隨著信息化建設(shè)的發(fā)展，OA系統(tǒng)越發(fā)變得不可或缺。企業(yè)通過搭建OA協(xié)同管理平臺，實現(xiàn)加強內(nèi)部的管理，提高整體辦公效率。而OA辦公系統(tǒng)中的文檔中心便是其中的基礎(chǔ)，今天筆者就來和大家分析一下OA系統(tǒng)中文檔的重要作用。
文檔中心的作用是什么呢？文檔中心的作用就是對企業(yè)內(nèi)的各種公共資源進行收集、管理、檢索、利用，這些資源包括各種制度、規(guī)范、成果、經(jīng)驗、工具、文化、知識等，它們以文檔的形式得以有效的保存和繼承，讓企業(yè)全員進行學習和提升，發(fā)揮增值作用，是一個企業(yè)極為重要的工作。
如今，OA系統(tǒng)已經(jīng)進入到很多的企業(yè)中，其中最基礎(chǔ)的作用便是文檔管理。以一線OA品牌華天動力OA為例，華天協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的文檔中心，通過方便、快捷、易用的操作，為廣大企業(yè)用戶提供了用來創(chuàng)建和管理大批量文檔的功能。華天OA不僅提供文檔的上傳、下載功能，更支持文檔模板的管理，智能的全文檢索，文檔的更新提醒，項目體系的完美支撐，靈活的權(quán)限控制，嚴謹?shù)陌姹竟芾?，全面的報表分析等功能。讓企業(yè)在使用過程中操作簡單，查找容易，只要有權(quán)限隨用隨取的文檔管理更大大提高了企業(yè)的工作效率。因此，許多公司選擇了以O(shè)A系統(tǒng)中的檔案中心來管理企業(yè)的檔案資料。
但是可能會有人質(zhì)疑，為什么企業(yè)不直接使用文檔管理系統(tǒng)進行專門管理？這樣不是更加專業(yè)的？他們認為OA是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、以工作流為中心，為企業(yè)提供文檔管理、電子郵件、目錄服務(wù)、群組協(xié)同等基礎(chǔ)支持，實現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、表單管理、流程審批、會議管理、制度管理等眾多實用的功能的一種軟件，文檔管理只是其中一小部分功能，遠遠達不到企業(yè)對文檔管理的要求。但其實不然。以以上所提到的華天動力OA為例，華天OA的文檔中心分為文檔設(shè)置、知識管理、下載中心、電子期刊、規(guī)章制度、網(wǎng)絡(luò)硬盤、報表中心七個功能，每一個功能全面，均各有特點，優(yōu)勢都很明顯。
其一，在華天OA系統(tǒng)中的文檔中心里面，全文檢索功能不僅能夠通過文件的標題進行查詢，最關(guān)鍵一點是，它可以直接搜索文檔的內(nèi)容，按查詢關(guān)鍵字進行內(nèi)容比對，找到需要的文檔，為工作提供了巨大的便利。并且可以對各種格式的文檔（Word/Excel/PPT/HTML/PDF/RTF）正文內(nèi)容進行按權(quán)限的全文檢索。
其二，華天OA擁有靈活的安全權(quán)限控制?？梢园慈恕⒉块T、群組設(shè)置每個文件夾的操作權(quán)限，包括修改、訪問和更新的權(quán)限，只有有權(quán)限的人員才可以進行相關(guān)操作。并且有權(quán)限的用戶可以直接在線編輯文檔，無需下載編輯后重新上傳，更有利于文檔的更新。
其三，對于企業(yè)多變的文檔信息，多人員操作同一文檔，通常修改記錄很難控制，修改過程中出問題很難查找，有了版本控制所有問題引刃而解，并且華天OA系統(tǒng)記錄了修改時間及修改人，方便后續(xù)的問題處理。
其四，通過項目規(guī)則能夠快速建立符合業(yè)務(wù)邏輯的文件夾樹，極大簡化了工作程序，提高工作效率。
其五，通過突破性的技術(shù)，我們可以上傳任意大小的文件，突破的IE文件上傳大小限制的瓶頸。
其六，文件修改時，可以選擇給指定的人員發(fā)送手機短信或短消息提醒。并且對于每個文件，系統(tǒng)都能夠記錄文件的操作痕跡。便于了解文件的查看、修改、下載情況等等。
總而言之，企業(yè)使用OA系統(tǒng)中的文檔中心來管理文檔不僅能夠更加的方便快捷，并且可能會有效地消除了信息孤島、應(yīng)用孤島等問題。
企業(yè)作為主要載體，未來會越來越多的借助于OA系統(tǒng)中的檔案中心來管理檔案。因此，企業(yè)應(yīng)該盡快“掃盲”，充分了解OA系統(tǒng)對未來發(fā)展的重要作用，走出對OA辦公系統(tǒng)認識上的誤區(qū)，讓OA辦公系統(tǒng)服務(wù)于更多的企業(yè)。
