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[網(wǎng)易]外企如何用好OA辦公系統(tǒng)？
[網(wǎng)易]外企如何用好OA辦公系統(tǒng)？
正所謂“入鄉(xiāng)隨俗”，在中國落地的外企已經(jīng)開始廣泛應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)——這個(gè)被視為有中國特色的企業(yè)管理軟件。
要想在中國獲得更好的發(fā)展，就必須實(shí)現(xiàn)管理人員的本土化，必須適應(yīng)本土員工的辦公習(xí)慣和文化。實(shí)際上，最理想的境界是能夠達(dá)到“中西合璧”，而不是“土不土、洋不洋”，OA辦公系統(tǒng)如果能夠起到“粘合劑”的作用，就功莫大焉了。
外企在應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)方面有有利的方面，也有不利的方面。有利的是管理、流程、崗位都比較規(guī)范，項(xiàng)目的實(shí)施比較容易；不利的是因語言和文化差異，而導(dǎo)致高層對OA辦公系統(tǒng)的認(rèn)識不夠清晰，中外員工在溝通和配合上容易產(chǎn)生障礙。
為了滿足外企對于OA辦公系統(tǒng)的個(gè)性化需求，國內(nèi)優(yōu)秀的OA廠商都有專門針對外企應(yīng)用的OA產(chǎn)品或解決方案。當(dāng)然，產(chǎn)品最好，因?yàn)榛静恍枰龆伍_發(fā)就可以直接使用，而解決方案則需要進(jìn)行大量的二次開發(fā)來實(shí)施，這通常要耗費(fèi)幾倍的成本和時(shí)間。
華天動(dòng)力的多語言O(shè)A就是一款專門針對外企應(yīng)用的成熟產(chǎn)品，這是國內(nèi)首款真正意義上的多語言O(shè)A系統(tǒng)，也是目前唯一從系統(tǒng)底層支持中、英、日、韓、繁五種語言，并唯一提供多語言接口，可以讓用戶自己翻譯并使用其他語言的OA系統(tǒng)。
通過華天動(dòng)力多語言O(shè)A系統(tǒng)這個(gè)平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)多種語言自由切換。用戶在登錄系統(tǒng)時(shí)選擇自己使用的語言，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)切換成該語言的操作界面，比如選擇的是英語，那么界面就會(huì)變成英文菜單。
他在系統(tǒng)中輸入的任何信息，其他用戶用另一種語言登錄時(shí)，都可以完整的顯示。
華天動(dòng)力多語言O(shè)A系統(tǒng)讓不同語言的用戶在同一個(gè)辦公平臺(tái)上自由、無障礙的溝通和協(xié)作，適合國際性企業(yè)集團(tuán)和在華外企這樣的用戶，他們的辦公人員分屬不同國家和地區(qū)，使用不同語言。上海三菱電機(jī)、TOTO中國、北京克拉斯家居、上海移遠(yuǎn)通信等大中型外企都是這個(gè)系統(tǒng)的用戶。
在具體的應(yīng)用上，外企對于OA辦公系統(tǒng)的需求則并不是很特殊，和國內(nèi)企業(yè)類似，核心需求仍然集中在流程管理、信息傳遞等方面。
TOTO中國是華天動(dòng)力的一個(gè)老客戶了，多年前，由于公司員工辦公的流動(dòng)性大，公司里經(jīng)常出現(xiàn)審批延誤和溝通不暢的事情。傳統(tǒng)的辦公方式打電話、發(fā)傳真已經(jīng)不能滿足業(yè)務(wù)的需要，員工經(jīng)常抱怨“10個(gè)電話，5個(gè)占線，還有5個(gè)不在服務(wù)區(qū)；經(jīng)理要是在外面，傳真恐怕不能及時(shí)收到……”面對如此窘境，公司決定上一套OA辦公系統(tǒng)。
項(xiàng)目的實(shí)施非常順利，使用效果也很好，用公司CIO彭雪鋒的話說，這是一次快樂實(shí)施。總結(jié)這次成功，彭雪鋒認(rèn)為“領(lǐng)導(dǎo)要重視，產(chǎn)品要對路，同事要配合”，這三點(diǎn)缺一不可。
其實(shí)，由于TOTO中國一直保持著濃重的日企文化氛圍，在IT建設(shè)上也并不像說的那么輕松，企業(yè)高管、企業(yè)員工、業(yè)務(wù)部門的思維方式和行為習(xí)慣都會(huì)產(chǎn)生一些棘手的問題，那該怎么做呢？
彭雪鋒說：“我經(jīng)常會(huì)主動(dòng)和老板聊一些IT新趨勢，這并不是要他理解，而是要讓他知道主流是什么，同行的成功案例有哪些可以借鑒；同時(shí)也會(huì)了解公司業(yè)務(wù)面臨的問題，消除他內(nèi)心的疑慮，幫他分析IT項(xiàng)目的ROI、一次性投入多少，長期能夠帶來的利潤等。這樣的溝通很難，但是多少會(huì)起點(diǎn)作用。”
正是利用這種開誠布公、循序漸進(jìn)的方式，讓彭雪鋒逐漸摸到了老板的做事風(fēng)格。“在做IT項(xiàng)目之前，我會(huì)不斷的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，統(tǒng)計(jì)很詳細(xì)的數(shù)據(jù)作出報(bào)告。一份做了5天的報(bào)告能讓老板在5分鐘內(nèi)消化完，這項(xiàng)目就OK了。但是如果沒有這個(gè)，其他的都免談。”
可見，在外企實(shí)施OA辦公系統(tǒng)等項(xiàng)目時(shí)，必須要做好非常認(rèn)真和充分的準(zhǔn)備才行，必須有計(jì)劃、有條理、有數(shù)據(jù)，務(wù)實(shí)客觀，才能協(xié)調(diào)公司上下接受系統(tǒng)，用好系統(tǒng)。
關(guān)鍵詞:
華天
OA系統(tǒng)
外企用好OA
