會(huì)議管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要組成部分，是企業(yè)提高管理的有效途徑之一。目前針對(duì)會(huì)議管理中存在的問(wèn)題，華天動(dòng)力
OA系統(tǒng)的會(huì)議管理系統(tǒng)從查詢會(huì)議室、預(yù)定會(huì)議室、發(fā)布會(huì)議通知到會(huì)議回執(zhí)、撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要、傳閱紀(jì)要、紀(jì)要轉(zhuǎn)任務(wù)等方面，提出全過(guò)程流程式管理的解決方案。
一、會(huì)議能維護(hù)哪些基本內(nèi)容？
華天OA的會(huì)議管理系統(tǒng)中可以維護(hù)會(huì)議的類型、資源、會(huì)議室、周期會(huì)議設(shè)置、會(huì)議申請(qǐng)方式、會(huì)議申請(qǐng)流程等內(nèi)容。
會(huì)議類型可以根據(jù)日常會(huì)議的主題內(nèi)容建立不同的類型，用于會(huì)議創(chuàng)建時(shí)對(duì)會(huì)議進(jìn)行分類；
會(huì)議資源可以將會(huì)議上常用的資源信息維護(hù)進(jìn)來(lái)，方便在發(fā)起會(huì)議申請(qǐng)時(shí)需要用到哪些資源直接選擇；
會(huì)議室設(shè)置可以提前將企業(yè)內(nèi)的會(huì)議室信息錄入，可設(shè)置會(huì)議室的名稱、管理人員、容納人數(shù)、會(huì)議室資源添加、說(shuō)明以及允許使用人員等相關(guān)信息，為開(kāi)會(huì)時(shí)需要用到哪個(gè)會(huì)議室做好準(zhǔn)備；
周期會(huì)議設(shè)置中可以設(shè)置周期性會(huì)議在會(huì)議開(kāi)始前幾天發(fā)布會(huì)議并以何種方式發(fā)送會(huì)議通知，保證周期性會(huì)議的與會(huì)人員能及時(shí)收到信息；
會(huì)議申請(qǐng)方式中可以設(shè)置會(huì)議申請(qǐng)是否需要領(lǐng)導(dǎo)審批，如設(shè)置了需要審批則可在會(huì)議申請(qǐng)流程中設(shè)置審批的流程，待流程審批后方能收到會(huì)議信息，如果不需要審批，則會(huì)議申請(qǐng)發(fā)起之后與會(huì)人員就可以收到會(huì)議的相關(guān)信息。
二、如何發(fā)起會(huì)議？
會(huì)議分為兩種：一種是普通會(huì)議，一種是周期性會(huì)議，用戶可以根據(jù)會(huì)議的形式不同發(fā)送相應(yīng)的會(huì)議。
普通用戶在個(gè)人辦公—我的行政—會(huì)議發(fā)起—新建會(huì)議中就可以發(fā)起普通會(huì)議的申請(qǐng)，發(fā)起時(shí)需要填寫(xiě)會(huì)議的主題、類型、主持人、主辦部門(mén)、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、會(huì)議室選擇、開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、與會(huì)人員、會(huì)議紀(jì)要員、資源準(zhǔn)備、會(huì)議內(nèi)容、附件等信息，如果有審批流程則需審批后與會(huì)人員方可收到會(huì)議的通知；
如果是周期性會(huì)議，普通用戶可以在個(gè)人辦公—我的行政—會(huì)議發(fā)起—周期會(huì)議中建立，除了上述的基本信息需要填寫(xiě)之外還需要選擇重復(fù)模式、重復(fù)間隔、重復(fù)策略、重復(fù)日期等內(nèi)容后進(jìn)行發(fā)布，如有審批流程其審批和發(fā)布方式同理。
三、如何直觀的查看自己在什么時(shí)間有哪些會(huì)議？
為了給用戶直觀的展現(xiàn)會(huì)議在時(shí)間表上的分布情況，華天OA的會(huì)議管理系統(tǒng)提供了會(huì)議日歷的功能，普通用戶可以在個(gè)人辦公—我的行政—會(huì)議日歷中查看自己的會(huì)議情況。會(huì)議日歷中提供了日、周、列表三種形式的視圖查看，用戶可以一目了然的知曉自己在哪個(gè)日期、時(shí)間在哪個(gè)會(huì)議室有需要參加的會(huì)議。
四、會(huì)議室如何進(jìn)行預(yù)訂？
被占用的會(huì)議室如想使用，則可以提前預(yù)定。用戶可以在個(gè)人辦公—我的行政—預(yù)定會(huì)議中預(yù)定會(huì)議室，填寫(xiě)會(huì)議主題、選擇會(huì)議室、與會(huì)人員、資源、開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間后進(jìn)行預(yù)定，待會(huì)議室空出之后，則可以從預(yù)定中選擇發(fā)起會(huì)議申請(qǐng)。同時(shí)也支持預(yù)定的變更、取消和刪除。
五、與會(huì)人員如何對(duì)會(huì)議進(jìn)行回執(zhí)？會(huì)議發(fā)起人如何查看回執(zhí)內(nèi)容？
與會(huì)人員收到會(huì)議通知后，可以通過(guò)回執(zhí)功能說(shuō)明是否要參加會(huì)議，如果不參加其原因?yàn)楹危换貓?zhí)填寫(xiě)完畢后會(huì)議的發(fā)起人就可以通過(guò)查看回執(zhí)的功能查看與會(huì)人員反饋回的參與信息，及時(shí)了解參會(huì)人員情況，為會(huì)議的順利開(kāi)展做好準(zhǔn)備。
六、會(huì)議紀(jì)要如何建立？是否可以轉(zhuǎn)成任務(wù)？
會(huì)議紀(jì)要員可以在針對(duì)某個(gè)已經(jīng)結(jié)束的會(huì)議建立會(huì)議紀(jì)要，或是會(huì)議管理員在綜合行政—會(huì)議管理—會(huì)議紀(jì)要中新建會(huì)議紀(jì)要。建立會(huì)議紀(jì)要時(shí)可從已召開(kāi)的會(huì)議中選擇或是直接建立會(huì)議紀(jì)要，需要填寫(xiě)會(huì)議主題、類型、主辦部門(mén)、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議室、與會(huì)人員、發(fā)送紀(jì)要給哪些人、紀(jì)要內(nèi)容、附件信息等內(nèi)容發(fā)送給相應(yīng)人員；在發(fā)送會(huì)議紀(jì)要時(shí)還可以選擇發(fā)送會(huì)議紀(jì)要并轉(zhuǎn)任務(wù)，此處為了方便需要落實(shí)工作的會(huì)議，在紀(jì)要發(fā)送的同時(shí)直接創(chuàng)建工作任務(wù)，進(jìn)行工作分配。
七、如遇會(huì)議的變更、結(jié)束、刪除、取消等情況如何操作？
會(huì)議發(fā)起人如遇到會(huì)議的變更、取消、刪除等狀況可以直接對(duì)發(fā)起的會(huì)議進(jìn)行相應(yīng)的操作，如需要提前結(jié)束會(huì)議則需要會(huì)議管理員在綜合行政—會(huì)議管理—會(huì)議管理中進(jìn)行結(jié)束操作。會(huì)議管理員同時(shí)也可以對(duì)會(huì)議進(jìn)行更改、取消、刪除等一系列的管理。
高效的會(huì)議組織、會(huì)議記錄、會(huì)議總結(jié)，會(huì)給企業(yè)帶來(lái)高效的組織管理，特別是針對(duì)政府事業(yè)單位、學(xué)校、醫(yī)院等會(huì)議較多的大型單位尤其實(shí)用，優(yōu)質(zhì)的會(huì)議管理，從用華天動(dòng)力
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