檔案管理是企事業(yè)單位，特別是政府機(jī)構(gòu)辦公管理中不可或缺的一部分，是企業(yè)的無形資產(chǎn)和寶貴的信息資源。檔案管理的重點(diǎn)是信息安全，存放有條理，借閱有記錄，查閱速度快。其意義在于使企業(yè)重要檔案安全不泄露的同時(shí)又能實(shí)現(xiàn)靈活共享，使知識(shí)產(chǎn)權(quán)在企業(yè)內(nèi)部活起來。
華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)，針對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理易出現(xiàn)的檔案易丟失、存放混亂、查找不易、借閱追回難等詬病，結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)對(duì)檔案管理的需求，設(shè)計(jì)開發(fā)了一套信息化智能檔案管理平臺(tái)，力求做到精準(zhǔn)、快捷、安全。
檔案管理的2大重點(diǎn)，一個(gè)是歸檔，一個(gè)是流動(dòng)。華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)都有可圈可點(diǎn)的地方。其主要有以下亮點(diǎn)：
一、檔案歸檔、分類清晰、有序管理。
對(duì)于大型企事業(yè)、政府單位來說，有紛繁復(fù)雜的的各類檔案非常多，傳統(tǒng)的方法檔案收集、存儲(chǔ)都以手工為主，盤點(diǎn)工程大，耗時(shí)長(zhǎng)，還容易出現(xiàn)錯(cuò)漏的情況。同時(shí)沒有完善的分類和編碼格式，導(dǎo)致分類不清晰，查找困難，出現(xiàn)隱形丟失。
1、清晰的檔案分類、歷史檔案歸檔。
檔案分類是檔案管理的第一步，華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)可根據(jù)企業(yè)不同需求，編制企業(yè)的專屬分類目錄，通過表單建模搭建檔案類別，樹狀可視化表單顯示，清晰直觀，維護(hù)方便。
針對(duì)企業(yè)的歷史檔案歸檔進(jìn)
OA系統(tǒng)，檔案管理員可以根據(jù)過往的檔案相關(guān)信息通過EXCEL批量導(dǎo)入進(jìn)OA系統(tǒng)中，包括檔案分卷、檔案編號(hào)、檔案名稱、檔案類別、檔案保密等級(jí)、紙質(zhì)檔案存放位置、歸檔日期、歸檔人等信息都了自動(dòng)錄入，不需要進(jìn)行重復(fù)的錄入和篩選。
2、一檔一號(hào)，查找容易，不易丟失。
檔案難查找怎么辦？相識(shí)檔案容易弄混怎么辦？華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)按照檔案的大類+小類+流水號(hào)，為每一個(gè)檔案都進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)處理，一個(gè)檔案一個(gè)編號(hào)一個(gè)身份標(biāo)志，如企業(yè)有需要還可形成獨(dú)特的二維碼或條形碼標(biāo)志。避免了傳統(tǒng)檔案沒有規(guī)范的編碼規(guī)則，不易存檔和查找的問題。
3、線上線下統(tǒng)一格式分類歸檔管理。
有了類別有了編號(hào)，華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)，還需要把線上線下的文件統(tǒng)一格式進(jìn)行歸檔管理。首先華天動(dòng)力在線上建立電子檔案盒，將相同類別的檔案文件放在一個(gè)盒子里，生成檔案盒序號(hào)、公司名、檔案盒題名、柜號(hào)、備注、錄入人、錄入時(shí)間等信息，同時(shí)生成檔案盒的背脊信息，可打印出來，形成卷內(nèi)目錄、檔案背脊，方便查詢，實(shí)現(xiàn)檔案的線上與線下管理統(tǒng)一。
4、可視化檔案庫(kù)管理，貼心到期提醒，整體把握檔案狀態(tài)。
華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)，把整理的檔案信息，都統(tǒng)一歸入檔案庫(kù)管理，通過樹形結(jié)構(gòu)分組展示檔案狀態(tài)。并可形成臺(tái)賬，顯示檔案的基本信息、保管期限、頁數(shù)、在庫(kù)狀態(tài)等，方便檔案管理員查找。同時(shí)管理員可以在檔案信息庫(kù)中定期導(dǎo)出收集檔案文件的匯總數(shù)據(jù)，月/年的收集情況和檔案銷毀情況，使檔案管理員能夠?qū)n案的總體情況進(jìn)行把控。
同時(shí)，為了保證公司各種資格證書和證照信息能夠及時(shí)地在失效前銷毀或者更新，華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)可設(shè)置到期提醒管理。根據(jù)具體需求在檔案到期前期，系統(tǒng)自動(dòng)提示檔案管理員，不需要一個(gè)個(gè)去查是否到期，不容易遺漏且效率高。
二、流程化檔案借閱管理，全記錄有跡可循。
檔案歸檔管理做好了，檔案管理平臺(tái)就做好了一半，另一個(gè)重要的部分是借閱管理，華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)，對(duì)檔案借閱進(jìn)行全流程的管理，通過流程申請(qǐng)借閱檔案，批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行借閱，借閱后系統(tǒng)自動(dòng)把該檔案調(diào)整到借閱狀態(tài)，返還后，顯示已歸還。同時(shí)這條借閱記錄自動(dòng)歸檔，進(jìn)入到個(gè)人借閱歷史中，后期可以查看。整個(gè)借閱過程全部在OA系統(tǒng)上進(jìn)行。
1、借閱申請(qǐng)關(guān)聯(lián)檔案信息，安全有保證。
借閱人在填寫借閱申請(qǐng)時(shí)，
OA系統(tǒng)自動(dòng)過濾了已銷毀、已借出的檔案，只能選擇未借出的檔案，同時(shí)申請(qǐng)人需填寫借閱日期和預(yù)計(jì)歸還日期，便于追蹤。為方便管理，OA系統(tǒng)還可設(shè)置對(duì)不同部門不同級(jí)別的員工可借閱的檔案的數(shù)量和類別進(jìn)行限制。防止秘密檔案外傳。除此之外，為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全措施，電子檔案下載時(shí)會(huì)自帶水印，包括借閱人、借閱日期等，保證公司信息泄露可進(jìn)行追究。
2、檔案的狀態(tài)可追蹤，到期有提醒。
檔案的狀態(tài)根據(jù)流程的流轉(zhuǎn)而自動(dòng)變化，自動(dòng)改變狀態(tài)，已借出、已歸還、在庫(kù)等信息不用手動(dòng)操作，一目了然。在已借出的狀態(tài)下，如果借閱人需要進(jìn)行延期續(xù)借，可通過之前的借閱流程中選擇需要續(xù)借的內(nèi)容通過續(xù)借申請(qǐng)按鈕快速發(fā)起續(xù)借。
同時(shí)系統(tǒng)會(huì)在到期前期對(duì)借閱者進(jìn)行提醒，以免超期，如檔案逾期未還
OA系統(tǒng)講自動(dòng)對(duì)借閱人報(bào)警，提示哪個(gè)具體檔案為歸還，同時(shí)檔案管理員也會(huì)受到該員工預(yù)期未還的提醒。逾期后每天收到短信提醒一次。若是借閱電子檔案，則系統(tǒng)將自動(dòng)控制當(dāng)前借閱人的可查閱時(shí)間，預(yù)計(jì)歸還日期結(jié)束后將自動(dòng)收回文檔查閱權(quán)限。
3、檔案借閱全程記錄，臺(tái)賬清楚可查詢
華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)根據(jù)員工的借閱申請(qǐng)的流程，可自動(dòng)形成檔案借閱記錄臺(tái)賬。每位員工的所有借閱信息OA系統(tǒng)自動(dòng)記錄，可按照員工或者類別、檔案名稱等各種查詢條件檢索，一鍵導(dǎo)出明細(xì)，方便統(tǒng)計(jì)。公司管理層可以分享借閱記錄臺(tái)賬的數(shù)據(jù)，根據(jù)借閱各類資料的次數(shù)、共享價(jià)值，更新或銷毀信息，提高檔案的利用率，避免無效檔案占用資源。
檔案管理，作為公司重要信息的管理，是企業(yè)管理中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，任何的錯(cuò)漏都有可能給公司帶來巨大的損失，其管理意義不言而喻。華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)，通過對(duì)檔案的整體流程化管理，實(shí)現(xiàn)檔案分類別，一檔一碼的有序電子歸檔，同時(shí)全流程化管理借閱環(huán)節(jié)，借閱過程全程OA記錄歸檔，到期有提醒，損壞有記錄，安全有水印，借閱有層級(jí)，查看有臺(tái)賬，從而輕松的解決了傳統(tǒng)檔案管理，歸檔混亂、查找不易、借出難歸還的難題，當(dāng)檔案管理員從成堆的檔案中里出頭緒，能從全局把關(guān)管理檔案。華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)讓公司檔案管理在輕松實(shí)現(xiàn)流通共享的同事安全落到實(shí)處。
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