會議管理是企業(yè)經(jīng)營管理的重要組成部分，是企業(yè)提高管理的有效途徑之一。目前針對會議管理中存在的問題，華天動力
OA系統(tǒng)的會議管理系統(tǒng)從查詢會議室、預(yù)定會議室、發(fā)布會議通知到會議回執(zhí)、撰寫會議紀(jì)要、傳閱紀(jì)要、紀(jì)要轉(zhuǎn)任務(wù)等方面，提出全過程流程式管理的解決方案。
一、會議能維護(hù)哪些基本內(nèi)容？
華天OA的會議管理系統(tǒng)中可以維護(hù)會議的類型、資源、會議室、周期會議設(shè)置、會議申請方式、會議申請流程等內(nèi)容。
會議類型可以根據(jù)日常會議的主題內(nèi)容建立不同的類型，用于會議創(chuàng)建時對會議進(jìn)行分類；
會議資源可以將會議上常用的資源信息維護(hù)進(jìn)來，方便在發(fā)起會議申請時需要用到哪些資源直接選擇；
會議室設(shè)置可以提前將企業(yè)內(nèi)的會議室信息錄入，可設(shè)置會議室的名稱、管理人員、容納人數(shù)、會議室資源添加、說明以及允許使用人員等相關(guān)信息，為開會時需要用到哪個會議室做好準(zhǔn)備；
周期會議設(shè)置中可以設(shè)置周期性會議在會議開始前幾天發(fā)布會議并以何種方式發(fā)送會議通知，保證周期性會議的與會人員能及時收到信息；
會議申請方式中可以設(shè)置會議申請是否需要領(lǐng)導(dǎo)審批，如設(shè)置了需要審批則可在會議申請流程中設(shè)置審批的流程，待流程審批后方能收到會議信息，如果不需要審批，則會議申請發(fā)起之后與會人員就可以收到會議的相關(guān)信息。
二、如何發(fā)起會議？
會議分為兩種：一種是普通會議，一種是周期性會議，用戶可以根據(jù)會議的形式不同發(fā)送相應(yīng)的會議。
普通用戶在個人辦公—我的行政—會議發(fā)起—新建會議中就可以發(fā)起普通會議的申請，發(fā)起時需要填寫會議的主題、類型、主持人、主辦部門、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、會議室選擇、開始時間、結(jié)束時間、與會人員、會議紀(jì)要員、資源準(zhǔn)備、會議內(nèi)容、附件等信息，如果有審批流程則需審批后與會人員方可收到會議的通知；
如果是周期性會議，普通用戶可以在個人辦公—我的行政—會議發(fā)起—周期會議中建立，除了上述的基本信息需要填寫之外還需要選擇重復(fù)模式、重復(fù)間隔、重復(fù)策略、重復(fù)日期等內(nèi)容后進(jìn)行發(fā)布，如有審批流程其審批和發(fā)布方式同理。
三、如何直觀的查看自己在什么時間有哪些會議？
為了給用戶直觀的展現(xiàn)會議在時間表上的分布情況，華天OA的會議管理系統(tǒng)提供了會議日歷的功能，普通用戶可以在個人辦公—我的行政—會議日歷中查看自己的會議情況。會議日歷中提供了日、周、列表三種形式的視圖查看，用戶可以一目了然的知曉自己在哪個日期、時間在哪個會議室有需要參加的會議。
四、會議室如何進(jìn)行預(yù)訂？
被占用的會議室如想使用，則可以提前預(yù)定。用戶可以在個人辦公—我的行政—預(yù)定會議中預(yù)定會議室，填寫會議主題、選擇會議室、與會人員、資源、開始時間和結(jié)束時間后進(jìn)行預(yù)定，待會議室空出之后，則可以從預(yù)定中選擇發(fā)起會議申請。同時也支持預(yù)定的變更、取消和刪除。
五、與會人員如何對會議進(jìn)行回執(zhí)？會議發(fā)起人如何查看回執(zhí)內(nèi)容？
與會人員收到會議通知后，可以通過回執(zhí)功能說明是否要參加會議，如果不參加其原因為何；回執(zhí)填寫完畢后會議的發(fā)起人就可以通過查看回執(zhí)的功能查看與會人員反饋回的參與信息，及時了解參會人員情況，為會議的順利開展做好準(zhǔn)備。
六、會議紀(jì)要如何建立？是否可以轉(zhuǎn)成任務(wù)？
會議紀(jì)要員可以在針對某個已經(jīng)結(jié)束的會議建立會議紀(jì)要，或是會議管理員在綜合行政—會議管理—會議紀(jì)要中新建會議紀(jì)要。建立會議紀(jì)要時可從已召開的會議中選擇或是直接建立會議紀(jì)要，需要填寫會議主題、類型、主辦部門、會議時間、會議室、與會人員、發(fā)送紀(jì)要給哪些人、紀(jì)要內(nèi)容、附件信息等內(nèi)容發(fā)送給相應(yīng)人員；在發(fā)送會議紀(jì)要時還可以選擇發(fā)送會議紀(jì)要并轉(zhuǎn)任務(wù)，此處為了方便需要落實工作的會議，在紀(jì)要發(fā)送的同時直接創(chuàng)建工作任務(wù)，進(jìn)行工作分配。
七、如遇會議的變更、結(jié)束、刪除、取消等情況如何操作？
會議發(fā)起人如遇到會議的變更、取消、刪除等狀況可以直接對發(fā)起的會議進(jìn)行相應(yīng)的操作，如需要提前結(jié)束會議則需要會議管理員在綜合行政—會議管理—會議管理中進(jìn)行結(jié)束操作。會議管理員同時也可以對會議進(jìn)行更改、取消、刪除等一系列的管理。
高效的會議組織、會議記錄、會議總結(jié)，會給企業(yè)帶來高效的組織管理，特別是針對政府事業(yè)單位、學(xué)校、醫(yī)院等會議較多的大型單位尤其實用，優(yōu)質(zhì)的會議管理，從用華天動力
OA系統(tǒng)開始。
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