OA系統(tǒng)中會(huì)議管理指的是什么？會(huì)議管理包括哪些功能？會(huì)議管理模塊又有哪些好處？今天筆者通過對(duì)華天動(dòng)力OA系統(tǒng)的試用來和大家分析了解一下會(huì)議管理功能。
當(dāng)今社會(huì)開會(huì)是現(xiàn)代人群體溝通最主要的形式，企事業(yè)單位內(nèi)部會(huì)議也不斷增多，會(huì)議信息量也逐漸增大。傳統(tǒng)的信息交流方式及辦公處理業(yè)務(wù)方式已不能滿足企業(yè)對(duì)大量信息快速傳遞和處理的需求。企事業(yè)單位為了提高工作效率，完善單位的科學(xué)化與信息化管理，深知必須借助于功能強(qiáng)大的OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行管理。
華天OA會(huì)議管理主要包括兩個(gè)模塊：會(huì)議管理與會(huì)議紀(jì)要。是集發(fā)起會(huì)議、發(fā)送通知、接收通知、會(huì)議記錄、紀(jì)要?dú)w檔于一體的會(huì)議查詢、管理系統(tǒng)。會(huì)議管理系統(tǒng)實(shí)施從查詢會(huì)議室、預(yù)定會(huì)議室、發(fā)布會(huì)議通知到撰寫會(huì)議紀(jì)要、傳閱紀(jì)要、紀(jì)要?dú)w檔的全過程流程式管理。功能內(nèi)容非常全面，極大地協(xié)助了工作人員更有效地進(jìn)行會(huì)議。
除此之外，華天動(dòng)力OA系統(tǒng)中的會(huì)議管理模塊還包括十大優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)：
其一，華天OA會(huì)議管理模塊操作簡(jiǎn)單，界面友好，會(huì)議室是否空閑一目了然。方便職員使用。
其二，華天OA系統(tǒng)會(huì)議管理中會(huì)議室的維護(hù)不單單只對(duì)會(huì)議室進(jìn)行管理，還細(xì)化到了會(huì)議室內(nèi)資源的維護(hù)。
其三，會(huì)議管理會(huì)議室設(shè)置管理員，設(shè)置會(huì)議室可預(yù)訂人員與允許使用人員，實(shí)現(xiàn)會(huì)議室的專人專用。
其四，華天OA系統(tǒng)擁有完善的會(huì)議權(quán)限控制：將會(huì)議對(duì)不同的人員開放，可設(shè)置會(huì)議的主持人、與會(huì)人、會(huì)議紀(jì)要人員。
其五，華天OA系統(tǒng)采用圖形化會(huì)議室占用：可直觀顯示會(huì)議室的占用時(shí)間，方便使用人選擇會(huì)議室：
其六，會(huì)議發(fā)起后，系統(tǒng)會(huì)以系統(tǒng)消息的方式通知與會(huì)人員。會(huì)議有任何變更時(shí)所有的相關(guān)人員都會(huì)收到相關(guān)信息。
其七，華天OA支持會(huì)議紀(jì)要附件的上傳，人員可將會(huì)議涉及的重要文檔都上傳到附件中，便于日后的查詢。
其八，會(huì)議紀(jì)要可歸檔、可轉(zhuǎn)存到文檔中心，便于會(huì)議的存檔和統(tǒng)一管理。并且會(huì)議紀(jì)要支持批量的導(dǎo)入、導(dǎo)出，方便管理員運(yùn)作。
其九，會(huì)議結(jié)束或取消后會(huì)議室自動(dòng)歸還，無(wú)需手動(dòng)歸還。
其十，會(huì)議紀(jì)要發(fā)送：可單據(jù)建立會(huì)議紀(jì)要，并發(fā)送給參會(huì)人員：
通過上述筆者對(duì)于華天OA辦公系統(tǒng)中會(huì)議管理的試用分析，能夠看出OA系統(tǒng)中會(huì)議管理的重要性。對(duì)于公司來說，OA會(huì)議管理不僅能夠提高決策效率，而且能夠降低運(yùn)作成本的作用。對(duì)于管理者以及職員來說，OA系統(tǒng)界面友好，一目了然，方便使用。
