在上一篇“OA系統(tǒng)全解”的文章中，我們介紹了檔案管理的應(yīng)用。今天我們要介紹另一種檔案——人事檔案管理。
優(yōu)秀的OA系統(tǒng)都會(huì)將人事檔案獨(dú)立管理，因?yàn)槿耸聶n案是人事管理的重要組成部分，包含了專業(yè)的人事管理流程，和報(bào)表統(tǒng)計(jì)信息，不能和其他檔案混為一談。
以國(guó)內(nèi)領(lǐng)先的華天動(dòng)力OA系統(tǒng)為例，其人事檔案管理的研發(fā)理念是：多維度，多角色，分級(jí)管理，綜合統(tǒng)計(jì)分析。它通過建立詳細(xì)的企業(yè)人員檔案信息，對(duì)企業(yè)的人力資源進(jìn)行比較全面的管理，包括入職離職、人事合同、調(diào)職轉(zhuǎn)崗、員工獎(jiǎng)懲等一系列管理工作。
華天動(dòng)力OA系統(tǒng)提供了詳盡的、多維度的人力資源報(bào)表管理，可以實(shí)時(shí)進(jìn)行企業(yè)人員的組成結(jié)構(gòu)、人員職位、崗位分布比等查詢。加強(qiáng)了人事檔案的分級(jí)管理，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策，人員成本控制等提供科學(xué)的依據(jù)。下圖為該系統(tǒng)的人事檔案管理功能：
![[CIO時(shí)代] OA系統(tǒng)全解27：人事檔案智能化](http://huatian.vicgoo.com/uploadfile/2015/1230/20151230112627711.png)
相信人事部的員工會(huì)非常喜歡這個(gè)功能，因?yàn)檫@個(gè)功能可以極大的減少手工操作的時(shí)間和壓力，把員工從瑣碎的工作中解放出來，有更多的精力放在“人”的身上，以優(yōu)化人員服務(wù)和管理。同時(shí)，也讓人事檔案管理更加系統(tǒng)化、可視化、智能化。
我們簡(jiǎn)單介紹一下人事檔案管理中的一些細(xì)節(jié)，這些細(xì)節(jié)是優(yōu)秀的OA系統(tǒng)應(yīng)該具備的功能，它們包括：
可以在檔案中隨時(shí)記錄獎(jiǎng)懲信息，處理調(diào)職轉(zhuǎn)崗等；
支持人事檔案信息的全檢索，可以按照任意屬性信息進(jìn)行檢索；
新增信息自動(dòng)生成功能，如輸入身份證號(hào)后自動(dòng)生成性別、生日、星座等；
在人事信息中沒有的項(xiàng)目可以即錄即補(bǔ)，直接保存到列表；
支持自定義科目排序，將常用的科目例如姓名、部門、入職日期等顯示在列表前端。
所有報(bào)表均采用EXCEL格式，可以在自己的權(quán)限范圍內(nèi)導(dǎo)出相關(guān)內(nèi)容；
人事管理員分級(jí)管理，可以根據(jù)自己的權(quán)限查看相應(yīng)的人員檔案信息；
員工提交入職申請(qǐng)單、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)單、離職申請(qǐng)單，經(jīng)審批通過之后，系統(tǒng)將自動(dòng)記錄到檔案系統(tǒng)中；
可以保留離職人員檔案，對(duì)于停薪留職的人員在重新入職后可一鍵恢復(fù)人事檔案；
多達(dá)14項(xiàng)人事報(bào)表，管理層可多角度對(duì)人事信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，全面、準(zhǔn)確查看人員變動(dòng)情況、評(píng)估人員成本變化、優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)；
在編輯看來，人事檔案管理的安全性設(shè)計(jì)非常重要，如果忽略了可能會(huì)引起很多麻煩，華天動(dòng)力等優(yōu)秀的OA系統(tǒng)在這方面就考慮得比較周到。
一是具有多權(quán)限、多角色、多分工的設(shè)計(jì)。華天動(dòng)力針對(duì)人事管理工作的分工管理的需求，設(shè)計(jì)了多權(quán)限分級(jí)管理模式。通過對(duì)數(shù)據(jù)權(quán)限和科目顯示權(quán)限的控制，大型企業(yè)可以將繁重的人事管理工作無縫分解給多名人員，極大方便了分工合作，既提高工作效率，也避免了交叉工作所造成的信息泄密。
二是變更全記錄，全方位保證數(shù)據(jù)安全。在OA系統(tǒng)中，所有的人事檔案的變更、刪除都有詳細(xì)記錄，隨時(shí)可以恢復(fù)，防止信息誤操作。
當(dāng)前，企業(yè)的管理者已經(jīng)形成一個(gè)廣泛的共識(shí)：人力資源是企業(yè)最重要、最寶貴的資產(chǎn)，那么這些“資產(chǎn)”的檔案自然也是非常重要的。OA系統(tǒng)提供了切實(shí)有效的工具，協(xié)助企業(yè)管理好人力資源檔案，實(shí)際上也是一種優(yōu)化人力資源管理的方式。
