首頁 >
研究院 >
OA智庫 >
[IT專家]不可不知...
[IT專家]不可不知的OA軟件工作流管理細節(jié)
工作流管理毫無疑問是OA軟件最重要的功能，沒有之一。
OA軟件的工作流管理功能，使得企業(yè)在流程管理的規(guī)范化、效率化和透明化方面實現(xiàn)了高度的統(tǒng)一，也成就了OA軟件在企業(yè)信息化系統(tǒng)中的核心地位。
工作流管理是每一個OA軟件廠商研發(fā)工作的重中之重，這是一個硬功夫，在最大程度上體現(xiàn)了一款OA軟件的設(shè)計水平。
關(guān)于工作流管理的概念和內(nèi)容，IT界、管理界、學術(shù)界都有很多詳細的論述。作為OA軟件行業(yè)領(lǐng)導廠商的華天動力，沒有去搬弄那些艱深的描述，而是深入淺出的指出：工作流包括三個要素：人、事、法，也就是什么人、什么事、怎么做。這里面的“法”也就是做事的方法、流程和規(guī)則，是工作流的精髓。
同時，華天動力也指出，OA軟件的工作流設(shè)計博大精深，并且永無止境。每個OA軟件都具有工作流管理的功能，但很多產(chǎn)品并不能滿足用戶的實際管理需求，這是因為在細節(jié)設(shè)計方面存在大量缺陷。比如以下這兩個方面：
1、工作流管理不能便捷的實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)，以及外部數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)和整合。
在內(nèi)部數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)上，比如“報銷單”和“借款單”之間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)：申請人在填寫“報銷單”的時候，系統(tǒng)自動調(diào)出之前的“借款單”，提取借款金額，直接計算出報銷的結(jié)余，無需出納手工計算。另外如“費用單”和“預算單”之間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，“請假單”和“休假單”之間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)等等。
在外部數(shù)據(jù)整合上，包括OA軟件和HR、ERP、財務(wù)軟件的數(shù)據(jù)整合等。比如在OA軟件中審批“出貨單”，單據(jù)上出貨商品的名稱和規(guī)格直接來自于ERP系統(tǒng)。還比如在OA軟件中審批完畢的“報銷單”，可以直接將數(shù)據(jù)傳輸?shù)截攧?wù)軟件中生成憑證，而無需再手工操作。
2、工作流管理不能靈活適應企業(yè)組織架構(gòu)的變化。
辛辛苦苦設(shè)計好的工作流，當企業(yè)人員、組織架構(gòu)或管理制度發(fā)生變化時，卻不能隨之變化，連調(diào)整都無法實現(xiàn)，只能完全重新設(shè)計，甚至必須要OA軟件廠商協(xié)助才能設(shè)計，這是很多OA軟件用戶遇到的問題。這其中耗費的精力、產(chǎn)生的費用、耽誤的時間，都是很讓人頭疼的。
華天動力等優(yōu)秀的OA軟件則不同，它具備靈活的流程管理機制，同樣一個流程，設(shè)計完成后可以適合全公司各部門使用，因為流程能夠根據(jù)申請人、審批人以及崗位等內(nèi)容的不同而智能判斷，自動選擇正確的審批流程，無需人工干預。
即使審批制度發(fā)生重大變化，必須要修改流程，那也是非常簡單的。因為華天動力提供了完全圖形化的流程設(shè)計方式，一切設(shè)計都是所見即所得，企業(yè)完全可以自己調(diào)整和新建各種流程。
根據(jù)華天動力多年的研究發(fā)現(xiàn)，OA軟件的工作流管理必須要適應中國式的管理，比如一人多崗、一崗多人、一正多副、并行審批、代理審批、會簽、加簽等等。既要有很高的設(shè)計技術(shù)，又要有豐富的實施經(jīng)驗，二者缺一不可。
因此，OA軟件的工作流管理通常是看起來簡單，做起來難。尤其是產(chǎn)品化軟件，要同時滿足各行各業(yè)的各種企業(yè)，設(shè)計的難度是非常大的。
關(guān)鍵詞:
工作流
細節(jié)
軟件
