說(shuō)到開(kāi)會(huì)，大概每一個(gè)人都很頭疼，會(huì)議多，太耗時(shí)；會(huì)前沒(méi)有做好準(zhǔn)備，效率太低；會(huì)議沒(méi)有及時(shí)通知到位，人員總是參差不齊；會(huì)議決定事項(xiàng)總是不能很好的執(zhí)行……但會(huì)議又是不可避免的，因?yàn)闀?huì)議是企業(yè)制定各項(xiàng)政策、決定重要事項(xiàng)、總結(jié)交流經(jīng)驗(yàn)的一種重要的工作方式。同時(shí)，伴隨著企業(yè)的發(fā)展，需要溝通和協(xié)調(diào)的事情越來(lái)越多，開(kāi)會(huì)不僅沒(méi)有減少，還在增加，尤其是現(xiàn)在，快到年底了，各家都在準(zhǔn)備年終會(huì)。
如何成功開(kāi)好年終會(huì)，讓開(kāi)會(huì)變的簡(jiǎn)單、輕松、高效，成為了各大企業(yè)的強(qiáng)烈訴求。華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)深入了解企業(yè)開(kāi)會(huì)全流程，融合大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、AI等新興技術(shù)，實(shí)現(xiàn)辦會(huì)流程閉環(huán)，對(duì)會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后做到有效管理，把開(kāi)會(huì)變成一件不再讓人頭疼的事情。
一、會(huì)前：明確分工，注重細(xì)節(jié)
會(huì)前準(zhǔn)備工作是否充分，是決定會(huì)議是否成功的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。為了確保會(huì)前準(zhǔn)備工作嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、超前主動(dòng)、不出紕漏，華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)細(xì)致劃分辦會(huì)流程，實(shí)現(xiàn)線上閉環(huán)，并用項(xiàng)目管理的思路，做到明確分工、責(zé)任到人。
1.一條流程 快速發(fā)起會(huì)議
華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)用流程規(guī)范會(huì)議的審批程序。在系統(tǒng)中發(fā)起會(huì)議申請(qǐng)時(shí)，需要填寫會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人、會(huì)議主題等信息，審核以后就能快速同步通知參會(huì)人員。同時(shí)，通過(guò)這一流程，弄清楚“為什么開(kāi)會(huì)、什么時(shí)間什么地點(diǎn)開(kāi)會(huì)、要討論什么內(nèi)容”。
接到會(huì)議通知后，員工就可以按照各自的分工，開(kāi)始圍繞會(huì)議工作了。值得注意的是，在會(huì)議發(fā)起后，與會(huì)議有關(guān)聯(lián)的員工的日程中會(huì)自動(dòng)添加需要參會(huì)的日程記錄，確保其不會(huì)遺忘。
2.多方集成 讓工作更高效
如果是大型會(huì)議，免不了要邀請(qǐng)一些行業(yè)上下游的合作伙伴。此時(shí)，員工可以通過(guò)華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)編輯會(huì)議公示，并發(fā)布到OA門戶、官方網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等，同時(shí)開(kāi)啟報(bào)名通道，收集合作伙伴參會(huì)的信息、需求。
為了幫助企業(yè)做好這兩項(xiàng)工作，華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)通過(guò)與WPS的深度融合，全面改善用戶在線辦公文檔應(yīng)用與體驗(yàn)。同時(shí)，打通報(bào)名通道，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，讓用戶可以根據(jù)報(bào)名信息自動(dòng)采集客人訂票、訂房、接送的需求，免去了人工收集出現(xiàn)遺漏的情況。此外，華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)還打通了攜程、藝龍等第三方商旅平臺(tái)，能夠讓工作人員快速完成機(jī)票、動(dòng)車票、住宿的預(yù)定。
3. 智能排座 防止重復(fù)、遺漏
大型會(huì)議往往需要給與會(huì)人員排座，人工排座容易出現(xiàn)遺漏。為此華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)通過(guò)建模實(shí)現(xiàn)了線上智能排座。會(huì)議室、會(huì)議場(chǎng)地的座位布局可以在系統(tǒng)中顯示，讓員工可以按照需要快速安排座位，防止出現(xiàn)重復(fù)、遺漏。
二、會(huì)中：做好服務(wù)，考慮周全
從簽到開(kāi)始，就進(jìn)入會(huì)中階段，在這一階段最主要的工作就是做好服務(wù)。華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)通過(guò)智能技術(shù)，大大提高會(huì)議服務(wù)質(zhì)量，為與會(huì)人員節(jié)約時(shí)間。
1.快速簽到 不費(fèi)時(shí)
為了方便簽到，華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)支持二維碼掃碼簽到，讓與會(huì)人員告別排隊(duì)簽到的麻煩事兒。OA系統(tǒng)能夠生成固定的動(dòng)態(tài)二維碼，與會(huì)人員只需掃描二維碼，系統(tǒng)就能生成簽到記錄。此外，華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)也支持定位簽到，通過(guò)wifi或者范圍定位與會(huì)人員的位置，確定到會(huì)情況，達(dá)到簽到的目的。
2.會(huì)議資料快速收集
拍照、錄音、錄像，既是珍貴的資料，也是做好宣傳、傳達(dá)會(huì)議精神等工作的重要素材，因此在會(huì)中就要做好收集、上傳的工作，方便與會(huì)人員獲取資料，也為后續(xù)工作打好基礎(chǔ)。
華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)融合云計(jì)算，具有企業(yè)級(jí)網(wǎng)盤的功能，支持用戶上傳會(huì)議相關(guān)記錄，包括與會(huì)人員發(fā)言記錄、會(huì)議錄音、照片、視頻等。同時(shí)，也支持工作人員關(guān)聯(lián)會(huì)議，方便查找相關(guān)信息。
三、會(huì)后：執(zhí)行到位，任務(wù)落地
一次成功的會(huì)議，不僅要有充分的會(huì)前準(zhǔn)備、周到的會(huì)中服務(wù)，更重要的是，要有高質(zhì)量的會(huì)后執(zhí)行。華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)把任務(wù)管理融入到會(huì)議管理中，實(shí)現(xiàn)會(huì)議執(zhí)行情況跟進(jìn)，確保會(huì)議要求和精神能有效執(zhí)行，工作得到落實(shí)。
在會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議紀(jì)要員可以根據(jù)會(huì)中收集整理的各種資料，快速填寫會(huì)議紀(jì)要并發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)審批。待審批通過(guò)以后，華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)可以將會(huì)議紀(jì)要轉(zhuǎn)為通知或者發(fā)文發(fā)布給相應(yīng)人員傳閱學(xué)習(xí)，對(duì)于需要辦理的工作內(nèi)容，也可以直接在會(huì)議紀(jì)要界面轉(zhuǎn)為任務(wù)，分配人員和工作內(nèi)容，讓會(huì)議要求和精神能有效執(zhí)行，工作得到落實(shí)。
四、支持視頻會(huì)議 員工不用來(lái)回跑
有時(shí)企業(yè)需要進(jìn)行視頻會(huì)議，又該怎么辦呢？別急，有辦法。華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)的會(huì)議管理能夠與目前常用的視頻會(huì)議系統(tǒng)集成，企業(yè)只需在會(huì)議開(kāi)始時(shí)，通過(guò)
OA系統(tǒng)直接進(jìn)入視頻會(huì)議系統(tǒng)就可以開(kāi)會(huì)了，員工不用來(lái)回跑，不僅節(jié)約時(shí)間，還能節(jié)約一筆商旅支出。
會(huì)前有準(zhǔn)備、會(huì)中有記錄、會(huì)后有執(zhí)行，華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)通過(guò)對(duì)會(huì)議的全流程管理，幫助企業(yè)簡(jiǎn)化會(huì)議管理形式，讓會(huì)議精神、決定事項(xiàng)落地落實(shí)，解決了企業(yè)“會(huì)議多、沒(méi)頭緒、執(zhí)行難”的問(wèn)題，為企業(yè)決策提供保障。
OA系統(tǒng)：http://bankabmg.com/ 
