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[IT專家]OA辦公系統(tǒng)在行業(yè)協(xié)會的應(yīng)用探索
[IT專家]OA辦公系統(tǒng)在行業(yè)協(xié)會的應(yīng)用探索
OA辦公系統(tǒng)在行業(yè)協(xié)會的應(yīng)用，體量不大且不為人知，但卻很有借鑒意義。
隨著行業(yè)協(xié)會的不斷發(fā)展，協(xié)會管理者開始意識到：單單依靠現(xiàn)有的協(xié)會網(wǎng)站，已經(jīng)不能滿足當(dāng)前的信息化發(fā)展趨勢，和業(yè)務(wù)發(fā)展需要。
會員單位企業(yè)的不斷增加，以及協(xié)會事務(wù)的日益繁雜，促使協(xié)會引進(jìn)一套智能化的管理信息系統(tǒng)，使溝通更加方便、聯(lián)系更加密切、工作更有效率，以便為政府單位、會員企業(yè)提供更好的服務(wù)。
OA辦公系統(tǒng)就是一個實現(xiàn)協(xié)同辦公與管理的絕佳工具。
以中國服裝協(xié)會為例，該協(xié)會成立于1991年，歸屬國務(wù)院管理，是中國服裝業(yè)全國性行業(yè)組織，中國首批4A級全國性行業(yè)協(xié)會，為政府、行業(yè)、企業(yè)以及社會提供與服裝業(yè)相關(guān)的各類服務(wù)。2012年，中國服裝協(xié)會和有“工作流管理專家”之稱的華天動力OA合作，共同構(gòu)建了適應(yīng)協(xié)會管理需要的辦公自動化平臺。
除了工作流管理、信息傳遞、文檔管理、公文收發(fā)等常規(guī)應(yīng)用之外，這個平臺最核心、最具特色的應(yīng)用是“中心資源庫”，一個龐大的會員數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。
設(shè)立“中心資源庫”的目的有兩個：
1、收集整合：中心資源庫作為中國服裝協(xié)會母庫，收集各部門子數(shù)據(jù)庫信息，將所有與中國服裝協(xié)會及各部門發(fā)生工作聯(lián)系的企業(yè)或單位，相關(guān)人員的基礎(chǔ)信息，以及相應(yīng)發(fā)生的溝通聯(lián)系工作，全部進(jìn)行定期收集、保存、整合，實現(xiàn)集中式管理。
2、授權(quán)使用：經(jīng)過收集整合后的信息，通過多樣化的檢索功能，可以提供給協(xié)會工作人員查看使用。并采用授權(quán)方式查看重要聯(lián)系信息，以嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的方式，支持中國服裝協(xié)會的單位聯(lián)絡(luò)工作。
這是一個強大的會員數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，包括了全部會員信息、聯(lián)系人信息、工作溝通信息，可以按照單位、聯(lián)系人、工作項目等多種類別進(jìn)行檢索。
為確保信息安全，中心資源庫內(nèi)的信息只能在線瀏覽，不可拷貝和復(fù)制。而且實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息和用戶權(quán)限的分級管理，使得每個人瀏覽不同級別的信息，越級查看則需要提交查閱申請，審批通過后分配查閱驗證碼，在驗證碼有效期內(nèi)，可以查看一定數(shù)量的數(shù)據(jù)。
這個“中心資源庫”內(nèi)的數(shù)據(jù)并不是孤立存在的，而是與服裝協(xié)會OA辦公系統(tǒng)無縫整合，可以在OA辦公系統(tǒng)內(nèi)任意調(diào)用，大大減少了重復(fù)錄入工作量，增強了信息整合力度。
中國服裝協(xié)會的機構(gòu)眾多，秘書處下設(shè)辦公室、會員部、產(chǎn)業(yè)部、信息部、展覽部、外聯(lián)部、協(xié)作和培訓(xùn)部，單列男裝、女裝、童裝、羽絨服裝及制品、休閑裝、服飾、服裝輔料、內(nèi)衣等八個專業(yè)委員會，并設(shè)有全國服裝標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員?？梢韵胂?，實現(xiàn)各部門的數(shù)據(jù)統(tǒng)一集中管理，和協(xié)同辦公互動，是一件非常緊迫和重要的工作，OA辦公系統(tǒng)提供了一個非常有效和便利的解決方案。
事實上，行業(yè)協(xié)會對于OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用可以分為兩種模式：
一種是在行業(yè)協(xié)會內(nèi)部使用，實現(xiàn)內(nèi)部辦公和管理的信息化；
另一種是在行業(yè)協(xié)會內(nèi)部和會員單位間同時使用（給每個會員單位分配賬號），完全整合協(xié)會的內(nèi)外部信息，打破時間和空間限制，實現(xiàn)信息溝通的即時化和協(xié)同辦公的高效化。
無疑后一種應(yīng)用模式將是未來應(yīng)用的主流，這種模式也將最大限度的發(fā)揮出OA辦公系統(tǒng)的潛力和價值。
關(guān)鍵詞:
華天
OA系統(tǒng)
行業(yè)協(xié)會的探索
