人事檔案是企業(yè)員工信息的載體，
是企業(yè)全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)，
是促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用，
保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要措施。
因此人事檔案的準(zhǔn)確、齊全、完整對(duì)企業(yè)和個(gè)人，
都有著不可替代的意義。
隨著企業(yè)不斷的發(fā)展，
員工持續(xù)增多，
如何高效的管理人事檔案、合同、離職、獎(jiǎng)懲、調(diào)轉(zhuǎn)等，
都已成為企業(yè)一直急需解決的問(wèn)題，
為此華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)，
根據(jù)大量的需求調(diào)研以及同諸多資深HR管理者的溝通交流，
研發(fā)出人事檔案管理模塊，
為企業(yè)提供功能強(qiáng)大、簡(jiǎn)單易用的管理平臺(tái)。
有這樣一個(gè)經(jīng)典的案例：
廣州某服飾有限公司自2001年成立至今一直經(jīng)營(yíng)七匹狼、與狼共舞、馬克華菲等在國(guó)內(nèi)頗具影響力的知名品牌，是七匹狼實(shí)業(yè)股份有限公司在全國(guó)范圍內(nèi)規(guī)模最大實(shí)力最雄厚的代理商。公司自2001年成立以來(lái)，還先后成立了廣西分公司--南寧某商貿(mào)有限公司及海南分公司--?？谀成藤Q(mào)有限公司，業(yè)務(wù)范圍輻射華南區(qū)域，是華南地區(qū)具有重要影響力的服飾企業(yè)之一，也是七匹狼實(shí)業(yè)股份有限公司重要的戰(zhàn)略合作伙伴，在行業(yè)內(nèi)擁有較高的美譽(yù)度。
隨著公司規(guī)模的不斷壯大，企業(yè)人員的持續(xù)增多，其人事檔案建立、離職、獎(jiǎng)懲、調(diào)動(dòng)等方面的管理工作顯得日益繁重，出現(xiàn)了
以下問(wèn)題：
¤ 無(wú)人事檔案創(chuàng)建和查找的統(tǒng)一平臺(tái)，仍保留原來(lái)紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)形式，信息不全面，查找不方便。
¤ 無(wú)法自動(dòng)檢索未簽訂合同的員工；無(wú)法對(duì)合同到期前和轉(zhuǎn)正前的員工信息進(jìn)行提醒；對(duì)于已經(jīng)到期的合同，續(xù)簽和變更不方便。
¤ 員工調(diào)轉(zhuǎn)部門或崗位手續(xù)繁瑣，并且無(wú)變更記錄的留痕查看；員工的獎(jiǎng)懲情況無(wú)明確記錄，無(wú)法為日后的工作評(píng)估提供有效信息。
¤ 無(wú)法自動(dòng)統(tǒng)計(jì)員工離職后還有哪些待辦的工作數(shù)據(jù)；無(wú)法記錄員工離職的原因、類型、去向等為人事自我總結(jié)提供便利；離職后的人員無(wú)法實(shí)現(xiàn)重新入職，入職后人事檔案還需二次錄入。
¤ 系統(tǒng)無(wú)法根據(jù)部門信息內(nèi)容自動(dòng)生成組織架構(gòu)圖，仍需人事人工制作架構(gòu)圖。
¤ 無(wú)法根據(jù)系統(tǒng)中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)錄入自動(dòng)生成多維度的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，以減少HR人員大量的統(tǒng)計(jì)工作。
¤ 無(wú)法根據(jù)實(shí)際情況靈活定義字段，致使人事檔案信息內(nèi)容固定，所需字段無(wú)法添加。
¤ 無(wú)法實(shí)現(xiàn)人事檔案管理權(quán)限的劃分，使所有層級(jí)的查看者均能查看和修改相同內(nèi)容。
¤ 無(wú)法與審批流形成聯(lián)動(dòng)，如離職、入職、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)無(wú)法在審批通過(guò)后自動(dòng)記錄到人事系統(tǒng)中。
為此企業(yè)應(yīng)用了華天OA的人事檔案模塊，幫助實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的電子化、自動(dòng)化、智能化，為企業(yè)HR人員提供專業(yè)和實(shí)用的人事檔案管理平臺(tái)，減輕其工作壓力。在使用華天協(xié)同辦公系統(tǒng)的人事檔案模塊之后，其人事管理人員對(duì)華天的專業(yè)性給予一致的好評(píng)。
我們做了如下變革：
¤ 組織架構(gòu)圖的自由生成
系統(tǒng)能夠根據(jù)部門信息的錄入自動(dòng)生成組織架構(gòu)圖，并能生成圖片直接下載用于在各個(gè)方面應(yīng)用。
¤ 人事權(quán)限設(shè)置
為了保障人事檔案的使用安全，可進(jìn)行人事的檔案的權(quán)限控制。企業(yè)可根據(jù)實(shí)際設(shè)置人事檔案的總管理員（如人事部經(jīng)理），用于管理人事檔案中所有的使用功能；可以根據(jù)每個(gè)人事部門人員的工作重點(diǎn)的不同，劃分不同的人事權(quán)限組，如管理檔案的人員可以修改全部的檔案信息；管理成本的人員可以查看修改人力成本信息等等。系統(tǒng)提供的按人事檔案管理?xiàng)l目進(jìn)行權(quán)限的控制可以精確到人事檔案的每個(gè)字段，真正做到不管的數(shù)據(jù)看不到。
¤ 自定義字段及讀寫
為了滿足不同企事業(yè)單位對(duì)人事檔案的管理項(xiàng)目的要求，系統(tǒng)不僅提供了豐富的固定信息字段，也支持增加自定義字段，自定義字段支持輸入框、輸入?yún)^(qū)、日期、下拉列表、單選、多選、可變列表的字段類型，并能夠設(shè)置每個(gè)新增字段是否必須填寫；在自定義字段創(chuàng)建完畢后可將其選擇放置在哪個(gè)頁(yè)簽下進(jìn)行顯示。系統(tǒng)中所有的字段均支持讀寫權(quán)限控制、導(dǎo)入導(dǎo)出操作。
¤ 人事信息的創(chuàng)建與快速錄入
HR人員在新員工入職時(shí)需要在人事信息中為其創(chuàng)建檔案，所建檔案包括基本信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、職稱信息、職業(yè)證書、社會(huì)關(guān)系、證件副本等內(nèi)容，其中基本信息中包含員工的基本信息、部門崗位、學(xué)歷信息、工作信息、聯(lián)絡(luò)信息、考勤信息、成本信息等；建立人事檔案時(shí)，對(duì)于常用的科目，錄入同時(shí)保存到科目字典中，下次錄入可快速敏感錄入；系統(tǒng)為人事信息提供數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，方便HR人員進(jìn)行初始數(shù)據(jù)錄入，同時(shí)人事信息也可根據(jù)不同權(quán)限進(jìn)行導(dǎo)出。
¤ 表單審批后自動(dòng)錄入
員工在提交入職申請(qǐng)單、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)單、離職申請(qǐng)單，經(jīng)審批通過(guò)之后，系統(tǒng)能自動(dòng)記錄到人事檔案系統(tǒng)中，無(wú)需再進(jìn)行重復(fù)工作。
¤ 人事合同的簽訂與提醒
HR人員可針對(duì)人事信息中的人員簽訂合同，設(shè)置合同期限以及上傳電子合同附件；系統(tǒng)可自動(dòng)將所有未簽訂合同的員工列出，方便HR人員對(duì)其簽訂合同；對(duì)于合同到期的員工，可以選擇進(jìn)行續(xù)簽，其每次續(xù)簽合同都會(huì)在合同信息中生成續(xù)簽記錄；HR人員還可提前設(shè)置合同到期前和轉(zhuǎn)正前多少天以消息提醒的方式提醒給人事管理員以及主管上級(jí)人員。
在每次簽訂合同時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)把該員工的全部合同歷史展現(xiàn)出來(lái)，作為本次續(xù)簽的參考。
¤ 人事檔案的變更
針對(duì)企業(yè)中的人員調(diào)動(dòng)，HR人員可在人事信息中針對(duì)一人或多人進(jìn)行部門崗位調(diào)轉(zhuǎn)，記錄其調(diào)轉(zhuǎn)前部門崗位和調(diào)轉(zhuǎn)后部門崗位以及調(diào)轉(zhuǎn)原因；針對(duì)優(yōu)秀員工或是問(wèn)題員工，可對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲登記，其獎(jiǎng)懲情況均可以在獎(jiǎng)懲記錄中體現(xiàn)。除此之外，員工人事檔案中有任何變更。系統(tǒng)均會(huì)如實(shí)記錄變更記錄，確保檔案的準(zhǔn)確性。
¤ 員工的離職管理
對(duì)于離職的員工，HR人員可對(duì)進(jìn)行離職處理，設(shè)置最后的工作日、辦理日期、離職類型、去向、原因等內(nèi)容，系統(tǒng)還可以將系統(tǒng)中與離職人員有關(guān)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，如：離職人員是否還有待審信息、待辦工作、手里是否有未歸還的圖書、檔案、固定資產(chǎn)等，方便做離職時(shí)的工作交接及離職后數(shù)據(jù)的相關(guān)處理和確認(rèn)。對(duì)于停薪留職的人員還可將其暫時(shí)離職，待正常工作后，方可重新入職，人事檔案仍會(huì)保留。
¤ 多維度的人事報(bào)表
人事檔案模塊提供多維度的人事報(bào)表，共計(jì)16種常用人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表，供HR人員和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)查看、使用。為了便于數(shù)據(jù)的更多應(yīng)用，全部報(bào)表均提供 Excel 文件下載。
廣州某服飾有限公司在使用華天協(xié)同辦公系統(tǒng)的人事檔案模塊之后，其人事管理人員對(duì)華天的專業(yè)性給予一致的好評(píng)。通過(guò)對(duì)人事檔案快速建立和字段自定義功能的使用，全面完善了人事檔案的信息數(shù)據(jù)，讓人事檔案不在局限于一些基礎(chǔ)信息，讓管理更加詳細(xì)、具體。
除此之外我們還有這些功能：
華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)人事檔案管理模塊
通過(guò)建立詳細(xì)的企業(yè)人員
檔案信息，合同信息，獎(jiǎng)懲信息等，
對(duì)企業(yè)的人力資源進(jìn)行比較全面的管理，
包括入職離職，人事合同，調(diào)職轉(zhuǎn)崗，
員工獎(jiǎng)懲等一系列管理工作。
能夠進(jìn)行合同到期提醒，
具有詳盡的多維度的人力資源報(bào)表管理，
可以實(shí)時(shí)進(jìn)行企業(yè)人員組成結(jié)構(gòu)，人員職位，崗位分布比等查詢。
加強(qiáng)了人事檔案的分級(jí)管理，
為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策，
人員成本控制等提供科學(xué)的依據(jù)。
是一款真正好用，用得上的人事檔案管理平臺(tái)
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