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[CIO時(shí)代] OA系統(tǒng)全解22:車輛管理有難度
      為什么說車輛管理有難度呢?其實(shí)從OA系統(tǒng)的技術(shù)角度來說一點(diǎn)也不難,可是從管理角度來說,就比較難了。

      一方面,用戶因行業(yè)、規(guī)模、管理需求的不同,對于車輛管理的差異性很大,很難形成標(biāo)準(zhǔn)化的管理模型;另一方面,車輛管理制度在執(zhí)行過程中,很容易浮于表面,或陽奉陰違,至于原因,相信大家也都懂的。

      車輛管理得太松,失去了管理的意義;管理得太緊,又難以落實(shí),那到底要怎么做呢?

      在國內(nèi)領(lǐng)先的華天動力OA系統(tǒng)中,車輛管理的功能模塊是這樣設(shè)計(jì)的,見下圖:
[CIO時(shí)代] OA系統(tǒng)全解22:車輛管理有難度
      這個(gè)功能模塊中包含了用車申請、派車管理、車輛狀態(tài)、車輛檔案、車輛保險(xiǎn)等功能,其實(shí)可以分為兩個(gè)方面,一是用車過程管理,二是車輛維護(hù)管理。我們大致解釋一下其使用方式:

      首先,車輛管理員進(jìn)行車輛登記,錄入車輛的詳細(xì)信息,包括車牌號碼、車輛類型、發(fā)動機(jī)型號、購買保險(xiǎn)時(shí)間、廠牌型號、購置日期、駕駛員等。這就相當(dāng)于給每輛車建立了車輛檔案,以后這輛車的每次使用、維修、維護(hù)和保險(xiǎn)信息也都會自動記錄到車輛檔案中。

      如果員工需要用車,則可以在系統(tǒng)上填寫用車申請單,申請車輛時(shí),可以指定車輛,也可以不指定車輛,由車輛管理員自行派車。而用車申請單的審批方式,也分為兩種,一種是直接由車輛管理員審批,一種是走審批流程,流程通過后再進(jìn)行派車。

      派車時(shí),系統(tǒng)能夠直接給司機(jī)發(fā)送手機(jī)短信告知。同時(shí),系統(tǒng)還提供派車單打印功能,可以打印派車單交給司機(jī)。

     用車后,車輛管理員要記錄本次用車的實(shí)際時(shí)間、里程數(shù)、費(fèi)用及車輛狀況。這就是一個(gè)完整的用車過程的管理。

      至于車輛的維護(hù)管理,除了能夠查詢車輛的使用狀況外,最重要的就是保險(xiǎn)和維修、維護(hù)管理。在華天動力OA系統(tǒng)中,能夠設(shè)置保險(xiǎn)的種類,并設(shè)置必須投保的險(xiǎn)種。在保險(xiǎn)錄入時(shí),頁面會顯示以前投保的歷史數(shù)據(jù),為本次投保提供參考。管理員可以在系統(tǒng)中設(shè)置保險(xiǎn)到期提醒,以便于及時(shí)續(xù)保。

      與此類同,系統(tǒng)也提供了完善的車輛維修保養(yǎng)信息管理,管理員可以錄入車輛維修單信息,包括車牌號、維護(hù)日期、經(jīng)辦人、維修類型、費(fèi)用、維護(hù)原因等,并可按相關(guān)內(nèi)容查看車輛維修記錄。另外華天動力OA系統(tǒng)還提供了一項(xiàng)功能,就是可以設(shè)置車輛在維保期間不能使用,這時(shí)候用戶在填寫用車申請單時(shí)就不能夠選擇該車輛了。

      怎么樣,這樣的設(shè)計(jì)你覺得還可以么?其實(shí)覺得和自己的需求有差異也沒關(guān)系,如果你真的需要,聯(lián)系廠家進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整就可以了。如果不涉及業(yè)務(wù)車輛的管理,而只是行政辦公用車,相信這種需求都不會太復(fù)雜。

     那是那句話,通過OA系統(tǒng)進(jìn)行車輛管理,難的不是技術(shù),而是你要怎么管。
關(guān)鍵詞: 華天 OA系統(tǒng) OA系統(tǒng)全解
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