曾幾何時(shí)，多系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)整合還是一種很“高大上”的應(yīng)用，好像只有大企業(yè)才有必要、有能力來(lái)做這項(xiàng)工作。
而OA系統(tǒng)也只是用于簡(jiǎn)單的“無(wú)紙化辦公”，使用上獨(dú)來(lái)獨(dú)往，和其他系統(tǒng)基本上沒(méi)有任何關(guān)聯(lián)。
但近幾年來(lái)，隨著OA系統(tǒng)應(yīng)用的迅猛發(fā)展，OA系統(tǒng)已經(jīng)有足夠的能力，和充分的條件來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)整合。
據(jù)OA系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)廠商華天動(dòng)力的項(xiàng)目總監(jiān)萬(wàn)先生介紹，當(dāng)前企業(yè)通過(guò)OA系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)整合的應(yīng)用已經(jīng)完全普及。
不單是大型企業(yè)，眾多中小型企業(yè)都在積極進(jìn)行這項(xiàng)工作。數(shù)據(jù)整合能力已經(jīng)成為企業(yè)OA選型時(shí)考察的重點(diǎn)。
據(jù)萬(wàn)先生介紹，評(píng)估一個(gè)OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合能力要看三點(diǎn)，這三點(diǎn)缺一不可：
能否實(shí)現(xiàn)，這是前提條件；能否全面的實(shí)現(xiàn)，這是功能完善性的保障：能否方便的實(shí)現(xiàn)，這是功能適用性的保障?！ ?br />
OA系統(tǒng)通常會(huì)和哪些系統(tǒng)之間進(jìn)行數(shù)據(jù)整合呢？萬(wàn)先生說(shuō)，目前OA系統(tǒng)和HR、ERP、CRM、財(cái)務(wù)、進(jìn)銷存、績(jī)效考核、考勤等系統(tǒng)等之間進(jìn)行的數(shù)據(jù)整合案例較多，這是和中國(guó)企業(yè)的信息化發(fā)展?fàn)顩r息息相關(guān)的。
萬(wàn)先生通過(guò)兩個(gè)客戶的實(shí)際案例，來(lái)介紹企業(yè)如何通過(guò)OA系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)整合。
首先是利眾集團(tuán)，在OA系統(tǒng)和HR系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。
利眾集團(tuán)實(shí)施華天動(dòng)力OA系統(tǒng)后，和HR系統(tǒng)共用了同一套HR數(shù)據(jù)。也就是說(shuō)，OA系統(tǒng)中的部門、人員、職務(wù)、假期等信息無(wú)需單獨(dú)添加，而是直接調(diào)用自HR系統(tǒng)。
如下面OA系統(tǒng)中的“員工請(qǐng)假申請(qǐng)單”，“申請(qǐng)人信息”和“詳細(xì)信息”中的所有內(nèi)容都來(lái)自HR系統(tǒng)。
更重要的是，表單的已請(qǐng)事假、已請(qǐng)病假、已請(qǐng)年假等數(shù)據(jù)也都直接取自HR系統(tǒng)，記錄了該員工自入職以來(lái)的請(qǐng)假天數(shù)，讓申請(qǐng)人和審批人都可以直接看到，大大方便了工作管理。
當(dāng)OA系統(tǒng)中的申請(qǐng)單審批完成后，假期數(shù)據(jù)還會(huì)自動(dòng)寫入HR系統(tǒng)，更新HR系統(tǒng)中的原始數(shù)據(jù)。
同樣，集團(tuán)的入職、調(diào)職、離職、調(diào)薪、加班等審批也都是在OA系統(tǒng)中進(jìn)行，原始數(shù)據(jù)調(diào)用自HR系統(tǒng)，審批結(jié)果再寫回HR系統(tǒng)，自動(dòng)更新HR系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)。這樣，就把OA系統(tǒng)和HR系統(tǒng)的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)、全面的關(guān)聯(lián)起來(lái)，起到了消除信息孤島，減少重復(fù)工作的作用。
其次是奧達(dá)電子，在OA系統(tǒng)和金蝶KIS系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。
通過(guò)下面的截圖，我們可以看到，費(fèi)用報(bào)銷單在OA系統(tǒng)中審批完后，報(bào)銷數(shù)據(jù)、摘要、科目都自動(dòng)寫入到金蝶KIS系統(tǒng)中生成財(cái)務(wù)憑證，不需要再進(jìn)行手工輸入。
OA系統(tǒng)中的報(bào)銷單：
KIS系統(tǒng)中的憑證管理：
數(shù)據(jù)整合是企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展到一定階段的必然需求，而OA系統(tǒng)作為一個(gè)綜合型、管理型的辦公平臺(tái)，也必須在數(shù)據(jù)整合工作上具備過(guò)硬的能力。
萬(wàn)先生認(rèn)為，雖然目前通過(guò)OA系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)整合的應(yīng)用已經(jīng)普及，但是總體上還處于比較初級(jí)和膚淺的階段。隨著企業(yè)信息化建設(shè)的深入，以及OA系統(tǒng)的進(jìn)步，這種整合將不斷深化。
