允許偏差、上級(jí)科目進(jìn)行保存、新建?？颇棵Q根據(jù)公司不同的需求可進(jìn)行設(shè)置，簡(jiǎn)單易操作。
根據(jù)上述筆者對(duì)華天動(dòng)力OA系統(tǒng)預(yù)算模塊的試用分析，預(yù)算中的一些優(yōu)勢(shì)也逐漸顯露出來(lái)。包括：
其一，系統(tǒng)支持科目導(dǎo)入導(dǎo)出，科目可設(shè)為是否必選，必選科目在生成預(yù)算的時(shí)候自動(dòng)添加，無(wú)需手動(dòng)添加。并且預(yù)算查看也支持導(dǎo)出。
其二，根據(jù)業(yè)務(wù)需求的不同，可以設(shè)置、選擇不同的審批流程。系統(tǒng)提供各種接口給用戶使用，用戶可以根據(jù)自己的需要設(shè)計(jì)、制作經(jīng)費(fèi)相關(guān)審批單，與預(yù)算模塊實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接。
其三，自動(dòng)匯總計(jì)算下級(jí)部門(mén)預(yù)算。預(yù)算每次進(jìn)行變更時(shí)都進(jìn)行版本控制，讓用戶有跡可循。并且在制作預(yù)算時(shí)，可以只在“全年”一欄填入金額，點(diǎn)擊平均分配按鈕，一鍵輸入。
其四，根據(jù)審批狀態(tài)不同，自動(dòng)計(jì)算到預(yù)算當(dāng)中，預(yù)算查看時(shí)，預(yù)算金額一目了然。
相信通過(guò)筆者對(duì)華天動(dòng)力OA系統(tǒng)預(yù)算試用的介紹，大家已經(jīng)對(duì)OA系統(tǒng)中的預(yù)算有所了解。預(yù)算作為OA系統(tǒng)模塊中較重要的一部分，它的管理必須適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求，積極拓展職能，為綜合行政開(kāi)發(fā)提供強(qiáng)有力的保證。
