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[CIO時代]協(xié)同辦公系統(tǒng)不是全能的神系統(tǒng)
      相對于OA辦公系統(tǒng)來說,協(xié)同辦公系統(tǒng)的概念更顯得“高大上”。

      的確,嚴格的說,協(xié)同辦公系統(tǒng)的理念和應用全面超越了OA辦公系統(tǒng)。但是協(xié)同辦公系統(tǒng)畢竟從后者進化而來,二者具有相同的基因,不應該過分放大協(xié)同辦公系統(tǒng)的理念和作用,搞得像無所不能的神系統(tǒng)一樣,那只會把協(xié)同辦公系統(tǒng)吹成一個氣球。

      作為行業(yè)中的領導型廠商,華天動力創(chuàng)造了“智慧協(xié)同”的理論,對協(xié)同辦公的理念進行了前瞻性的探索。但華天動力的市場總監(jiān)陳先生認為,目前乃至未來一段時間內(nèi),協(xié)同辦公系統(tǒng)的應用仍然建立在OA辦公系統(tǒng)的基礎之上,只是在一些重要領域有了很大的提升,比如工作流管理、門戶管理、數(shù)據(jù)集成、知識管理、任務管理、移動辦公等方面。

      我們知道,OA辦公系統(tǒng)的核心是“OA”,也就是Office Automation(辦公自動化),主要指通過計算機來代替手工操作。而協(xié)同辦公系統(tǒng)的核心是“協(xié)同”,這是一個比較復雜的概念,由此衍生出“協(xié)同學”、“協(xié)同效應”、“協(xié)同系統(tǒng)”、“協(xié)同戰(zhàn)略”等各種新興的學科和技術。

      “協(xié)同”大大發(fā)掘了OA辦公系統(tǒng)的內(nèi)涵和外延,為OA辦公系統(tǒng)打開了一個無限廣闊的發(fā)展空間。但是,如果不能把握一個合適的度,就會把“協(xié)同”變得虛化和泛化,反而不利于OA辦公系統(tǒng)的發(fā)展。

      在陳先生看來,應該把復雜的事情簡單化。“協(xié)同”的含義從字面上理解就是協(xié)作和同步,前者是人員和組織的協(xié)作,后者是信息和數(shù)據(jù)的同步,協(xié)同辦公系統(tǒng)的工作正是圍繞這兩方面進行。

      以“智慧協(xié)同”為例,所謂“智慧”,就是說協(xié)同辦公系統(tǒng)要開放、智能、靈便、隨需而變,實現(xiàn)工作流統(tǒng)一化管理和數(shù)據(jù)整合,即時響應、動態(tài)適應企業(yè)管理和發(fā)展的需求。

      而所謂“協(xié)同”,則包括四個方面:

      1)人員的協(xié)同:打破部門、崗位和層級的限制,以項目和事務為核心,實現(xiàn)團隊成員間無障礙的溝通和協(xié)作。

      2)流程的協(xié)同:整合、規(guī)范、簡化辦公流程,并實現(xiàn)多系統(tǒng)間辦公流程的整合,減少重復工作,提供工作效率和精度。

      3)數(shù)據(jù)的協(xié)同:既實現(xiàn)協(xié)同軟件內(nèi)部的數(shù)據(jù)整合,又實現(xiàn)協(xié)同軟件和其他業(yè)務系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)整合,消除信息孤島。

      4)資源的協(xié)同:讓團隊成員隨時隨地的分享、獲取有價值的知識和經(jīng)驗等資源,實現(xiàn)知識管理的積淀、傳承和發(fā)揚。

      通過以上的分解,我們就發(fā)現(xiàn)協(xié)同辦公系統(tǒng)并不是抽象的,也不是高深的,更不是全能的,它只是一個實實在在的工具,幫助企業(yè)實現(xiàn)更有效、更高效的溝通、協(xié)作和管理。

      據(jù)陳先生介紹,“智慧協(xié)同”體現(xiàn)在協(xié)同辦公系統(tǒng)上,也是有對應的功能和應用,而不是純理論化的產(chǎn)物。“智慧協(xié)同”的體系由下至上依次為魔方架構、智慧流程、智慧管理和智慧決策。

      其中魔方架構是指協(xié)同辦公系統(tǒng)的體系架構必須開放和靈活,智慧流程是指工作流系統(tǒng),智慧管理是指自定義開發(fā)平臺,智慧決策是指智能報表,他們分別面向企業(yè)的執(zhí)行層、管理層和決策層,同時又將各個層級有機整合起來,實現(xiàn)高度一體化的協(xié)同辦公。

     協(xié)同辦公系統(tǒng)的理論雖然已經(jīng)比較成熟,但客觀的說,協(xié)同辦公系統(tǒng)的研發(fā)和應用還有很長的路要走,凡事都需要一個過程,這個過程需要廠商和用戶一起來完成。
關鍵詞: 華天 OA系統(tǒng) 協(xié)同辦公系統(tǒng)
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