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[IT專家]服務(wù)業(yè)OA辦公系統(tǒng) 被輕視的應(yīng)用
      服務(wù)業(yè)給人的印象一直是勞動(dòng)密集型、技術(shù)含量低,管理方式也非常傳統(tǒng)和簡(jiǎn)單,對(duì)信息化技術(shù)的依賴很低,這樣的行業(yè)有必要使用OA辦公系統(tǒng)么?

      筆者登陸了幾家一線的OA辦公系統(tǒng)網(wǎng)站,希望能夠找到一些資料。在華天動(dòng)力OA的網(wǎng)站上,筆者發(fā)現(xiàn)其公開發(fā)布的服務(wù)業(yè)客戶居然有200多家,包括物業(yè)公司、設(shè)計(jì)公司、咨詢顧問公司、酒店、廣告?zhèn)髅?、事?wù)所、商務(wù)服務(wù)等各種類型的服務(wù)型企業(yè)。

      這些企業(yè)需要OA辦公系統(tǒng)來解決什么問題呢?筆者在華天動(dòng)力網(wǎng)站上看到了幾個(gè)關(guān)于服務(wù)業(yè)OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用案例,或許能夠給我們提供一些啟示。

      江蘇金達(dá)利是中國(guó)大陸第一批房產(chǎn)專業(yè)代銷公司,在江蘇市場(chǎng)從事全程化的房產(chǎn)代銷服務(wù)。為了保持高效率、高質(zhì)量的辦公狀態(tài),金達(dá)利的管理層決定實(shí)施OA辦公系統(tǒng),利用信息化手段來快速提升企業(yè)執(zhí)行力。

      金達(dá)利最核心的需求,就是內(nèi)部審批流程的管理,另外需要各分公司共用一套OA辦公系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)異地?cái)?shù)據(jù)的同步和統(tǒng)一。

      因?yàn)榫哂卸鄠€(gè)分公司,并且各分公司層級(jí)不一致,所以金達(dá)利的OA辦公系統(tǒng)實(shí)施起來并不簡(jiǎn)單。為了降低流程設(shè)計(jì)和維護(hù)的難度,華天動(dòng)力OA系統(tǒng)的實(shí)施人員采用了一表單多流程、分支流程與子流程相結(jié)合的方式。同時(shí),將流程和部門綁定起來,只有特定部門的人才可以發(fā)起指定流程,以提升流程使用的規(guī)范性。

      啄木鳥教育是國(guó)內(nèi)最專業(yè)的美國(guó)高端留學(xué)品牌引領(lǐng)者,他對(duì)于OA辦公系統(tǒng)的需求,除了一些通用化的功能外,主要是實(shí)現(xiàn)對(duì)人事和財(cái)務(wù)流程的規(guī)范化管理,包括請(qǐng)假、出差、入職、離職、調(diào)休、差旅、費(fèi)用、借款、報(bào)銷、支出等一系列流程。

      通過快速實(shí)施,啄木鳥教育充分發(fā)揮了華天動(dòng)力OA辦公系統(tǒng)“工作流管理專家”的優(yōu)勢(shì)。不但將各項(xiàng)辦公流程成功移植到網(wǎng)上,更實(shí)現(xiàn)了流程間的數(shù)據(jù)整合,減少了大量重復(fù)工作,極大的提升了工作效率。

      這些數(shù)據(jù)整合包括借款單和出差單、報(bào)銷單和出差單、費(fèi)用單和預(yù)算單、支出憑單和費(fèi)用單等。以支出憑單為例,當(dāng)用戶填寫支出單發(fā)起審批時(shí),支出單上會(huì)顯示對(duì)應(yīng)的費(fèi)用申請(qǐng)單,點(diǎn)擊單號(hào),就會(huì)自動(dòng)提取費(fèi)用單上的金額、費(fèi)用說明、是否預(yù)算內(nèi)等信息,以直接查看費(fèi)用單的明細(xì)。當(dāng)支出單通過審批后,又會(huì)自動(dòng)從預(yù)算單中扣減此次金額。

      顯然,在啄木鳥教育的OA系統(tǒng)中,表單中的數(shù)據(jù)并不是孤立存在,而是相互關(guān)聯(lián)的。這正是華天動(dòng)力所創(chuàng)立的“工作流2.0”理念,即實(shí)現(xiàn)工作流數(shù)據(jù)的無縫整合,這種需求已經(jīng)成為當(dāng)前OA辦公系統(tǒng)既普遍又重點(diǎn)的應(yīng)用。

      北京克拉斯家居是一家澳洲獨(dú)資企業(yè),是中國(guó)國(guó)內(nèi)最早經(jīng)營(yíng)歐洲高檔家具及工藝品的經(jīng)銷商之一,也是中國(guó)家具市場(chǎng)最大的代理商之一。

      由于公司內(nèi)既有中國(guó)人,又有外國(guó)人,所以克拉斯家居需要一個(gè)支持中英雙語的OA辦公系統(tǒng),中國(guó)人使用中文界面,外國(guó)人使用英文界面,都能夠順暢的在線協(xié)同辦公。華天動(dòng)力OA系統(tǒng)的多語言版很好的滿足了這個(gè)需求。

      通過華天動(dòng)力OA系統(tǒng),克拉斯家居的管理人員可以在登錄時(shí)選擇中文界面或英文界面,系統(tǒng)根據(jù)用戶的選擇自動(dòng)切換,保證語言和界面的統(tǒng)一。一方用戶輸入文字后,在另一方用戶的界面上均可完整正常的顯示,讓不同語言用戶溝通無憂。

     顯然,隨著規(guī)模的擴(kuò)大,以及現(xiàn)代化辦公和管理的需要,OA辦公系統(tǒng)已經(jīng)成為服務(wù)業(yè)企業(yè)的“標(biāo)配”,在協(xié)助企業(yè)進(jìn)行流程管理方面發(fā)揮了極為重要的作用。越是“傳統(tǒng)”的企業(yè),在應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)時(shí),越容易提升自己的競(jìng)爭(zhēng)力。
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