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[網(wǎng)界]CIO談OA系統(tǒng)選型（二）：易用定成敗
當(dāng)前，隨著OA辦公系統(tǒng)市場(chǎng)的不斷發(fā)展，OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用被CIO們廣泛探討，關(guān)于易用性的話(huà)題也從未斷過(guò)。對(duì)于OA辦公系統(tǒng)而言，易用性是衡量其優(yōu)劣的重要質(zhì)量指標(biāo)。作為業(yè)內(nèi)最早提倡易用性設(shè)計(jì)的廠商，華天動(dòng)力也曾多次提醒CIO們，易用性在很大程度上決定了OA項(xiàng)目實(shí)施的成敗。
絕大多數(shù)CIO們都認(rèn)為，企業(yè)信息化需要讓組織全體員工包括領(lǐng)導(dǎo)都真正參與進(jìn)來(lái)，尤其是日常辦公中必不可少的協(xié)同OA辦公系統(tǒng)。但大部分組織內(nèi)部人員年齡跨度較大，每一代人對(duì)操控性的概念和需求都不同，比如60后的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電腦操作不熟練，70后喜歡用鍵盤(pán)，而80、90后喜歡用觸摸屏操作，眾口難調(diào)，這就給OA辦公系統(tǒng)的易用性帶來(lái)了很高的要求。
對(duì)CIO們來(lái)說(shuō)，操作復(fù)雜異常的OA辦公系統(tǒng)也意味著更高的培訓(xùn)成本。如果OA辦公系統(tǒng)的易用性較差，就要對(duì)使用者進(jìn)行集體培訓(xùn)。而這個(gè)培訓(xùn)成本無(wú)疑是比較高的，包含時(shí)間成本、財(cái)務(wù)成本、人工成本、硬件成本等等，每延誤一天的時(shí)間，消耗的成本都是十分高昂的。而易用性不高的系統(tǒng)僅教會(huì)企業(yè)決策者一方熟悉掌握就需要花費(fèi)很長(zhǎng)一段時(shí)間，更不要說(shuō)讓企業(yè)全體上下熟練運(yùn)用。很多企業(yè)就因?yàn)橄到y(tǒng)操作太復(fù)雜無(wú)法全員化使用而最終放棄。
既然OA辦公系統(tǒng)的易用性如此重要，那么什么是OA系統(tǒng)的易用性，怎么科學(xué)評(píng)價(jià)OA易用性？這是需要深度思考的問(wèn)題。有CIO說(shuō)，易用性就是客觀的評(píng)價(jià)用戶(hù)流暢使用OA軟件所付出的努力程度。如果用戶(hù)能很容易熟練操作OA系統(tǒng)，則說(shuō)明該軟件的易用性較高，反之易用性較低。
對(duì)此，也有國(guó)內(nèi)的OA廠商表示贊同，并進(jìn)一步補(bǔ)充，如華天動(dòng)力就表示：OA辦公系統(tǒng)易用性是先進(jìn)復(fù)雜的技術(shù)平臺(tái)和“用戶(hù)導(dǎo)向模式”支撐下的靈活易用。只有在真正滿(mǎn)足了用戶(hù)功能需求的基礎(chǔ)上，才能追求不斷完美的用戶(hù)體驗(yàn)需求，才能實(shí)現(xiàn)真正的易用性。而良好的易用性設(shè)計(jì)可以讓OA系統(tǒng)順暢的融入企業(yè)。
以華天動(dòng)力OA為例，為了降低操作的復(fù)雜，華天動(dòng)力OA的界面設(shè)計(jì)頗費(fèi)了一番功夫，使用類(lèi)似Windows窗口的設(shè)計(jì)視圖，通用性強(qiáng)，友好、直觀；功能菜單詞義精準(zhǔn)，無(wú)歧義，容易理解，所見(jiàn)即所得；而且，用戶(hù)還可以利用系統(tǒng)自定義，功能擺放符合用戶(hù)的習(xí)慣，常用功能、快捷操作和重要信息放在首頁(yè)明顯位置，用戶(hù)能快速的找到所需要的功能；用戶(hù)可自定義桌面，將自己常用的功能放在顯要位置。
此外，華天動(dòng)力還采用模板化設(shè)計(jì)，界面風(fēng)格完全一致，相似功能如消息、文件、新聞、通知、公告等操作一通百通；而且系統(tǒng)操作統(tǒng)一，各項(xiàng)功能中涉及到的附件上傳、人員選擇、提醒設(shè)置、流程設(shè)置等操作方式完全統(tǒng)一；系統(tǒng)內(nèi)各控件的使用也完全一致，如文本輸入?yún)^(qū)控件、日期控件、office控件、表單控件完全一致；相關(guān)操作可以一通百通。
一些功能細(xì)節(jié)的處理也彰顯華天動(dòng)力OA易用性的獨(dú)到之處：在重要的輸入框、較難的操作和審批流程界面有在線(xiàn)提醒信息幫助；在部分輸入框具有默認(rèn)設(shè)置，無(wú)需設(shè)置即可直接使用。華天動(dòng)力OA還支持類(lèi)似QQ的即時(shí)通訊軟件，溝通更便捷，無(wú)需頻繁的登錄WEB版系統(tǒng)，也可以完成收發(fā)文件、消息等常用工作；批表單時(shí)，華天動(dòng)力OA還可以自動(dòng)插入簽名、簽章，無(wú)需手工插入，等等。
如今，OA辦公系統(tǒng)整體的功能在不斷的延伸，但CIO們對(duì)它的易用性要求仍在不斷提升。事實(shí)上，CIO們渴望的是安裝和操作更趨簡(jiǎn)單化和傻瓜化的OA辦公系統(tǒng)。對(duì)于OA辦公系統(tǒng)廠商來(lái)說(shuō)，則需要在產(chǎn)品研發(fā)時(shí)，將復(fù)雜留給自己，將靈活、易用、實(shí)用留給用戶(hù)，為用戶(hù)提供一個(gè)具體操作“零手冊(cè)”，充分實(shí)現(xiàn)“所見(jiàn)即所得，所想即所見(jiàn)”的軟件，才能徹底屢獲CIO們的芳心。
