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[網(wǎng)易] 外企怎么用OA辦公系統(tǒng)？
這里說(shuō)的外企，是指位于中國(guó)境內(nèi)的外資企業(yè)。在些企業(yè)中，既有外國(guó)人，也有中國(guó)人，管理方式既有濃濃的國(guó)際色彩，也有鮮明的中國(guó)特色。
在這樣一個(gè)中西交匯的企業(yè)，OA辦公系統(tǒng)又會(huì)發(fā)生怎樣的故事呢？
日前，法國(guó)電信北京研發(fā)中心實(shí)施了華天動(dòng)力OA辦公系統(tǒng)，通過(guò)這個(gè)案例，我們可以看到一些比較有特色的應(yīng)用。
如果選擇本土廠商的OA辦公系統(tǒng)，則必須要具備一個(gè)前提條件，那就是多語(yǔ)言應(yīng)用。
法國(guó)電信北京研發(fā)中心之所以選擇華天動(dòng)力OA辦公系統(tǒng)，首先的一點(diǎn)可能就是看中了華天動(dòng)力成熟的多語(yǔ)言功能。在行業(yè)內(nèi)，華天動(dòng)力是最早推出多語(yǔ)言應(yīng)用的廠商，也是最早實(shí)現(xiàn)從系統(tǒng)底層支持多語(yǔ)言，并提供多語(yǔ)言接口的廠商。
但法國(guó)電信北京研發(fā)中心并沒(méi)有選擇多語(yǔ)言接口，將界面菜單翻譯成法語(yǔ)，而是直接使用了中、英文版系統(tǒng)。看來(lái)，中文和英文在法國(guó)電信北京研發(fā)中心的辦公中是兩種通用語(yǔ)言，這樣也無(wú)疑省去了文字翻譯的工作。
除了多語(yǔ)言之外，剩下的就是功能上的需求了。
外企的管理流程非常嚴(yán)格和標(biāo)準(zhǔn)化，這一點(diǎn)其實(shí)更契合OA辦公系統(tǒng)的內(nèi)涵，所以在實(shí)施上，反而會(huì)比很多國(guó)內(nèi)的企業(yè)更容易。但是外企對(duì)于系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性、功能性，以及服務(wù)等方面的要求也更高，尤其是法國(guó)電信這樣的高技術(shù)型企業(yè)，更是要對(duì)OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行專業(yè)的分析和對(duì)比，找到最先進(jìn)、最適合自己的那一個(gè)。
華天動(dòng)力OA辦公系統(tǒng)的技術(shù)特色，非常符合法國(guó)電信北京研發(fā)中心的需求，尤其是在流程管理和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)方面的強(qiáng)項(xiàng)，讓研發(fā)中心取得了很好的應(yīng)用效果：
業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化：OA系統(tǒng)使用深度大幅增加，實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，表單使用電子簽章審批。杜絕了以前手工簽字造成業(yè)務(wù)延誤，大大加強(qiáng)了重要審批流程的真實(shí)性和高效性，內(nèi)控管理力度大大增強(qiáng)。
業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性：表單加入大量自動(dòng)計(jì)算，配合匯率管理模塊，差旅費(fèi)管理模塊，稅率管理平臺(tái)，大量減少了手工計(jì)算填表過(guò)程，優(yōu)化了審批數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。
業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及時(shí)性、統(tǒng)一性：費(fèi)用審批進(jìn)行各項(xiàng)費(fèi)用，預(yù)算支出的管控，隨時(shí)掌握某項(xiàng)費(fèi)用的使用情況，可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，達(dá)到精細(xì)化管理。
統(tǒng)計(jì)報(bào)表：納稅統(tǒng)計(jì)報(bào)表，機(jī)票預(yù)訂統(tǒng)計(jì)表，差旅費(fèi)統(tǒng)計(jì)表等。
在這個(gè)項(xiàng)目中，有兩個(gè)應(yīng)用很有特色，分別是報(bào)銷管理，和預(yù)算管理。
和國(guó)內(nèi)企業(yè)不同，法國(guó)電信北京研發(fā)中心的員工涉及大量國(guó)內(nèi)、外出差，對(duì)應(yīng)不同的城市報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)是不同的，對(duì)應(yīng)不同的國(guó)家，又涉及到不同的幣種和匯率。所有這些內(nèi)容，都需要系統(tǒng)能夠自動(dòng)識(shí)別、自動(dòng)換算和計(jì)算，以節(jié)省人工操作，提升準(zhǔn)確率。
而且，報(bào)銷管理和預(yù)算管理之間不是孤立的，而是緊密關(guān)聯(lián)的。
比如客戶的表單關(guān)聯(lián)預(yù)算模塊，打開(kāi)表單自動(dòng)帶入預(yù)算額和已經(jīng)申請(qǐng)額，表單審批完成，會(huì)自動(dòng)扣減對(duì)應(yīng)的預(yù)算。
還比如客戶發(fā)送付款單，錄入對(duì)應(yīng)的合同號(hào)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)關(guān)聯(lián)出Contract Cover Page 中的付款計(jì)劃，并對(duì)付款計(jì)劃進(jìn)行付款，付款完系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)在付款計(jì)劃中記錄付款信息。
顯然，OA辦公系統(tǒng)在外企的應(yīng)用，同時(shí)體現(xiàn)出鮮明的國(guó)際色彩和中國(guó)特色，這就對(duì)系統(tǒng)提出了更高的要求，需要很高的技術(shù)門檻。外企在中國(guó)的數(shù)量很龐大，所以這塊市場(chǎng)可以說(shuō)是OA辦公系統(tǒng)行業(yè)一個(gè)高端化的藍(lán)海。
關(guān)鍵詞:
辦公系統(tǒng)
外企
