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[網(wǎng)界]華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)教育業(yè)(醫(yī)科院校)OA解決方案
  首先我們要了解學(xué)校的發(fā)展戰(zhàn)略是什么?學(xué)校的發(fā)展戰(zhàn)略是人才的培養(yǎng)、學(xué)校與企業(yè)的科研合作、教學(xué)管理、以人為本。四個詞概括為人才、科研、管理和服務(wù)。管理是保證學(xué)校發(fā)展所必不可少的條件。學(xué)校的發(fā)展依賴于管理,管理協(xié)調(diào)各部門的工作,并使之與學(xué)校的大環(huán)境相適應(yīng)。同樣,在我們整個學(xué)校中,管理不完善,就無法彼此協(xié)作地進行工作,就無法達到學(xué)校整體的既定目的?,F(xiàn)代化的高校,分工協(xié)作嚴密,專業(yè)化水平和社會化程度都高,社會聯(lián)系更加廣泛,需要的管理水平就更高。管理程度越高,勞動分工和協(xié)作越細,就越要有嚴密的科學(xué)的管理。組織系統(tǒng)越龐大,管理問題也就越復(fù)雜,龐大的現(xiàn)代化高校要求有相當(dāng)高度的管理水平。如何提升學(xué)校的管理效益首先要從效率開始。
  
  大連醫(yī)科大學(xué)中山學(xué)院始建于1999年7月,是遼寧省首批9所試點獨立學(xué)院之一。2004年3月經(jīng)教育部確認為“新機制新模式”的獨立學(xué)院。由大連醫(yī)科大學(xué)和大連金真源集團共同舉辦。學(xué)院針對專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)建立了綜合性、設(shè)計性實踐、實驗教學(xué)體系,并系統(tǒng)建設(shè)了臨床技能、基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)、口腔醫(yī)學(xué)和計算機等綜合實驗教學(xué)中心及教學(xué)基地。十六年來,學(xué)院已培養(yǎng)了一大批品學(xué)兼優(yōu)、基礎(chǔ)扎實、動手能力強、綜合素質(zhì)高的應(yīng)用型人才,受到社會各界的高度評價和用人單位的廣泛認可。
 
  隨著學(xué)校的不斷發(fā)展,大連醫(yī)科大學(xué)中山學(xué)院對各方面的管理都提出了更高的要求。學(xué)院的管理人員及教員眾多,之前仍沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)單據(jù),由于人員分布隨機,審批效率極低,很多審批單需要數(shù)周才能完成簽字。此次選用華天動力協(xié)同OA產(chǎn)品,完整的實現(xiàn)了無紙化辦公,極大的提高了辦公效率。依據(jù)大連醫(yī)科大學(xué)中山學(xué)院內(nèi)部管理需求,通過匹配審批流程與華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)的功能,提出這套管理解決方案。
 
   ‘三建立,一支持,一整合’建立綜合管理信息系統(tǒng)
這次,大連醫(yī)科大學(xué)中山學(xué)院啟動無紙化辦公模式,希望提升管理體制。它在華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)上應(yīng)用了11項功能,第一期上線就使用了25個表單。它的整體目標(biāo)為建立綜合管理信息系統(tǒng),形成個人辦公、信息交流、文檔中心、審批平臺多功能聯(lián)動系統(tǒng)。主要內(nèi)容為‘三建立,一支持,一整合’。建立標(biāo)準(zhǔn)化、無紙化辦公平臺,使所有審批交流以O(shè)A平臺傳遞;建立知識積累與共享平臺;建立內(nèi)部文化與制度宣傳平臺;支持移動辦公,提升企業(yè)整體辦公效率,真正做到信息化辦公;整合系統(tǒng)集成與接口開發(fā),對接學(xué)校內(nèi)部校園網(wǎng)及圖書管理平臺整合。
 
   應(yīng)用協(xié)同OA辦公手段,實現(xiàn)五大管理價值
  

  有了協(xié)同OA軟件作為管理工具,大連醫(yī)科大學(xué)中山學(xué)院(以下稱為“學(xué)院”)在華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)管理平臺上實現(xiàn)五大管理價值,我們對這些應(yīng)用價值進行了具體剖析。
 
  1、業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化:OA系統(tǒng)的使用給學(xué)院審批工作帶來了高效率,表單使用了電子簽章審批,徹底的實現(xiàn)了無紙化辦公。杜絕了以前手工簽字造成業(yè)務(wù)延誤的狀況,可以大大加強重要審批流程的真實性和高效性,內(nèi)控管理力度大大增強。學(xué)院以前的辦公環(huán)境都為紙質(zhì)表表單,存在很多問題,例如人工審批容易錯簽,漏簽,有問題需改正只能重簽,作為學(xué)校,很多管理層也任教,人員較分散,經(jīng)常簽一張單子需要各個教室去找人,而且需要修改的話,就需要大量重復(fù)操作,辦公效率較低。OA上線后將極大的緩解這種情況,主要領(lǐng)導(dǎo)都安裝手機端,表單審批流轉(zhuǎn)速度極大提高。
 
  2、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性:華天動力的表單加入大量自動計算,大量減少了手工計算填表過程,優(yōu)化了審批數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。學(xué)院之前紙質(zhì)的財務(wù)表單,設(shè)計學(xué)雜費等許多計算時候,都由人工手工計算之后填報,現(xiàn)在系統(tǒng)為自動計算,徹底解放了手動計算模式,很大程度提升了辦公室人員的工作效率,也增加了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。 

  3、通知新聞:在華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)的新聞模塊中,新聞及通知發(fā)布模塊,內(nèi)部消息及時推送到個人,增加了信息的時效性。之前采用校園網(wǎng)發(fā)布消息、通知等,由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境限制,校外查看不了校園網(wǎng),同時沒有新消息的提醒,很多通知都滯后,現(xiàn)在有了華天動力協(xié)同OA系統(tǒng),很好的整合了通知平臺,并且采用手機客戶端推送,提高了消息的時效性。
 
  4、車輛管理及會議管理:完善了班車制度及校車管理派車管理,優(yōu)化了會議室調(diào)配。學(xué)院應(yīng)用華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)的車輛管理和會議管理模塊,整合了車輛會議資源,直觀的在OA里面可以看到會議室及車流量的使用狀態(tài)。
 
  5、知識積累:完成知識管理平臺搭建,對學(xué)校大量教學(xué),教務(wù)文檔進行合理化分配管理,做到分權(quán)限控制,各級學(xué)院獨立管理自己的文件平臺。文檔做到了分模塊管理,教學(xué)教務(wù)文檔的歸類管理及共享。
 
  在協(xié)同OA辦公平臺上,實現(xiàn)了院校的專業(yè)需求

  隨著大連醫(yī)科大學(xué)中山學(xué)院應(yīng)用協(xié)同辦公系統(tǒng)順利上線運行,華天動力根據(jù)學(xué)院的要求完成了表單制作,建立了教學(xué)教務(wù)的表單流程,改變了學(xué)院之前人工簽字紙質(zhì)表單的辦公習(xí)慣,應(yīng)用了華天OA系統(tǒng)后實現(xiàn)了無紙化辦公審批流程自動流轉(zhuǎn),減少了客戶巨大的人工成本和時間成本。主要從五個方面做到提升:1、實現(xiàn)了教學(xué)教務(wù)表單的無紙化,流程化,實現(xiàn)了校園辦公的信息化。如學(xué)生緩考申請單、學(xué)生寢室違章用電恢復(fù)供電申請單;2、優(yōu)化表單功能,對客戶表單進行優(yōu)化,簡化表單項目,做到清晰明了。增加了大量自動計算字段,減少了客戶手工計算的工作;3、合并功能重復(fù)的表單。減少了表單模板數(shù)量;4、整合校園辦公平臺,單點登錄鏈接到校園網(wǎng),圖書網(wǎng)等其他網(wǎng)站系統(tǒng);5、考勤模塊關(guān)聯(lián)考勤機,每天自動導(dǎo)入考勤數(shù)據(jù),與考勤規(guī)則對比,關(guān)聯(lián)請假單等,生成考勤記錄。
 
 
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