企業(yè)在走向發(fā)展壯大的過程中，一定伴隨著部門的發(fā)展和壯大，部門的職能和分工越來越細(xì)，人員構(gòu)成越來越復(fù)雜，隨之將產(chǎn)生部門工作的管理問題，如何提升部門工作效率和信息化管理？華天動(dòng)力
OA系統(tǒng)，賦能部門工作管理，合理規(guī)劃部門工作。
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OA的部門工作管理模塊分成五項(xiàng)功能，部門計(jì)劃、部門日記、部門考勤、部門文檔和部門郵件。部門主頁是部門工作情況的整體統(tǒng)計(jì)，屬于門戶類總覽，可以清晰看到整個(gè)部門的人員動(dòng)向和部門工作情況，掌握整個(gè)部門的人員及工作部署，合理安排部門員工當(dāng)下的工作及未來的工作計(jì)劃。企業(yè)中管理的本質(zhì)是對人員、事務(wù)的安排，良性的部門管理，將大大提高不同部門間、部門中的不同員工間的協(xié)作和默契。
部門計(jì)劃將計(jì)劃按照時(shí)間長短進(jìn)行分類，最短的以日計(jì)算，最長的以年計(jì)，計(jì)劃由部門領(lǐng)導(dǎo)上級增減，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行安排。在計(jì)劃后的括號中顯示出此時(shí)間段內(nèi)部門計(jì)劃都有多少項(xiàng)，增加新計(jì)劃可直接點(diǎn)擊添加，支持本地文件作為工作計(jì)劃的導(dǎo)入和導(dǎo)出。筆者認(rèn)為，工作計(jì)劃功能作為部門周期性的工作安排，簡潔明了地提供給部門員工工作指引，員工在每日登陸系統(tǒng)后直接可以看到當(dāng)天、本周或當(dāng)月的工作計(jì)劃，避免了大會、小會過多占用員工工作時(shí)間，影響工作效率。
部門日記功能可以記錄部門內(nèi)部工作人員的日程、任務(wù)及審批工作的完成情況，部門工作人員可以將當(dāng)天工作情況通過部門日記作為每日的工作匯報(bào)報(bào)送給部門領(lǐng)導(dǎo)，包括工作中遇到的困難和問題同樣可以通過部門日記進(jìn)行記錄和反饋。部門日記功能解決了企業(yè)內(nèi)部每日工作匯報(bào)環(huán)節(jié)，同樣是企業(yè)管理信息化的表現(xiàn)之一，旨在提高管理效率和工作效率。
部門考勤功能模塊細(xì)分為部門考勤統(tǒng)計(jì)、部門加班統(tǒng)計(jì)、部門年假統(tǒng)計(jì)三大類，提供部門考勤表單，內(nèi)含姓名、所屬部門、應(yīng)出勤、實(shí)際出勤、遲到次數(shù)、曠工次數(shù)、加班小時(shí)數(shù)、事假、病假、出差等時(shí)間統(tǒng)計(jì)，部門員工工作時(shí)間及假期一覽無余。
部門文檔功能模塊可以將部門技術(shù)性資料和工作流程、工作制度等存放在系統(tǒng)硬盤中，只有所屬部門用戶可憑借預(yù)先設(shè)置的權(quán)限進(jìn)行預(yù)覽或下載，同時(shí)支持ZIP&RAP文件的上傳。在華天動(dòng)力
OA的部門文檔中，筆者直觀感受到部門工作資料存放的必要性，大量電子文檔代替原有紙質(zhì)文件，方便員工查閱和復(fù)制，避免資料丟失和資料占用的情況。部門制度以電子方式顯示和下載，減少了企業(yè)資源的浪費(fèi)，節(jié)約辦公成本。
部門郵件箱是部門內(nèi)部用來收發(fā)郵件的功能性模塊，可按照郵件箱、郵件賬號、閱讀人進(jìn)行查詢，而且可以將郵件移動(dòng)到不同郵箱，針對部門內(nèi)部郵件可進(jìn)行直接收發(fā)、回復(fù)、批量回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)、刪除和永久刪除。功能更為強(qiáng)大的部門郵箱和人性化的設(shè)計(jì)將保證用戶在實(shí)際工作中的方便性和易用性。
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OA中的部門工作從13000多個(gè)成功案例中做出總結(jié)，高度概括了不同類型企業(yè)在各個(gè)部門工作中所需的功能相似點(diǎn)以及不同點(diǎn)，將信息化管理落實(shí)到各個(gè)部門，側(cè)重部門工作效率和工作流程的改善，引導(dǎo)企業(yè)走向信息化管理道路。
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